Københavns Brandvæsen - administrationsanalyse og revisionsprotokol
Københavns Brandvæsen - administrationsanalyse og revisionsprotokol
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 7. november 2006
J.nr. ØU 400/2006
7. Københavns Brandvæsen - administrationsanalyse og revisionsprotokol
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget
at rapporterne "Administrationsanalyse af Københavns Brandvæsen" af 21.8.2006 og revisionsprotokollat 18/2005 "Styringen i Københavns Brandvæsen" af 30.6.2006 tages til efterretning,
at handlingsplanen af 12. oktober 2006 godkendes med henblik på iværksættelse, og
at Økonomiforvaltningen senest 1. juli 2007 giver en status på de igangsatte aktiviteter til Økonomiudvalget.
RESUME
Indstillingen vedrører to rapporter om Københavns Brandvæsen: Administrationsanalyse af Københavns Brandvæsen af 21.8.2006 udarbejdet af konsulentfirmaet Capacent A/S og Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 18/2005 "Styringen i Københavns Brandvæsen" af 30.6.2006. Formålet med udarbejdelsen af rapporterne er at skabe grundlag for et mere effektivt brandvæsen. Rapporterne oplister en række anbefalinger til Brandvæsenet inden for de fem temaer: Administrativ struktur og processer, økonomistyring og -rapportering, personalesammensætning og -kompetencer, ledelsesmæssig styring og rapportering samt samdriftsfordele inden for it, økonomi og personale. Potentialet for effektiviseringer via samdriftsfordele er anslået af Capacent A/S (4-6 personer) og vil blive revurderet i slutningen af effektiviseringsprocessen (ultimo 2007/primo 2008).
Anbefalinger om "generationsskifte" og "benchmarking" vurderes blandt de væsentligste. Forberedelsen af generationsskiftet, og den dermed følgende organisationsændring, er allerede påbegyndt, og nyansættelser vil ske løbende i 2007-2008 i takt med fratrædelserne, startende med ansættelse af en økonomichef primo 2007. Med udgangspunkt i Københavns Brandvæsens særlige status som brandvæsen i landets hovedstad vil der blive foretaget en undersøgelse af muligheden for benchmarking og tilpasning af udgiftsniveauet for Brandvæsenet på aktiviteter, så som forskellige typer udrykning, administrative opgaveløsninger mv, og ressourcer tildelt de enkelte aktiviteter gennem 6-by nøgletal eller andet forum. Dette arbejde forventes gennemført ultimo 2007.
På baggrund af de konkrete anbefalinger i begge rapporter har Brandvæsenet og Økonomiforvaltningen udarbejdet en handlingsplan for effektueringen af anbefalingerne, inkl. anbefalingerne om "generationsskifte" og "benchmarking".
Økonomiforvaltningen indstiller, at administrationsanalysen og revisionsprotokollatet tages til efterretning, og at handlingsplanen godkendes med henblik på iværksættelse.
SAGSBESKRIVELSE
Indstillingen vedrører to rapporter om Københavns Brandvæsen: "Administrationsanalyse af Københavns Brandvæsen" af 21.8.2006 udarbejdet af konsulentfirmaet Capacent A/S, jf. bilag 1, og Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 18/2005 "Styringen i Københavns Brandvæsen" af 30.6.2006, jf. bilag 2. Rapporterne forelægges Økonomiudvalget med henblik på at blive taget til efterretning, og en handlingsplan udarbejdet på baggrund af rapporterne forelægges med henblik på godkendelse og iværksættelse.
I april 2006 besluttede Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at overføre Københavns Brandvæsen fra Teknik- og Miljøudvalget til Økonomiudvalget pr. 1. maj 2006 (BR 203/2006). Det blev samtidig besluttet at lave en administrationsanalyse af Brandvæsenet.
