Justering af styringsmodel for bygningsvedligehold

Københavns Ejendommes vedligehold af kommunes ejendomsportefølje følger en styringsmodel for vedligehold besluttet for perioden 2018 til 2027. Københavns Ejendommes evaluering af styringsmodellen (jf. Økonomiudvalget den 10. december 2024) viste dels, at Københavns Ejendomme, i overensstemmelse med Intern Revisions anbefalinger, med fordel kan tilføje yderligere bygningsdele til styringsmodellen og dels, at der er efterslæb på gennemførsel af bygningssyn.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

Borgerrepræsentationen (BR) vedtog i 2017, at vedligeholdelsen af Københavns Kommunes (KK) ejendomsportefølje fremover skulle prioriteres strategisk og langsigtet. Formålet var at gå fra en indsats præget af akutte reparationer og etårige budgetter til en styringsmodel med langsigtet og planlagt vedligeholdelsesindsats.

Styringsmodellen forudsætter, at vedligehold bliver prioriteret efter en byggefaglig vurdering. Med udgangspunkt i politisk definerede vedligeholdskategorier for kommunens bygninger understøttes prioriteringen af systematiske syn. Styringsmodellens kategoriseringer er vedlagt som bilag 1.

Med styringsmodellen blev der afsat en budgetramme baseret på et vurderet vedligeholdelsesbehov for perioden 2018-2027. Der er i årene 2018-2024 brugt knap 0,7 mia. kr. mindre end forudsat, jf. tabel 1. Mindreforbruget skal ses i lyset af prioritering af kommunens anlægsmåltal, og at restbevillingen i overensstemmelse med KKs styringsprincipper er reperiodiseret til senere år.

Tabel 1

Økonomien i styringsmodellen

*Oprindelig styringsmodel tillagt 122 mio. kr. ved køb af ejendommen Fuglebakken samt 99 mio. kr., som er tilført grundet ekstraordinære prisstigninger. Bevillingsteknisk er en andel af midlerne afsat til vedligehold i årene 2018-2027 af styringsmæssige årsager periodiseret til 2028.Forbrug i 2025-2028 er forventet forbrug ved fuld anvendelse af styringsmodellens økonomiske ramme.

Økonomiudvalget (ØU) behandlede den 10. december 2024 en evaluering af, hvorvidt intentionen med styringsmodellen var indfriet. Evalueringen skulle sikre erfaringsopsamling til brug for stillingtagen til videreførelse af styringsmodellen samt optimering af anvendelsen af midler i den sidste del af den aktuelle periode.

Evalueringen viste, at Københavns Ejendomme (KEJD) både har øget eksekveringen og etableret den overgang fra afhjælpende til planlagt vedligehold, der er en forudsætning for at fastholde de kommunale bygningers værdi, jf. bilag 2.

Evalueringen viste også, at ikke alle de forudsatte effektmål er fuldt indfriet, herunder at der er yderligere bygningsdele, der bør tilføjes styringsmodellen for at opfylde effektmålene fuldt ud. Evalueringen pegede på følgende:

ØU tog evalueringen til efterretning og godkendte, at Økonomiforvaltningen (ØKF) med afsæt i evalueringens perspektiveringer foreslår justeringer af styringsmodellen. 

ØKF anbefaler tre justeringer af styringsmodellen, der skal bidrage til øget transparens og strategisk styring af bygningsvedligehold:

1: Samlet prioritering af vedligehold på tværs af bygningsdele

ØKF foreslår, at styringsmodellen fra 2025 bliver udvidet med en række bygningsdele, der frem til nu har været finansieret af særskilte bevillinger. Det drejer sig om energirenoveringer, planlagt vedligehold af kloakker og de tekniske installationer, som KEJD i 2021 overtog fra fagforvaltningerne. En beskrivelse af bygningsdelene er vedlagt, jf. bilag 3.

