Beslutning om afsættelse af midler til Valg til lokaludvalg 2018

Indstilling

Formanden indstiller til Vesterbro Lokaludvalg:

1. at lokaludvalget drøfter valgmødet, hvor der vælges nyt lokaludvalg.

2. At lokaludvalget afsætter 30.000 kr. til afholdelse af de aktiviteter, lokaludvalget sætter i gang.

Problemstilling

Der afholdes valg til lokaludvalgene hvert 4 år efter kommunalvalget. Borgerrepræsentationen skal udpege et medlem og to suppleanter fra hver af de politiske partier, der ved kommunalvalget blev repræsenteret i Borgerrepræsentationen. Borgerrepræsentationen skal desuden udpege et antal medlemmer, der repræsenterer lokale foreninger, brugerbestyrelser på skole- idræts- ældre- og daginstitutionsområdet og lignende, som forestår eller deltager i lokale aktiviteter i bydelen.Det samlede antal medlemmer skal være 23.

Løsning

Formanden foreslår, at lokaludvalget drøfter og træffer beslutning om:

• Hvordan det sikres, at alle foreninger mv., som er aktive på Vesterbro, bliver gjort bekendt med valgmødet den 20. februar 2018.
• Hvordan det sikres, at det nye lokaludvalg får en bred repræsentation af foreninger mv., som er aktive på Vesterbro. Valgmødet den 20. februar 2018 skal beslutte hvilke interessegrupper, der skal være repræsenteret i lokaludvalget, før det vælger lokaludvalgets nye medlemmer blandt de kandidater, der måtte være. Valgmødets beslutning om interessegrupper kan træffes på grundlag af forslag fra såvel Økonomiforvaltningen som det nuværende lokaludvalg.
• Om lokaludvalget selv skal lave et forslag til valggrupper til valgmødet.
• At der afsættes 30.000 kr.til afholdelse af aktiviteter, der skal gøre foreninger mv. på Vesterbro opmærksomme på valgmødet og motivere foreningernes medlemmer til at deltage på valgmødet.
• Om lokaludvalget har særlige ønsker til, hvem der skal være ordstyrer på valgmødet

Økonomi

Økonomiforvaltningen gennemfører og betaler den centrale kommunikation om valg til lokaludvalgene. De forskellige lokaludvalg kan beslutte at betale for lokal kommunikation og andre aktiviteter vedrørende valget til lokaludvalg i deres egen bydel. 

Valgmødet den 20. februar 2018 betales af Økonomiforvaltningen.

De 30.000 kr. der indstilles afsat til lokale aktiviteter og den lokale kommunikationsindsats i forbindelse med valget, tages fra lokaludvalget ikke disponerede puljemidler. Vesterbro Lokaludvalg har fået udlagt 1.532.000 kr til selvstændig varetagelse i 2017. Heraf er der afsat 850.000 kr. til Vesterbropuljen og 100.000 kr. til Lillepuljen.

Videre proces

Efter lokaludvalgsmødet i september, arbejder sekretariatet med at opdatere foreningslister og med tilmeldingsskemaer og andre former for direkte kommunikationen med foreningerne i bydelen.

Det er dog vigtigt at kommunikationen ikke blandes for meget sammen med valgkampen til Kommunalvalg 2017, der finder sted den 21. november 2017.

Sekretariatet står i samarbejde med de øvrige lokaludvalgssekretariater for:

• Opdatering af foreningsdatabase (sendes til lokaludvalgets medlemmer og suppleanter til bemærkninger første uge af november)

• Udsendelse af invitationer til valgmødet (sendes i uge 48)

• Annoncering af valgmødet i lokale medier samt annoncering på plakatstandere i uge 48

• Modtagelse af tilmeldinger og kontrol af foreningstilhørsforhold.

• Forberedelse og afholdelse af selve valgmødet

• Aftale med ordstyrer