Journalisering af digital post fra partsrepræsentanter

Borgerrådgiveren har i flere sager set, at post sendt fra partsrepræsentanter til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen blev journaliseret på partsrepræsentantens cpr-nummer og ikke på borgerens cpr-nummer, som den rettelig burde.

Borgerrådgiveren blev derfor i tvivl om, hvorvidt forvaltningen fuldt ud overholder reglerne om journalisering og retten til at lade sig repræsentere, og bad forvaltningen om at afklare spørgsmålene.

Forvaltningen har i tilbagemeldingen til Borgerrådgiveren oplyst, at digital post afsendt fra en partsrepræsentants egen digitale postkasse automatisk bliver journaliseret på partsrepræsentantens sag i forvaltningens IT-system, og at der dannes et advis om, at den nye post skal behandles. Det er ved denne behandling, at det manuelt skal identificeres, at henvendelsen vedrører den borger, som partsrepræsentanten repræsenterer, og ikke partsrepræsentanten selv. Borgerrådgiveren har dermed forstået, at korrekt journalisering af sådanne henvendelser beror på sagsbehandlernes manuelle behandling i henhold til sagsgange udarbejdet af forvaltningen.

Borgerrådgiveren modtager fortsat løbende henvendelser om problemstillingen og går ud fra, at forvaltningen er enig i, at registrering under partsrepræsentantens eget cpr-nummer og/eller på dennes egen sag ikke er korrekt, og at der er forøget risiko for, at fejlen ikke altid rettes ved brug af den nuværende metode, idet den beror på manuelle omregistreringer i et system, der helt eller delvist er automatiseret, og hvor manuel registrering kan være en undtagelse.

Det er meddelt forvaltningen, at Borgerrådgiveren går ud fra, at forvaltningen arbejder aktivt på fremadrettet at sikre IT som understøtter, at henvendelser fra partsrepræsentanter journaliseres korrekt.