På baggrund af bl.a. risikoen for terror er det afgørende, at Københavns Kommune har et brandvæsen, der fungerer optimalt, såvel operativt som administrativt. Resten af kommunen skal på tilsvarende vis være udrustet til at kunne håndtere store krisesituationer, herunder terror. Økonomiforvaltningen har derfor på baggrund af samtlige forvaltningers arbejde med beredskabsplaner forelagt Københavns Kommunes Beredskabsplan 2006 for Beredskabskommissionen. Planen vil blive forelagt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen ultimo november 2006. I samme forbindelse vil spørgsmålet om dimensionering af Brandvæsenets redningsberedskab, som behandles endeligt i Beredskabskommissionen primo november, blive forelagt.
Økonomiforvaltningen har på baggrund af den politiske beslutning om gennemførelse af en administrationsanalyse af Brandvæsenet foranlediget en sådan administrationsanalyse udført af Capacent A/S. Forud for og sideløbende hermed har Revisionsdirektoratet iværksat en undersøgelse af styringen af Brandvæsenet.
Formålet med udarbejdelsen af rapporterne er at skabe grundlag for et mere effektivt brandvæsen.
Administrationsanalysen redegør og giver anbefalinger inden for følgende fem temaer:
1. Administrativ struktur og processer
2. Økonomistyring og -rapportering
3. Personalesammensætning og -kompetencer
4. Ledelsesmæssig styring og rapportering
5. Samdriftsfordele inden for it, økonomi og personale.
En sammenskrivning af anbefalingerne findes på side 4-11 (afsnit 2 "Konklusion").
Hovedkonklusionerne i administrationsanalysen er:
· behov for forberedelse af aldersbetinget generationsskifte
· behov for organisationsændring
· behov for systematisering af projektarbejde
· behov for proaktiv behandling af presserelaterede henvendelser
· behov for forbedring af budgetdokumentation, budgetopfølgning og ledelsesrapporteringer
· behov for ny virksomhedskontrakt mellem Økonomiudvalget og Brandvæsenet og nye kontrakter internt i Brandvæsenet
· behov for revurdering af samdriftsfordele mellem Brandvæsenet og Økonomiforvaltningen, når Brandvæsenets organisationsændring er implementeret. Potentialet for effektiviseringer via samdriftsfordele er anslået af Capacent A/S (4-6 personer) og vil blive revurderet i slutningen af effektiviseringsprocessen (ultimo 2007/primo 2008).
Revisionsprotokollen redegør og giver anbefalinger inden for følgende områder:
1. Udvalgte indtægtsgivende aktiviteter (lovhjemmel, beregningsgrundlag, prisfastsættelse og optagelse i bevilling 2006)
2. Tilrettelæggelsen af økonomistyringens fem faser
3. To udvalgte emner: Brandsyn og personrelaterede omkostninger.
En sammenskrivning af anbefalingerne findes på side 3-7 (afsnit 1 "Resumé").
Hovedkonklusionerne i revisionsprotokollatet er:
· behov for organisatoriske ændringer inden for økonomifunktionen
· behov for benchmarking i forhold til andre brandvæsener
· behov for forbedring af budgetdokumentation, budgetopfølgning og led elsesrapporteringer
· behov for efterprøvning og forbedring af omkostningskalkulationer og prisfastsættelser
· behov for konkretisering af virksomhedsplaner med kommissorier, årsplaner mv.
· behov for ny virksomhedskontrakt mellem Økonomiudvalget og Brandvæsenet og nye kontrakter internt i Brandvæsenet
Som bilag 3 vedlægges Brandvæsenets uddybende bemærkninger til revisionsprotokollat 18/2005.
Temaerne/områderne for de to rapporter er delvist overlappende, og Capacent A/S og Revisionsdirektoratet har indbyrdes drøftet, hvor skellet mellem de to undersøgelser skulle ligge dels for at undgå dobbeltarbejde, dels for at udnytte synergieffekter.
På baggrund af de konkrete anbefalinger til Brandvæsenet, som de to rapporter giver, har Brandvæsenet og Økonomiforvaltningen udarbejdet en handlingsplan for effektueringen af anbefalingerne, jf. bilag 4. Handlingsplanen er opbygget med udgangspunkt i administrationsanalysens fem temaer (områder) og angiver herudover: Opgaver (herunder om anbefalingen kommer fra Capacent A/S eller Revisionsdirektoratet), ansvarlig, tidsplan og eventuelle supplerende bemærkninger.