En samlet prioritering af flere bygningsdele i styringsmodellen har flere fordele, f.eks. kan de mest kritiske opgaver på tværs af alle bygningsdele blive prioriteret først. Derudover vil finansiering af bygningsvedligehold blive mere transparent, når den behandles samlet frem for i separate bevillinger. Det er også forventningen, at der kan opnås hurtigere reaktionstid, hvilket reducerer gener for brugerne, et mere rettidigt vedligehold og minimering af risikoen for følgeskader.

Det er ØKFs vurdering, at behov for vedligehold af de tilføjede bygningsdele vil udgøre en udgift på ca. 340 mio. kr. samlet i 2025 og 2026. Behovet er delvist finansieret af allerede afsatte særskilte bevillinger på 130 mio. kr., jf. tabel 2. Udvidelsen af styringsmodellen med flere bygningsdele forudsætter yderligere finansiering på ca. 210 mio. kr.

ØKF foreslår, at udvidelsen håndteres ved prioritering inden for den nuværende bevillingsmæssige ramme af styringsmodellen. Det betyder, at styringsmodellen i udgangspunktet ikke er fuldt finansieret for 2027, hvorfor perioden for styringsmodellen foreslås afkortet, så der kan afsættes yderligere finansiering med budget 2027.

Tabel 2

Vurderet vedligeholdsbehov samt finansiering, særskilte bygningsdele

For at vedligeholdelsesindsatsen bliver gennemført som forudsat, foreslår ØKF derfor, at der med forhandlingerne om Budget 2027 bliver taget stilling til det samlede fremadrettede finansieringsbehov, herunder en samlet finansieringsmodel for den udvidede styringsmodel for vedligehold (inklusiv nye bygningsdele) for perioden 2027-2036.

2: Styrket overblik samt systematiseret bygningssyn og tilstandsvurdering

For at indhente efterslæbet på bygningssyn vil KEJD i 2025-2026 sikre, at alle bygninger senest 1. kvartal 2026 har et dækkende bygningssyn, der ikke er mere end fire år gammelt, opgjort efter en revideret synsmanual. Bygningssynet identificerer konkrete vedligeholdsaktiviteter for den enkelte bygning og giver mulighed for at vurdere det samlede vedligeholdsbehov på tværs af ejendomsporteføljen. Dette vil danne grundlag for fremadrettet vurdering og prioritering af vedligeholdsbehovet.

Som supplement til bygningssyn vil KEJD implementere tilstandsvurderinger af KKs bygninger. Implementeringen vil ligeledes være gennemført senest 1. kvartal 2026.

Tilstandsvurderingen fastsætter en tilstand på en skala fra 1 til 5 for en bygning. Vurderingerne kan anvendes til at prioritere vedligeholdsopgaver på tværs af porteføljen sammenholdt med de politiske vedtagne tilstandskategorier for bygningerne. Derudover vil ØKF med tilstandsvurderingerne kunne følge effekten af vedligeholdet ved at give et mål for, hvordan de udførte vedligeholdsopgaver påvirker ejendomsporteføljens tilstand over tid. Beskrivelse af bygningssyn og tilstandsvurderinger er vedlagt, jf. bilag 4.

Tilstandsvurderingerne vil blive implementeret frem mod forhandlingerne om Budget 2027, hvorefter ØKF vil præsentere ØU for oversigter over planlagt vedligehold for det kommende år, opgørelser over det gennemførte vedligehold samt effekten af indsatsen.

3: Systematisk rapportering af status til ØU

ØKF planlægger at rapportere status for vedligehold to gange årligt i forbindelse med 2. og 4. anlægsoversigt. Afrapporteringen ved 2. anlægsoversigt (juni) vil redegøre for det forrige års gennemførte aktiviteter og effekt heraf. Ved 4. anlægsoversigt vil det kommende års forventede aktivitet blive præsenteret.

