Mødedato: 23.04.2014, kl. 18:00
Mødested: Wikiteket, Lyrskovsgade 4, 1. sal
Vesterbropuljen - kriterier og retningslinier
Københavns Borgerrepræsentation har givet Lokaludvalgene beføjelse til at udmønte en årlig pulje. For Vesterbro Lokaludvalgs vedkommende er denne pulje på 1.566.000 kr i 2014. Lokaludvalget har besluttet at denne pulje fordeles i en pulje til egne projekter og en pulje, der kan søges. Det er den sidste pulje, Vesterbropuljen, som dette dagsordenspunkt handler om.
Indstilling og beslutning
Formanden foreslår Vesterbro Lokaludvalg
1. at drøfte de eksisterende retningslinier og kriterier for Vesterbropuljen med henblik på at vurdere om de skal revideres
2. at såfremt Lokaludvalget vurderer at retningslinierne skal revideres, så nedsættes der er arbejdsgruppe, der kan udarbejde et oplæg til Lokaludvalget, som der kan træffes beslutning på baggrund af den 21. maj 20014
3. at beslutte at puljeansøgningerne fremover ikke fremsendes på papir til alle Lokaludvalgets medlemmer, men i stedet gøres tilgængelige elektronisk
4. at styrke kommunikationen om de støttede projekter ved at optage dem i Lokaludvalgets kalender på hjemmesiden, samt omtale dem på hjemmeside og Facebook.
1. at drøfte de eksisterende retningslinier og kriterier for Vesterbropuljen med henblik på at vurdere om de skal revideres
2. at såfremt Lokaludvalget vurderer at retningslinierne skal revideres, så nedsættes der er arbejdsgruppe, der kan udarbejde et oplæg til Lokaludvalget, som der kan træffes beslutning på baggrund af den 21. maj 20014
3. at beslutte at puljeansøgningerne fremover ikke fremsendes på papir til alle Lokaludvalgets medlemmer, men i stedet gøres tilgængelige elektronisk
4. at styrke kommunikationen om de støttede projekter ved at optage dem i Lokaludvalgets kalender på hjemmesiden, samt omtale dem på hjemmeside og Facebook.
Problemstilling
Regler ifølge Kommisorium for Lokaludvalg
I kommisorium for Lokaludvalg står der om Lokaludvalgets puljemidler, at de skal bruges til tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet. Borgerrepræsentationen fastsætter puljens størrelse, og har valgt at gøre det udfra indbyggertal, vhilket giver Vesterbro Lokaludvalg 1.566.000 kr i 2014.
Der står også i kommisoriet, at Lokaludvalgene selv fastlægger de nærmere kriterier for tildeling af puljemidler, men at puljemidlerne kan anvendes til at støtte projekter og aktiviteter i bydelen efter ansøgning fra borgere, brugere og foreningslivet. Lokaludvalgene kan også indgå i samarbejdsprojekter med andre aktører, f.eks. andre lokaludvalg om aktiviteter i og udenfor bydelen. Endelig kan lokaludvalgene afsætte puljemidler til egne projekter, dog således at puljemidlerne primært kommer borgerne til gode og anvendes til at støtte lokale initiativer fra bydelens borgere og brugere.
Og endelig står der, at Lokaludvalget - efter de almindelige delegationsregler - kan henlægge administrationen af puljemidler til lokaludvalgets sekretariat eller til formanden. Det er en forudsætning, at det med fornøden klarhed og bestemthed fremgår, hvilke beføjelser der overlades og til hvem. Det er endvidere en forudsætning, at lokaludvalget udøver kontrol med udøvelsen af de delegerede beføjelser. Det har ikke været praksis i Vesterbro Lokaludvalget og der har ikke været udtrykt ønske herom.
Vesterbro Lokaludvalgs kriterier for støtte som de pt. ser ud
Vesterbro Lokaludvalg lægger ved tildeling af puljemidler lægger vægt på initiativer og aktiviteter der blandt andet
- tager udgangspunkt i Vesterbro som lokalområde
- skaber dialog og debat om og i bydelen
- styrker nye netværk og udvikling af en fælles Vesterbro-identitet
- gennemføres i samarbejde mellem flere grupper eller foreninger
- støtter integrationen mellem kultur, alder, etnicitet og andre skel
Der ydes kun støtte til arrangementer med offentlig adgang.
