Receptionist til Ungdommens Uddannelsesvejledning i København (barselsvikariat)

Da vores receptionist skal på barsel søger UU København en engageret og serviceminded barselsvikar til vores hovedadresse på Nørrebro, hvor du vil blive kollega i en organisation, hvor selvstændigt ansvar, nærhed og samarbejde på tværs er blandt de bærende principper.

Receptionen er det første vores unge, samarbejdspartnere og kollegaer møder, når de træder ind i huset, så det er vigtigt, at du trives med at være ansigtet udadtil. Din rolle i receptionen er således central for den oplevelse, vi byder alle i Korsgade velkommen med og du sikrer, at de bliver mødt professionelt, så man fra start føler sig tryg og velkommen. Din tilgang til opgaverne er derfor imødekommende og nysgerrig ift. hvordan vi bedst hjælper alle videre og med et højt serviceniveau sørger for, at ingen går forgæves – hverken når de møder op eller kontakter os pr. telefon eller mail.

Om dig
Du trives med at arbejde selvstændigt, men indgår naturligt i samarbejder på tværs. Du evner at gribe opgaver og sikrer, at de følges til dørs, så både nuværende og nye opgaver struktureres. Du har fokus på, at processer og procedurer understøtter de administrative arbejdsgange med henblik på at arbejde smartere.

Du evner at holde overblikket i de pressede situationer med fx mange gæster, men mister ikke fokus på hele tiden at levere den bedst mulige service. Det er en fordel, hvis du har en relevant uddannelsesmæssig baggrund som receptionist eller erfaring fra en reception – men det er ikke et krav. Vigtigst er din sans for detaljen og ønsket om at yde en god service i høj kvalitet.

Derudover forventer vi, at du

• er grundig og struktureret
• kan arbejde stabilt, selvstændigt og fleksibelt også under pres
• trives i samarbejdet med andre
• er ambitiøs og altid følger dine opgaver helt til dørs
• generelt har stærke mundtlige og skriftlige formidlingsevner også gerne på engelsk
• er god til at skabe overblik, administrere, koordinere og planlægge – både små og store opgaver
• er modig – ser nye muligheder og tør handle på dem, mens andre tænker “vi plejer”

Jobbet
Receptionen er indgangen for både unge og vejledere samt et modtagelsesområde for husets mange gæster. Opgaverne vil være afvekslende, men du vil primært skulle arbejde med klassiske receptionsopgaver som

• modtagelse og servicering af besøgende – gæster og kollegaer på alle niveauer
• besvarelse af telefonopkald og indgående digital post og sikre at alle henvendelser besvares professionelt
• sørge for præsentable rammer i vores indgangsområde

Desuden får du ansvaret for vores korps af fem studentermedhjælpere, som dagligt supporterer receptionen på halv tid. Dette indebærer blandt andet oplæring, daglig opgavekoordinering og vagtplanlægning – herunder ferie- og fraværskoordinering.

Ligeledes fungerer vores reception som nær samarbejdspartner med de øvrige medarbejdere, hvor vi understøtter og koordinerer om fx

• administrative opgaver såsom koordinering og support til afvikling af aktiviteter
• kommunikere med samarbejdspartnere – ungdomsuddannelser, skoler, forvaltninger m.m.
• håndtering af diverse administrative opgaver i vores vejledningssystem
• diverse ad hoc

Om os
UU København er organiseret under Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune. Vores mission er at vejlede og udfordre unge københavnere til valg af uddannelse med en vision om at skabe mulighed for, at de unge udvikler deres fulde potentiale.

UU København er opdelt i fem geografiske områder samt afdelingen for Vejledningsindsatser og support. Hvis du bliver en del af UU København, vil du få ca. 120 kollegaer, der hver dag vejleder og udfordrer unge til valg af uddannelse - heraf er ca. 25 tilknyttet Vejledningsindsatser og support, hvor stillingen er forankret.

Din kommende afdeling er en samling af forskellige vejledningsinitiativer, projekter samt husets support, som alle arbejder for at fremme erhvervspraktik, intro- og brobygningsforløb, ledelsesinformation m.m., til gavn for såvel de unge i Københavns Kommune som vores øvrige kollegaer.

Din arbejdsplads vil være på Nørrebro i Korsgade, hvor vi har vores hovedadresse og hvor Vejledningsindsatser og support er samlet.

Vi tilbyder
Du bliver en del af organisation, hvor du er omgivet af dygtige og engagerede kollegaer, og hvor samarbejde, tværfaglighed og professionalisme er prioriteret højt. Vi er en alsidig arbejdsplads, hvor medarbejdere kommer med meget forskellige faglige baggrunde, så der er rig mulighed for sparring – såvel på tværs af afdelinger som fagligheder.

Du får et udfordrende og meningsfyldt job, hvor vi i fællesskab arbejder for at gøre en forskel for de københavnske børn og unge. Der er rig mulighed for indflydelse, planlægning og tilrettelæggelse af dit arbejde og du er således med til at forme og udvikle både dine daglige arbejdsopgaver, men også receptionen som helhed.

Ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst og aftaler.

Stillingen er et barselsvikariat på fuld tid og ønskes besat senest 1. juni 2025.

Ved ansættelse i stillingen vil straffeattest og børneattest blive indhentet.

Vil du vide mere?
Har du spørgsmål vedr. stillingsopslaget, er du velkommen til at kontakte UU leder for Vejledningsindsatser og support Claus Stokbæk på 26 37 12 73 eller receptionist Gabrielle Fialla på 30 61 58 92.

Sammen med din ansøgning bedes du vedhæfte CV og relevant dokumentation. Du er også velkommen til at uploade en lille præsentationsvideo af dig.

Søg via linket senest torsdag den 17. april 2025
Samtaler forventes afholdt uge 18.