Afrapporteringen sker med opstart ved 4. anlægsoversigt i 2025, hvor forventet vedligeholdsaktivitet for 2026 præsenteres. Efterfølgende vil rapporteringen blive udvidet til fra 2027 også at omfatte, hvilken effekt aktiviteten har på bygningernes tilstand.

Styringsmodellen blev besluttet med aftalen for Budget 2018 for perioden 2018 til 2027 med et fast årligt budget til afhjælpende og planlagt vedligehold af KKs bygninger. Der resterer i årene 2025-2027 ca. 2,7 mia. kr. i finansiering til vedligehold efter styringsmodellen, jf. tabel 1.

Vedligehold af en række bygningsdele er derudover finansieret med bevillinger til særskilte formål, f.eks. kloakker. De særskilte bevillinger er bl.a. finansieret af mersalgsindtægter fra salg af ejendomme.  Der er tidligere afsat 130 mio. kr. til særskilt vedligehold i 2025 og 2026, jf. tabel 2.

ØKF foreslår, at bygningsdelene kloak og energirenoveringer samt udgifter til vedligehold af de overtagne tekniske installationer tilføjes styringsmodellen. Fra 2025 og frem vil vedligeholdsbehov for de tilføjede bygningsdele blive prioriteret inden for styringsmodellens samlede finansiering og på lige fod med øvrige vedligeholdsopgaver, jf. tabel 3.

Udgifterne til vedligehold bliver prioriteret inden for ØUs samlede anlægsmåltal i det enkelte år. I 2025 vurderer ØKF, at de allerede tildelte måltal er tilstrækkelige. 

Behovet for anlægsmåltal til vedligehold i KEJD vil i 2026 ca. være på niveau med det gennemsnitligt tildelte måltal i perioden 2022-2025, hvor der ud over måltal til styringsmodellen også er blevet givet måltal til de særskilte bevillinger til f.eks. kloak og energirenoveringer.

Tabel 3

Restbevilling og prioritering af vedligehold, 2025-2027

ØKF vurderer, at styringsmodellen ved den foreslåede udvidelse delvist vil mangle finansiering i 2027 for at kunne gennemføre vedligehold på niveau med det forudsatte i modellen. ØKF foreslår derfor, at der med forhandlingerne om Budget 2027 bliver taget stilling til finansiering af det samlede behov for vedligehold i den udvidede styringsmodel for en ny tiårig periode (2027-2036).

Opgørelsen af vedligeholdsbehovet vil bygge på det opdaterede bygningssyn af ejendomsporteføljen, som ØKF vil gennemføre i 2025-2026 som opfølgning på Intern Revisions bemærkning om mangelfuldt bygningssyn. Opgørelsen vil indarbejde de tilføjede bygningsdele samt indeholde en vurdering af udgifter knyttet til indfrielse af KKs vedtagne klimamålsætninger.

Mersalgsindtægter har i de foregående år finansieret særskilte bevillinger, særligt vedligehold af kloak. Tilføjes kloakering til styringsmodellen vil ØKF fortsat i forbindelse med overførselssagen indstille øvrige relevante sager på ejendomsområdet til finansiering via eventuelle mersalgsindtægter til politisk godkendelse, alternativt kan midlerne tilgå kassen.

Den foreslåede justering af styringsmodellen ændrer ikke på ansvarsfordelingen mellem KEJD og forvaltningerne og påvirker dermed ikke forvaltningernes vedligeholdsbudgetter. Tilsvarende gælder, at da styringsmodellen alene vedrører vedligehold til eksisterende anvendelse og formål, vil eventuelle moderniseringsopgaver eller kapacitetsudvidelser fortsat forudsætte særskilte bevillinger.

Ved ØU/BR’s godkendelse af indstillingen vil den videre proces være følgende:

Hvis ØU ikke godkender indstillingen, vil ØKF fremlægge budgetnotater på særbevilling ved Overførselssagen 2024-2025 og Budget 2026. Herunder særlig til kloakering og belysningsprojekter.

Søren Hartmann Hede                     / Nanna Westerby Jensen