Principper for overførsler i forbindelse med regnskab 2011

I denne sag besluttes principper og tidsplan for overførsler i forbindelse med regnskabet for 2011. I forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 blev det besluttet, at der skal ske en samlet prioritering af udvalgenes overførselsanmodninger på serviceområdet i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2011.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at nedenstående principper og tidsplan for overførsler i forbindelse med regnskabet for 2011, godkendes.

Økonomiaftalen for 2012 indeholder et krav om nulvækst i serviceudgifterne fra 2011 til 2012. Derudover fastholdes det betingede bloktilskud på 3 mia. kr. som betyder, at kommunerne vil blive modregnet i bloktilskuddet hvis serviceudgifterne i regnskab 2012 overstiger det budgetterede niveau.

Loftet over serviceudgifterne betyder, at serviceoverførsler fra tidligere budgetår skal modsvares af en tilsvarende overførsel til det kommende år, for at serviceudgiftsloftet kan overholdes. Det betyder reelt, at udvalgene har vanskeligt ved at disponere over overførslerne uden at bryde serviceudgiftsloftet.

Der kan således kun overføres ikke forbrugte servicemidler i 2011 til 2012, hvis der følger servicemåltal med.

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 blev det besluttet, at der igen skal foretages en samlet prioritering af udvalgenes overførselsanmodninger på serviceområdet i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2011. For at kunne anvende ikke forbrugte midler i 2011 i 2012 vedtog Borgerrepræsentationen den 6. oktober 2011 at afsætte en servicebufferpulje på 258 mio. kr.

Endelig er kommunens bevillingsregler blevet opdateret i forbindelse med vedtagelsen af budget 2012 hvoraf det fremgår, at Økonomiforvaltningen hvert år foreligger forslag til overførselsregler for Økonomiudvalget til godkendelse. Dette sker med denne sag.

Overførselsadgang på serviceområdet

For at kunne anvende ikke forbrugte servicemidler i 2011 i 2012 skal der følge servicemåltal med serviceoverførslerne.

Med henblik på at sikre en samlet prioritering af udvalgenes overførselsanmodninger på serviceområdet gælder følgende principper:

Mindreforbrug på følgende områder kan forventes overført:

• Decentrale institutioners opsparing: Der vil blive stillet krav om, at forvaltningerne kan henføre opsparingen til forvaltningens decentrale institutioner. Økonomiforvaltningen vil tage kontakt til forvaltningerne mhp. at få udarbejdet en liste over decentrale institutioner med overførselsadgang.Listen vil i december 2011 blive valideret således, at forvaltningerne ved hvilke institutioner der kan forvente at få overført et eventuelt mindreforbrug i forbindelse med regnskab 2011.
• Eksternt finansierede projekter (tilskudsmidler): Der vil blive stillet krav om, at forvaltningerne mod forlangende kan frembringe tilsagnsskrivelser mv. fra tilskudsgiver, og at mindreforbruget kan henføres til konkrete projekter.
• Lov- eller kontraktmæssigt bundne midler, eller hvor lovgivning tilsiger, at aktiviteten skal kunne overføres og disponeres over i det efterfølgende år: Der vil blive stillet krav om, at forvaltningerne mod forlangende kan frembringe kontrakter mv. og at kontrakterne er indgået senest den 31. december 2011, samt at mindreforbruget kan henføres til det pågældende område.

For at give Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen mulighed for at foretage en samlet prioritering af overførslerne på serviceområdet, skal der udarbejdes en oversigt over overførsler fra 2011 på serviceområdet, som kan annulleres. Oversigten skal omfatte udvalgenes serviceoverførsler eksklusiv decentrale opsparinger, eksternt finansierede projekter og aktiviteter, hvor der enten er kontraktlige forpligtelser eller hvor lovgivning o.lign. tilsiger, at aktiviteten skal kunne overføres og disponeres i det efterfølgende år.

Såfremt det samlede mindreforbrug på decentral opsparing, eksternt finansierede projekter og lov- eller kontraktmæssigbundne midler overstiger servicebufferpuljen vil der skulle ske en udskydelse af serviceaktiviteter i budget 2012 svarende til det mindreforbruget i 2011 overstiger servicebufferpuljen med.

Herudover præciseres følgende i forbindelse med udvalgenes anmodninger om serviceoverførsler fra 2011-2012.

• Mindreforbrug på drift kan som udgangspunkt ikke overføres til anlæg og omvendt.

• Mindreforbrug på service som prioriteres i forbindelse med overførselssagen overføres som udgangspunkt til 2012.

