Regnskabscirkulære 2011

Økonomiudvalget skal godkende regnskabscirkulæret for regnskab 2011 og regnskabsinstruksen for regnskabet i årets løb.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at regnskabscirkulæret for 2011 godkendes som Københavns Kommunes retningslinjer for aflæggelsen af regnskab 2011, jf. bilag 1 - 3,                  

2.      at bilag 4 godkendes som Københavns Kommunes regnskabsinstruks for regnskabet i årets løb som del af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ, samt

3.      at revisionsprocessen i Københavns Kommune tilrettes, herunder at Borgerrepræsentationen ikke længere forestår oversendelsen af revisionsberetningen til Økonomiudvalget og de stående udvalg til videre behandling, men at oversendelsen i stedet foretages administrativt.

I denne sag fremlægges retningslinier for afslutningen af kommunens regnskab for 2011. Processen for regnskabsaflæggelsen for 2011 starter med Økonomiudvalgets godkendelse af regnskabscirkulæret og afsluttes ved Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens behandling af regnskabet henholdsvis den 24. april og 10. maj 2012. Når regnskabet er godkendt af Borgerrepræsentationen, oversendes det til revisionen.

Endvidere skal Københavns Kommunes regnskabsinstruks for regnskab i årets løb opdateres som følge af indførelsen af kvartalsregnskaber som er en af målsætningerne i ”Styr på Økonomien version 4.0”.

Regnskabscirkulære

Regnskabscirkulæret består af tre dele. Del 1 indeholder en beskrivelse af rapporteringsfasen, dvs. vejledning til forklaringen af regnskabstallene samt oversigt over indberetninger ifm. regnskabet. Del 2 indeholder tidsplanen og kontaktpersonerne i de enkelte forvaltninger. Del 3 indeholder en oversigt over aktiviteter, ydelser, mål og resultater besluttet i forbindelse med budget 2011 som der skal følges op på i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Regnskabscirkulærets del 1 - 3 er vedlagt som bilag 1 - 3.

Regnskabscirkulæret har været i høring i forvaltningerne Intern Revision, Deloitte og Økonomikredsen. Forvaltningernes bemærkninger er indarbejdet i videst mulige omfang, og forvaltningerne har modtaget en skriftlig tilbagemelding på høringsrunden.

Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets retningslinier skal Københavns Kommunes regnskab overgives til revision senest den 1. juni 2012. Nedenfor fremgår de vigtigste tidsfrister for regnskabsafslutningen for 2011.

Regnskabsinstruks – Regnskabet i årets løb

Regnskabsinstruksen blev i 2010 udarbejdet som et bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet og indeholder en samlet oversigt over de gældende regler for kvalitetssikringen af regnskabsregistreringerne. Regnskabsinstruksen opdateres nu med et afsnit om kvartalsregnskaber samt en præcisering af periodisering af udgifter i forbindelse med periodeafslutning.

Instruksen har været drøftet med Intern Revision og i høring i forvaltningerne. Regnskabsinstruksen vil indgå som permanent del af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ.

Revisionsproces

Den endelige godkendelse af regnskabet for 2010 inkl. revisionens bemærkninger sker på Borgerrepræsentationens møde d. 15. december 2011, altså næsten et år efter regnskabsårets afslutning. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at en så sen godkendelse ikke er hensigtsmæssig samt, at der inden for lovgivningen er mulighed for en simplere procedure.

Økonomiforvaltningen indstiller på den baggrund, at revisionsprocessen i Københavns Kommune tilrettes, herunder at Borgerrepræsentationen ikke længere forestår oversendelsen af revisionsberetningen til Økonomiudvalget og de stående udvalg til videre behandling, men at oversendelsen i stedet foretages administrativt.

Derudover medfører den tilrettede proces, at kommunen modtager revisionsberetningen 1½ måned tidligere end i dag, og at forvaltningerne vil have kortere tid til at udarbejde bemærkninger til revisionsberetningen.

Det er forventningen at den tilrettede proces medfører, at regnskab 2011 kan godkendes endeligt i Borgerrepræsentationen i oktober 2012, dvs. 2 måneder tidligere end processen tillader i dag.

Det skal bemærkes, at fristerne for revisionsprocessen endnu ikke er endeligt fastlagt. Økonomiforvaltningen vil orientere forvaltningerne når den endelige tidsplan foreligger i foråret 2012.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Regnskabscirkulæret og Regnskabsinstruksen udsendes til forvaltningerne og lægges på Økonomiportalen efter Økonomiudvalgets godkendelse.

Claus Juhl                                                  /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 1.november 2011

Indstillingen blev godkendt.