Fællessekretariat for bydelen Vesterbro/Kongens Enghave

Vesterbro Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 21. juni 2007

 

 

Åbne punkter

 

4.      Fællessekretariat for bydelen Vesterbro/Kongens Enghave

VES  20/2007

 

 

BESLUTNING

Formanden indstiller til Vesterbro Lokaludvalg, at Lokaludvalget godkender budget for fællessekretariatet for et normalt år, jævnfør indstillingen. at Lokaludvalget – med forbehold for den endelige lejekontrakt - godkender Valdemarsgade 4, 1665 København V som officiel adresse for fællessekretariatet at Lokaludvalget – med forbehold for den endelige lejekontrakt - lejer sig ind i Valdemarsgade 4 med råde- og brugsret over en række forskellige lokaler, herunder stort mødelokale til 70.000 kr. om året at Lokaludvalget opretter en arbejdsplads i Karens Minde til ca. 30.000 kr. om året. at udgiften til fællessekretariatet deles ligeligt mellem Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg at Lokaludvalget afsætter 275.000 kr.  af puljemidlerne til Vesterbro Lokaludvalg til at ansætte en netværksmedarbejder på fuld tid med delt finansiering at ansættelsesudvalget, som blev nedsat på forrige ordinære møde, medvirker til at vurdere ansøgere i forbindelse med ansættelse af en netværksmedarbejder at Lokaludvalget vil arbejde videre på, at der i budgetforhandlingerne afsættes midler til, at de to lokaludvalg får samme økonomiske rammer som lokaludvalg i andre bydele   Vesterbro Lokaludvalgs beslutning i mødet den 21. juni 2007: Lokaludvalget godkendte budget for fællessekretariatet for et normalt år Lokaludvalget godkendte – med forbehold for den endelige lejekontrakt - at Valdemarsgade 4, 1665 København V er officiel adresse for fællessekretariatet Lokaludvalget godkendte – med forbehold for den endelige lejekontrakt – at leje sig ind i Valdemarsgade 4 til 70.000 kr. om året Lokaludvalget godkendte at oprette en arbejdsplads i Karens Minde til ca. 30.000 kr. om året. Lokaludvalget godkendte, at udgiften til fællessekretariatet deles ligeligt mellem Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg Lokaludvalget godkendte – med 12 stemmer for, 4 stemmer imod og ingen undlod -  at afsætte 275.000 kr.  af puljemidlerne til Vesterbro Lokaludvalg til at ansætte en netværksmedarbejder på fuld tid med delt finansiering Lokaludvalget godkendte, at ansættelsesudvalget, som blev nedsat på forrige ordinære møde, medvirker til at vurdere ansøgere i forbindelse med ansættelse af en netværksmedarbejder Lokaludvalget var enige om, at de vil arbejde videre på, at der i budgetforhandlingerne afsættes midler til, at de to lokaludvalg får samme økonomiske rammer som lokaludvalg i andre bydele

 

 

PROBLEMSTILLING

Borgerrepræsentationen besluttede den 14. juni 2006 – i forbindelse med beslutning om ny bydelsinddeling – at give mulighed for, at der i bydelen Vesterbro/Kongens Enghave kan oprettes to lokaludvalg.

 

Som lokaludvalg er det nu Vesterbro Lokaludvalgs og Kongens Enghave Lokaludvalgs opgave at sikre dialogen mellem borgerne på henholdsvis Vesterbro og Kongens Enghave på den ene side og Rådhuset på den anden side i alle spørgsmål, der har særlig betydning for henholdsvis Vesterbro området og Kongens Enghave området. Det er Vesterbro Lokaludvalg, som har opgaven med at forestå møder og høringer med borgerne på Vesterbro, og det er Kongens Enghave Lokaludvalg, som har opgaven med at forestå møder og høringer med borgerne i Kongens Enghave.

 

På grund af at Vesterbro/Kongens Enghave udgør en bydel, har Borgerrepræsentationen stillet følgende to særlige betingelser til oprettelsen af de to lokaludvalg:

• at de to lokaludvalg har sekretariatsfællesskab
• at der udarbejdes én samlet bydelsplan for bydelen.

 

For at opfylde betingelsen om, at Vesterbro og Kongens Enghave Lokaludvalg har sekretariatsfællesskab, skal følgende være gældende:

 

• De to lokaludvalgssekretariater skal have samme officielle adresse.
• Der ansættes en leder for det fælles sekretariat, som har ansvaret for budget og personale for begge lokaludvalg.

 

 

LØSNING

Der er nedenfor skitseret et forslag til en ramme for det fællessekretariat, som angiver budget, udgiftsdeling, officiel adresse, leje af lokaler og ansættelse af en netværksmedarbejder.