Der ydes i udgangspunktet kun støtte i form af medfinansiering.
Al støtte er i form af underskudsgaranti.
Arrangementer eller aktiviteter der opnår støtte, skal nævne Vesterbro Lokaludvalg ved opreklamering eller omtale – sidstnævnte skal gøres bredt i bydelen – da støtten ellers kan bortfalde.
Der ydes i udgangspunktet ikke støtte til:
- Studierejser og studieophold
- Varige driftsudgifter
- Lønudgifter i kommunale institutioner
- Arrangementer, der allerede har fundet sted
Praksis for behandling af puljeansøgninger
Der er i 2014 fastsat ansøgningsfrist til Vesterbropuljen fire gange om året. Når ansøgningen er modtaget i sekretariatet bliver den tjekket i forhold til om den falder indenfor, hvad Lokaludvalget må give støtte til. Lokaludvalget må støtte opgaver indenfor kommunalfuldmagten, ikke-kommercielle arrangementer, må ikke give partipolitisk støtte, og ikke ydes støtte forkyndelse. Derefter bliver ansøgningerne 1. behandlet i Lokaludvalgets forretningsudvalg, som kommer med indstillinger til Lokaludvalget om hvilke ansøgninger, der skal støttes, hvilke der ikke skal og begrundelser for hhv. tildeling af støtte og afslag. Forretningsudvalget beder også sekretariatet om at indhente yderligere oplysninger, hvis de ikke synes ansøgningerne er godt nok oplyst til at de kan vurdere dem. Herefter bliver puljeansøgningerne endeligt behandlet på et Lokaludvalgsmøde. Det er Lokaludvalget, der træffer beslutning om ansøgningerne og Lokaludvalget kan vælge at følge indstillingerne fra forretningsudvalget eller træffe en anden afgørelse.
Et eksempel på arbejdsgangen for næste runde af puljeansøgninger:
15. maj ansøgningsfrist -> sekretariatet gennemgår ansøgningerne og gør dem elektronisk tilgængelige for lokaludvalgsmedlemmerne - > forretningsudvalget gennemgår ansøgningerne på møde den 4. juni 2014 -> evt indhentes yderligere oplysninger -> Lokaludvalget træffer afgørelse om puljeansøgningerne på møde den 18. juni 2014 -> sekretariatet sender svarbreve ud til alle ansøgninger -> sekretariatet samler op på, at der indsendes regnskab og evaluering fra ansøgerne og udbetaler herefter støtte. Op til halvdelen af støtten kan udbetales forud for afviklingen af projekter og arrangementer.
I forhold til denne behandlingsprocedure er det værd at bemærke, at der står i Lokaludvalgets forretningsorden, at forretningsudvalgets møder er åbne for alle.
Spørgsmål til overvejelse og drøftelse
Hvordan forholder vi os til at støtte arrangementer afholdt af andre offentlige instanser?
Skal vi udbetale lidt støtte til mange ansøgere eller hellere meget støtte til få?
Passer kriterierne med det vi vil med Vesterbropuljen på Vesterbro?
Vil vi have særpuljer målrettet bestemte områder?
Samt alle andre spørgsmål I kan komme på...
I kommisorium for Lokaludvalg står der om Lokaludvalgets puljemidler, at de skal bruges til tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet. Borgerrepræsentationen fastsætter puljens størrelse, og har valgt at gøre det udfra indbyggertal, vhilket giver Vesterbro Lokaludvalg 1.566.000 kr i 2014.