Økonomiforvaltningen vurderer, at "generationsskifte" og "benchmarking" er blandt de væsentligste anbefalinger. Forberedelsen af generationsskiftet, og den dermed følgende organisationsændring, er allerede påbegyndt. Nyansættelser vil ske løbende i 2007-2008 i takt med fratrædelserne, startende med ansættelse af en økonomichef primo 2007, jf. handlingsplanen (bilag 4, pkt. 1, c-e). I forbindelse med arbejdet med organisationsændringen vil Brandvæsenet hentet inspiration fra såvel danske som udenlandske (nordiske) brandvæseners organisering. Implementeringen af organisationsændringen forventes at ske løbende i 2007, jf. bilag 4, pkt. 5, b)-c).
I 2004 blev der foretaget en økonomisk sammenligning mellem Brandvæsenet og henholdsvis større indenlandske og nordiske byer. Resultatet af sammenligningen med de indenlandske byer blev illustreret på følgende måde:
Tabel 1. Udgifter mm. til brandtjeneste, 2003, 04 p/l
|
|
København |
Århus |
Odense |
Ålborg |
|
Udgifter
til redningsberedskab (t.kr.) |
177.283 |
33.062 |
23.839 |
26.006 |
|
Udgifter
pr. indbygger |
353 |
113 |
129 |
159 |
|
Udgifter
pr. udrykning (kr.) |
33.187 |
20.135 |
25.912 |
34.445 |
Heraf kan det udledes, at Brandvæsenet lå væsentligt over de øvrige indenlandske byer i udgifter pr. indbygger. For udgifter pr. udrykning, som er et udtryk for produktiviteten, lå Brandvæsenet på niveau med Ålborg, men væsentligt over de øvrige byer.
Resultatet af sammenligningen med de nordiske byer blev illustreret på følgende måde:
Tabel 2. Udgifter mm. til brandtjeneste, 2003, 04 p/l
|
|
København |
Oslo |
Stockholm |
Göteborg |
|
Udgifter
til brandberedskab (t.kr.) |
177.283 |
171.997 |
331.811 |
303.128 |
|
Udgifter
pr. indbygger |
353 |
332 |
436 |
454 |
|
Udgifter
pr. udrykning (kr.) |
33.187 |
18.352 |
48.256 |
49.066 |
Heraf kan det udledes, at Brandvæsenet lå en smule over Oslo, men væsentligt under de øvrige nordiske byer i udgifter pr. indbygger. For udgifter pr. udrykning, som er et udtryk for produktiviteten, lå Brandvæsenet væsentligt over Oslo, men væsentligt under de øvrige byer.
På baggrund heraf vil der blive foretaget en undersøgelse af muligheden for benchmarking af Brandvæsenet på aktiviteter, så som forskellige typer af udrykning, administrative opgaveløsninger mv, og ressourcer tildelt de enkelte aktiviteter gennem 6-by nøgletal eller andet forum. Med udgangspunkt i Københavns Brandvæsens særlige status som brandvæsen i landets hovedstad vil der blive foretaget en analyse af mulighederne for at tilpasse udgiftsniveauet på større udvalgte udgiftsområder til udgiftsniveauet for brandvæsenerne i de øvrige 6-byer. Dette arbejde forventes gennemført ultimo 2007, jf. bilag 4, pkt. 1, i).
Anbefaling:
Økonomiforvaltningen indstiller, at administrationsanalysen og revisionsprotokollatet tages til efterretning, og at handlingsplanen godkendes med henblik på iværksættelse.
ØKONOMI
Aktiviteterne, der fremgår af handlingsplanen, afholdes inden for Brandvæsenets gældende budgetramme.
MILJØVURDERING
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
-
BILAG
1. Administrationsanalyse af Københavns Brandvæsen af 21.8.2006 udarbejdet af konsulentfirmaet Capacent A/S
2. Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 18/2005 "Styringen i Københavns Brandvæsen" af 30.6.2006
3. Brandvæsenets uddybende bemærkninger til revisionsprotokollat 18/2005
4. Handlingsplan af 12. oktober 2006
Claus Juhl
/Bjarne Winge