 

Budget for fællessekretariatet

Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg har af Borgerrepræsentationen i 2007 hver fået 614.500 kr. på helårsbasis i sekretariatsmidler. Tilsammen råder de 2 lokaludvalg over 1.229.000 kr. i sekretariatsmidler. Der er nedenfor skitseret et budget for fællessekretariatet på 1.229.000 kr. for et normalt år:

 

Udgiftsposter	Årsbudget i kr
Løn til udvalgssekretær	550.000
Husleje for lokale i Demokratihuset	70.000
Husleje for arbejdsplads i Karens Minde	30.000
Overhead	100.000
ADSL-opkobling til 2 x Lokaludvalg	200.000
Diverse sekretariatsudgifter	49.000
Mødeudgifter	30.000
Informationsudgifter	200.000
I alt	1.229.000

 

 

Adresse for fællessekretariatet

For at indfri betingelsen om, at Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg skal have sekretariatsfællesskab, skal de to Lokaludvalg have en fælles officiel adresse. Med forbehold for at der endnu ikke er vedtaget en endelig lejekontrakt mellem Demokratihuset og Københavns Ejendomme foreslås det, at fællessekretariatets officielle adresse bliver Valdemarsgade 4, 1665 København V.

 

I budgettet afsættes midler til, at fællessekretariatet lejer sig ind i Demokratihuset, Valdemarsgade 4. I udkast til lejekontrakt fremgår det, at fællessekretariatet kan få fuld råde- og brugsret over kontorlokalet stuen 23 på ca. 10 m2, hvortil kun sekretariatet har adgang. Derudover kan fællessekretariatet få delt råde- og brugsret af møderum stuen 22, depotrum stuen 19 samt toilet. Endvidere er der inkluderet i lejen mulighed for at bruge salen på 1. etage. Huslejen inkl. vand, varme, el, forsikring og rengøring mv. antages at beløbe sig til 70.000 kr. om året. Da lejekontrakten endnu ikke er fremsendt, må godkendelsen ske med forbehold for den endelige lejekontrakt.

 

I kontorlokalet stuen 23 kan der etableres 2 arbejdspladser. I et tilstødende lokale, stuen 22, er der mulighed for at oprette en ekstra arbejdsplads (f.eks. i forbindelse med en projektansættelse).

 

Demokratihuset kan ikke på nuværende tidspunkt tilbyde handicapvenlige lokaler, men der arbejdes på en løsning i fremtiden. Indtil da aftales det, at fællesmøder mellem Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg skal finde sted i handicapvenlige lokaler.

 

Filial i Karens Minde

Sydhavnsrådet har i dag en netværksmedarbejder, som har kontor i Karens Minde. Med henblik på at Kongens Enghave Lokaludvalg kan fastholde en tilsvarende mulighed for en lokal tilstedeværelse i Kongens Enghave-området foreslås det, at der i fællessekretariatsbudgettet afsættes 30.000 kr. om året til betaling for en arbejdsplads i Karens Minde, som inkluderer adgang til både store og små mødelokaler, vand, varme, el, rengøring m.v.

 

Ansættelse af en sekretariatsleder samt overhead

Ud over en fælles officiel adresse indfries betingelsen om et sekretariatsfællesskab for Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg ved, at der ansættes en leder af fællessekretariatet, som har ansvaret for budget og personale for begge lokaludvalg. Ifølge aftale med de faglige organisationer, skal lederen af sekretariatet aflønnes som specialkonsulent. Der afsættes derfor 550.000 kr. til løn, pension m.v. 

 

Ud over midler til løn koster det at etablere en arbejdsplads. I budgettet er der derfor afsat midler til overhead, hvilket dækker over udgiften til etablering af en arbejdsplads til lederen, som bl.a. indeholder en IT-arbejdsplads, hjemmearbejdsplads, efteruddannelse, lønadministration og personaleadministration.

 

Der er ikke p.t. forhandlet en kontrakt færdig med Koncernservice, som er leverandøren af de forskellige ydelser, som en arbejdsplads stiller krav om. På baggrund af tidligere kontrakter antages det, at en arbejdsplads koster ca. 100.000 kr.

 

 

ADSL-opkobling til lokaludvalgsmedlemmer

Borgerrepræsentationen godkendte den 14. juni 2006, at lokaludvalgene i København kan beslutte, at medlemmerne af et lokaludvalg får tilbud om installation af internetopkobling med tilhørende abonnement samt virusprogram på hjemmeadressen. Udgiften hertil skal tages af lokaludvalgets egne sekretariatsmidler.

 

Med baggrund i ovenstående er der i budgettet afsat 200.000 kr. til internetopkobling m.v. til medlemmer af Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg, hvilket tilsammen udgør 46 personer.

 

Som udgangspunkt koster en ADSL-opkobling pr. person pr. måned ca. 300 kr. Hertil kommer så udgifter til virusprogram. Erfaringen fra andre bydele viser dog, at det ikke er alle i et lokaludvalg, som ønsker en betalt ADSL-opkobling, f.eks. fordi at de i forvejen har en arbejdsgiverbetalt opkobling. Det kan derfor vise sig, at beløbet på 200.000 kr. er sat lidt for højt.

