Anlægsregnskaber fra Byggeri København (december 2021)

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at vedlagte anlægsregnskaber, jf. bilag 2-5, godkendes,
2. at det tages til efterretning, at der for projektet ”ØU pulje til prisstigninger” ikke er muligt at dokumentere, hvornår bevillingen er tilgået ByK,
3. at det godkendes, at mindreforbrug for projektet ”ØU pulje til prisstigninger” på 4,8 mio. kr. bliver tilbageført til kassen, jf. tabel 2 i økonomiafsnittet,
4. at det godkendes, at mindreforbrug for fire projekter på i alt 22,3 mio. kr. bliver afregnet med ByK’s Overskuds-/underskudsmodel (OU-modellen), jf. tabel 2 i økonomiafsnittet.

Problemstilling

Der er i 2021 udarbejdet ny forretningsgang for anlæg, der indebærer ekstraordinært mange anlægsregnskaber i år. Byggeri København (ByK) aflægger med denne sag ti anlægsregnskaber og har dermed aflagt 170 særskilte anlægsregnskaber i 2021. ByK aflægger derudover anlægsregnskaber for 19 mindre projekter med bevilling under 2 mio. kr. med regnskabet for 2021.

ByK skal efter afslutning af planlægnings- og anlægsprojekter aflægge regnskab for bevillinger og forbrug. Ved afslutning af projekter gælder:

• Mer- og mindreforbrug på planlægningsprojekter bliver afregnet med efterfølgende anlægsprojekt, hvis et sådan er besluttet, jf. bilag 2.
• Mer- og mindreforbrug på anlægsprojekter bliver afregnet med ByKs overskud/underskudsmodel (OU-model), jf. bilag 3.
• Mer- og mindreforbrug på anlægsprojekter med restarbejder eller tvister bliver afregnet med et fortsættende nyoprettet projekt, jf. bilag 4.

Nærværende indstilling omfatter ti projekter med nettobevillinger på i alt 368,1 mio. kr. fordelt på fire kategorier, jf. tabel 2. Ved afslutning af ét planlægningsprojekt er afregnet 3,4 mio. kr. med efterfølgende anlægsprojekt, ved afslutning af anlægsprojekter er 26,2 mio. kr. tilført ByKs OU-model, 25,6 mio. kr. er videreført til nye fortsættende anlægsprojekter til håndtering af udeståender og 4,8 mio. kr. er tilbageført til kassen.

Det bemærkes til tabel 1, at den afregning der gennemføres med indstillingen, kun udgør de 22,3 mio. kr. med OU-modellen og 4,8 mio. kr. med kassen jf. at-pkt. 3 og 4. De yderligere 5 projekter der regnskabsforklares, er blevet afregnet tidligere i år.

Tabel 1. Projekter til regnskabsaflæggelse (i 1.000 kr.)

På baggrund af en generel revisionsbemærkning til Københavns Kommune i 2020 er der kommet nye retningslinjer for regnskabsaflæggelse af projekter. For Byggeri Københavns anlægsprojekter indebærer retningslinjerne, at der bliver aflagt anlægsregnskab for projekter i det regnskabsår, som følger 1 år og 3 måneder efter entreprenøren har afleveret projektet til ByK. For planlægningsprojekter gælder det, at projektet bliver regnskabsaflagt når planlægningen er gennemført og bestiller har taget stilling til efterfølgende anlægsprojekt.

Retningslinjerne har medført nye procedurer i håndtering af anlægsporteføljen i ByK. Ved projekter, som efter 1 år og 3 måneder fortsat har udeståender ved for eksempel tvist eller anden konflikt med leverandører, er eventuel restbevilling overført til et fortsættende projekt, hvor udeståender på projektet vil blive håndteret. Det nye projekt vil blive regnskabsaflagt med henvisning til det oprindelige projekt. Her vil eventuel afvigelse mellem forbrug og bevilling på projektet som helhed ligeledes blive forklaret. Retningslinjerne tilsiger, at projekterne skal være afregnet ved bevillingsmæssig ændring før eller samtidig med regnskabsaflæggelsen.

Løsning

Med Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens godkendelse af anlægsregnskaberne, afsluttes nærværende ti anlægs- og planlægningsprojekter i ByK.

ByK bemærker at der udarbejdes regnskabsforklaringer med udgangspunkt i den måde anlægsbevillingerne er registreret i Kvantum. På ét projekter har det ikke været muligt at spore, præcist hvornår bevillingerne er blevet overført til ByK., jf. nedenfor.

Særligt vedrørende regnskab for projektet ”ØU pulje til prisstigninger”

Med overførselssagen 12/13 blev der afsat en pulje på 32 mio. kr. ”som anvendes primært til nye pavilloner til daginstitutioner, subsidiært til nye ugunstige licitationsresultater i forbindelse med konkrete anlægssager på daginstitutionsområdet”. Puljen blev udmøntet til Økonomiudvalget, og det har ikke været muligt at finde datoen for, hvornår overførslen til ByK er blevet behandlet af Borgerrepræsentationen. Det fremgår af det i 2013 anvendte projektstyringssystem, at en stor del af de 32 mio. kr. er blevet overført til en række projekter, herunder midlertidige pavilloner på Frederiksgård Skole, på Sundsholmsvej 44, Thit Jensens vej 2 og Ørestad Syd, Arenakvarteret.

I forbindelse med at bevillingen er tilgået ByK, blev en andel af puljen, der endnu ikke var målrettet konkrete projekter, placeret på et særskilt projekt ”ØU pulje til prisstigninger”. Det kan konstateres at restfinansiering på projektet, i alt 4,8 mio. kr. aldrig er blevet fordelt på projektniveau. Mindreforbruget bliver tilbageført til kassen. 

Økonomi

Af tabel 1 fremgår de samlede økonomiske konsekvenser ved regnskabsaflæggelse af de 10 anlægsregnskaber. Fem af de 10 projekter var ikke blevet afregnet før denne indstilling. De bevillingsmæssige konsekvenser ved afregning af de sidste fem projekter, der besluttes med at-punkt 3 og 4, fremgår af tabel 2.

Indstillingen indebærer, at 4,8 mio. kr. tilbageføres til kassen og i alt 22,3 mio. kr. afregnes med ByKs OU-model, jf. tabel 2.

Tabel 2. Bevillingsmæssige konsekvenser

Videre proces

Borgerrepræsentationen forelægges løbende nye regnskaber.