Et merforbrug i regnskabet på de rammebelagte udgiftsområder skal tilbagebetales i efterfølgende år af udvalget.

Intern Revision validerer udvalgenes anmodninger om serviceoverførsler

Udvalgenes anmodninger om overførsler på serviceområdet vil i lighed med tidligere år blive valideret af kommunens Interne Revision. Intern Revision vil vurdere, hvorvidt udvalgenes serviceoverførselsanmodninger overholder de opstillede krav, og at den fornødne dokumentation er til stede. Der afholdes informationsmøde for forvaltningerne primo februar 2012 hvor kravene vil blive gennemgået nærmere. Udvalgene skal senest onsdag den 22. februar 2012 indsende anmodninger om overførsler til Intern Revision, som herefter vil gennemgå udvalgenes ansøgninger mhp. at vurdere hvorvidt de opfylder de opstillede kriterier.
Som det fremgår af budgettet for 2012 skal Intern Revision ligeledes validere udvalgenes indmeldinger til anlægsoversigten. Dette vil ske fra første sag i 2012 som vil udgøre grundlaget for den anlægsprioritering som skal finde sted i forbindelse med overførselssagen fra 2011 til 2012. En nærmere tidsplan for valideringen vil fremgå af Cirkulære for Budgetopfølgning som behandles af Økonomiudvalget den 22/11 2011.

Overførselsadgang på anlæg, finansposter samt takstfinansieret område

Alle mer-/mindreforbrug på anlæg, finansposter samt takstfinansieret område kan anmodes overført i lighed med tidligere år.

 

Overførselsadgang efterspørgselsstyrede overførsler

Det fremgik af augustindstillingen for budget 2012, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Økonomiforvaltningen er enige om, at mer-/mindreforbrug på bevillingen Efterspørgselsstyret Indsats (overførselsudgifter) i 2011 skal indgå i overførselssagen 2011-2012 efter samme principper som serviceudgifterne, og at principperne indarbejdes i denne indstilling. I budget 2012 blev det herudover besluttet, at eventuelle mindreudgifter på styringsområdet efterspørgselsstyrede overførsler i hele kommunen (dvs. inkl. Efterspørgselsstyret Indsats) i 2011 skal reserveres i kassen. Reserven skal finansiere eventuelle mindreindtægter i 2012 som følge af en risiko for, at rettidigheden i aktiveringen af forsikrede ledige ikke er beregnet korrekt.
På baggrund af ovenstående principper er der udarbejdet indkaldelse til overførsler i forbindelse med regnskab 2011. Indkaldelsen er vedlagt som bilag.

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Tidsplanen for overførsler fremgår af tabel 1.

Primo november 2011	Økonomiforvaltningen udsender indkaldelse til overførsler i forbindelse med regnskabet.
December 2011	Økonomiforvaltningen validerer lister over decentrale institutioner som bør have overførselsadgang i samarbejde med forvaltningerne.
Primo februar 2012	Informationsmøde for forvaltningerne om udarbejdelse af overførselsanmodninger.
Februar 2012	Intern Revision er i dialog med forvaltningerne om udarbejdelsen af overførselsanmodninger
Onsdag d. 22. februar 2012, kl. 12.00	Forvaltningerne afleverer overførselsanmodninger til Intern Revision.
22. februar – 2. marts 2012	Intern Revision validerer serviceoverførselsanmodninger.
Fredag d. 2. marts 2012, kl. 12.00	Intern Revision videresender validerede overførselsanmodninger samt erklæringer herom til Økonomiforvaltningen.
Fredag d. 16. marts 2012	Sidste frist for udvalgsgodkendelse af overførselsanmodninger.
19-23 marts 2012	Reserveret til politiske forhandlinger om overførselssagen
Tirsdag d. 24. april 2012	Økonomiudvalget behandler overførselssagen.
Torsdag d. 10. maj 2012	Borgerrepræsentationen behandler overførselssagen.

Der forventes som udgangspunkt politiske forhandlinger i uge 12 om overførselssagen. Baggrundsnotater til de politiske forhandlinger vil blive gjort tilgængeligt for Økonomiudvalgets medlemmer enten via udsendelse eller på en hjemmeside. Det skal i den forbindelse bemærkes, at Økonomiforvaltningen står til rådighed for alle Borgerrepræsentationens medlemmer, såfremt der er behov for besvarelse af spørgsmål eller lignende i forbindelse med de politiske forhandlinger om overførselssagen. Henvendelse skal ske gennem Økonomiforvaltningens direktion.
 

Claus Juhl                                                  /Bjarne Winge

 

Økonomiudvalgets beslutning den 1.november 2011

Indstillingen blev godkendt.