 

Udgifter til sekretariat, møder, annoncer m.v.

Der er i budgettet afsat midler til diverse sekretariatsudgifter, mødeforplejning, annoncer og trykkeudgifter. Der er afsat 49.000 kr. til sekretariatsudgifter, som dækker over udgifter til papir, porto, kuverter, telefon m.v. Der er afsat 30.000 kr. til afholdelse af de to lokaludvalgs møder. I Karens Minde og i Demokratihuset er det gratis at låne mødesalen, hvis man i forvejen er fast lejer. Udgiften skal derfor kun dække f orplejningsudgifter. Endeligt er der afsat 200.000 kr. til informationsaktiviteter til de to lokaludvalg, hvilket dækker over udgifter til annoncering af møder, diverse trykkeudgifter og evt. hjælp til opsætning af hjemmesiden.

 

Netværksmedarbejder i sekretariatet

Ud over lederen af sekretariatet foreslås det, at der ansættes en medarbejder mere i sekretariatet – en netværksmedarbejder. Det foreslås, at netværksmedarbejderen ligesom lederen ansættes på fuld tid med delt finansiering af Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg. Lederen og netværksmedarbejderen kan herved udgøre grundstammen i sekretariatet, som skal varetage sekretariatsbetjeningen af de to lokaludvalg samt udvikling og vedligeholdelse af netværkene i henholdsvis Vesterbro og Kongens Enghave området. I forhold til den daglige arbejdstilrettelæggelse foreslås det, at sekretariatet drøfter med formandskabet, hvordan arbejdet kan tilrettelægges mest hensigtsmæssigt. Bl.a. kan det overvejes, om hvert lokaludvalg bør have hver sin kontaktperson. 

 

Hvis begge lokaludvalg vedtager at ansætte en netværksmedarbejder på fuld tid med delt finansiering, vil Center for Borgerservice i Økonomiforvaltningen, som er ansættelsesmyndighed, undersøge mulighederne for at ansætte en person i den pågældende stilling blandt de ansøgere, der har søgt stillingen som leder af sekretariatet for Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg.

 

I forlængelse heraf foreslås det, at Vesterbro Lokaludvalgs/Kongens Enghaves ansættelsesudvalg, som blev nedsat på forrige ordinære møde, også medvirker til at vurdere ansøgerne i forbindelse med ansættelse af en netværksmedarbejder.

 

Udgiften til en fuldtids netværksmedarbejder fremgår af nedenstående:

 

Udgiftspost	Årsbudget i kr.
Løn til netværksmedarbejder	450.000
Overhead	100.000
I alt	550.000
Udgift til hvert lokaludvalg	275.000

 

Finansiering af en netværksmedarbejder kan ske gennem brug af de puljemidler som Borgerrepræsentationen har afsat til Vesterbro Lokaludvalg/Kongens Enghave Lokaludvalg.

 

Inden der anvendes puljemidler, skal netværksmedarbejderens i den udstrækning det lader sig gøre, finansieres af evt. rest-midler fra fællessekretariatets budget.

 

 

ØKONOMI

Fællessekretariatet finansieres af sekretariatsmidler til Vesterbro Lokaludvalg og Kongens Enghave Lokaludvalg. Hvert udvalg har af Borgerrepræsentationen i 2007 fået det, som svarer til 614.500 kr. årligt i sekretariatsmidler. Tilsammen råder de to lokaludvalg over 1.229.000 kr. i sekretariatsmidler på helårsbasis.

 

Sekretariatsmidlerne er givet som driftsmidler og bevillingen er anvist på Økonomiudvalgets bevilling, økonomisk forvaltning, drift, funktion 6.45.51.1.

 

Det foreslås, at der afsættes 550.000 kr. til ansættelse af en netværksmedarbejder på fuld tid med delt finansiering. Netværksmedarbejderen finansieres i første omgang af rest-midler fra fællessekretariatsbudgettet og dernæst af puljemidlerne for Vesterbro Lokaludvalg /Kongens Enghave Lokaludvalg. Som en garanti skal det fulde beløb afsættes i form af puljemdiler. Vedtager begge Lokaludvalg at afsætte optil 275.000 kr. af puljemidlerne, kan der ansættes en fuldtidsnetværksmedarbejder, hvor den samlede udgift incl. overhead kan beløbe sig til 550.000 kr.

 

Ifølge kommissoriet for lokaludvalg skal puljemidler bruges til tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet. Der er i 2007 afsat 2.350.000 kr. for et normalt år til Vesterbro Lokaludvalg og 1.040.000 kr. for et normalt år til Kongens Enghave.

 

Puljemidlerne er givet som driftsmidler og bevillingen er anvist på Økonomiudvalgets bevilling, økonomisk forvaltning, drift, funktion 6.45.51.1.