Der står også i kommisoriet, at Lokaludvalgene selv fastlægger de nærmere kriterier for tildeling af puljemidler, men at puljemidlerne kan anvendes til at støtte projekter og aktiviteter i bydelen efter ansøgning fra borgere, brugere og foreningslivet. Lokaludvalgene kan også indgå i samarbejdsprojekter med andre aktører, f.eks. andre lokaludvalg om aktiviteter i og udenfor bydelen. Endelig kan lokaludvalgene afsætte puljemidler til egne projekter, dog således at puljemidlerne primært kommer borgerne til gode og anvendes til at støtte lokale initiativer fra bydelens borgere og brugere.
Og endelig står der, at Lokaludvalget - efter de almindelige delegationsregler - kan henlægge administrationen af puljemidler til lokaludvalgets sekretariat eller til formanden. Det er en forudsætning, at det med fornøden klarhed og bestemthed fremgår, hvilke beføjelser der overlades og til hvem. Det er endvidere en forudsætning, at lokaludvalget udøver kontrol med udøvelsen af de delegerede beføjelser. Det har ikke været praksis i Vesterbro Lokaludvalget og der har ikke været udtrykt ønske herom.
Vesterbro Lokaludvalgs kriterier for støtte som de pt. ser ud
Vesterbro Lokaludvalg lægger ved tildeling af puljemidler lægger vægt på initiativer og aktiviteter der blandt andet
- tager udgangspunkt i Vesterbro som lokalområde
- skaber dialog og debat om og i bydelen
- styrker nye netværk og udvikling af en fælles Vesterbro-identitet
- gennemføres i samarbejde mellem flere grupper eller foreninger
- støtter integrationen mellem kultur, alder, etnicitet og andre skel
Der ydes kun støtte til arrangementer med offentlig adgang.
Der ydes i udgangspunktet kun støtte i form af medfinansiering.
Al støtte er i form af underskudsgaranti.
Arrangementer eller aktiviteter der opnår støtte, skal nævne Vesterbro Lokaludvalg ved opreklamering eller omtale – sidstnævnte skal gøres bredt i bydelen – da støtten ellers kan bortfalde.
Der ydes i udgangspunktet ikke støtte til:
- Studierejser og studieophold
- Varige driftsudgifter
- Lønudgifter i kommunale institutioner
- Arrangementer, der allerede har fundet sted
Praksis for behandling af puljeansøgninger
Der er i 2014 fastsat ansøgningsfrist til Vesterbropuljen fire gange om året. Når ansøgningen er modtaget i sekretariatet bliver den tjekket i forhold til om den falder indenfor, hvad Lokaludvalget må give støtte til. Lokaludvalget må støtte opgaver indenfor kommunalfuldmagten, ikke-kommercielle arrangementer, må ikke give partipolitisk støtte, og ikke ydes støtte forkyndelse. Derefter bliver ansøgningerne 1. behandlet i Lokaludvalgets forretningsudvalg, som kommer med indstillinger til Lokaludvalget om hvilke ansøgninger, der skal støttes, hvilke der ikke skal og begrundelser for hhv. tildeling af støtte og afslag. Forretningsudvalget beder også sekretariatet om at indhente yderligere oplysninger, hvis de ikke synes ansøgningerne er godt nok oplyst til at de kan vurdere dem. Herefter bliver puljeansøgningerne endeligt behandlet på et Lokaludvalgsmøde. Det er Lokaludvalget, der træffer beslutning om ansøgningerne og Lokaludvalget kan vælge at følge indstillingerne fra forretningsudvalget eller træffe en anden afgørelse.
Et eksempel på arbejdsgangen for næste runde af puljeansøgninger:
15. maj ansøgningsfrist -> sekretariatet gennemgår ansøgningerne og gør dem elektronisk tilgængelige for lokaludvalgsmedlemmerne - > forretningsudvalget gennemgår ansøgningerne på møde den 4. juni 2014 -> evt indhentes yderligere oplysninger -> Lokaludvalget træffer afgørelse om puljeansøgningerne på møde den 18. juni 2014 -> sekretariatet sender svarbreve ud til alle ansøgninger -> sekretariatet samler op på, at der indsendes regnskab og evaluering fra ansøgerne og udbetaler herefter støtte. Op til halvdelen af støtten kan udbetales forud for afviklingen af projekter og arrangementer.
I forhold til denne behandlingsprocedure er det værd at bemærke, at der står i Lokaludvalgets forretningsorden, at forretningsudvalgets møder er åbne for alle.
Spørgsmål til overvejelse og drøftelse
Hvordan forholder vi os til at støtte arrangementer afholdt af andre offentlige instanser?
Skal vi udbetale lidt støtte til mange ansøgere eller hellere meget støtte til få?
Passer kriterierne med det vi vil med Vesterbropuljen på Vesterbro?
Vil vi have særpuljer målrettet bestemte områder?
Samt alle andre spørgsmål I kan komme på...
Løsning
Det foreslås at Vesterbro Lokaludvalg drøfter de kriterier for Vesterbropuljen som hidtil har været gældende, samt om proceduren for behandling skal fastholdes som hidtil?
Det foreslås, at beslutte at puljeansøgningerne ikke fremover per automatik fremsendes til alle lokaludvalgsmedlemmer, da der er et meget stort papir- og portoforbrug forbundet med dette. Ansøgningerne gøres i stedet tilgængelige for udvalgets medlemmer elektronisk, og såfremt et medlem af Lokaludvalget ønsker enkelte eller alle ansøgninger i en papirversion kan dette fortsat ske ved henvendelse til sekretariatet.
Sekretariatet laver en aftale med forretningsudvalget om, hvordan de får asøgningerne forud for 1. behandlingen i forretningsudvalget.
Det foreslås at beslutte at kommunikationen omkring de støttede arrangementer styrkes. Rent praktisk kan dette gøres ved at sekretariatet i støttebrevene indskærper over støttemodtagere, at de skal sende deres annonceringsmateriale til sekretariatet, således at der kan tages udgangspunkt i det ved udbredelsen og oplysningen om arrangementet.
Det foreslås, at beslutte at puljeansøgningerne ikke fremover per automatik fremsendes til alle lokaludvalgsmedlemmer, da der er et meget stort papir- og portoforbrug forbundet med dette. Ansøgningerne gøres i stedet tilgængelige for udvalgets medlemmer elektronisk, og såfremt et medlem af Lokaludvalget ønsker enkelte eller alle ansøgninger i en papirversion kan dette fortsat ske ved henvendelse til sekretariatet.
Sekretariatet laver en aftale med forretningsudvalget om, hvordan de får asøgningerne forud for 1. behandlingen i forretningsudvalget.
Det foreslås at beslutte at kommunikationen omkring de støttede arrangementer styrkes. Rent praktisk kan dette gøres ved at sekretariatet i støttebrevene indskærper over støttemodtagere, at de skal sende deres annonceringsmateriale til sekretariatet, således at der kan tages udgangspunkt i det ved udbredelsen og oplysningen om arrangementet.
Beslutning
Kriterierne for Vesterbropuljen blev drøftet, og det blev besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der kan udarbejde et oplæg frem til næste lokaludvalgsmøde den 21. maj 2014.
Arbejdsgruppen består af:
Ena Juhl
Ivan Christensen
Mia Rosenkilde
Frans Luja Madsen
Malene Mørkbak Bruun
Et oplæg til næste lokaludvalgsmøde skal fremsendes til sekretariatet senest mandag den 12. maj 2014.
Det blev besluttet, at ansøgningerne fremover lægges elektronisk på Lokaludvalgets hjemmeside således, at lokaludvalgsmedlemmerne her kan tilgå dem fremfor at de sendes i en papirversion til alle lokaludvalgsmedlemmer.
Arbejdsgruppen består af:
Ena Juhl
Ivan Christensen
Mia Rosenkilde
Frans Luja Madsen
Malene Mørkbak Bruun
Et oplæg til næste lokaludvalgsmøde skal fremsendes til sekretariatet senest mandag den 12. maj 2014.
Det blev besluttet, at ansøgningerne fremover lægges elektronisk på Lokaludvalgets hjemmeside således, at lokaludvalgsmedlemmerne her kan tilgå dem fremfor at de sendes i en papirversion til alle lokaludvalgsmedlemmer.