Lokalstival 2016

Indstilling

Formanden foreslår Vesterbro Lokaludvalg,

1. at beslutte at fortsætte traditionen med Lokalstival og afholde Lokalstival igen i 2016

2. at afsætte 138.000 kr. af puljemidlerne til Lokalstival 2016

3. at nedsætte to arbejdsgrupper til at forberede og afvikle festivalen; én til den overordnede planlægning og afvikling og én til planlægning og afvikling af aktiviteter i Lokaludvalgsteltet.

Problemstilling

Det foreslås, at Vesterbro Lokaludvalg afholder Lokalstival på Otto Krabbes plads søndag d. 4. september 2016 (første søndag i september).
Lokalstival har vist sig, at være en god mulighed for mødet mellem Vesterbro Lokaludvalg og borgerne på Vesterbro.

Formålet med festivalen er at inddrage vesterbroerne i lokaludvalgets arbejde. I år med særligt fokus på bydelsplanen.

Tanken er at bruge et af teltene til at give vesterbroerne muligheden for møde Lokaludvalget. 

I forbindelse med evalueringen af Lokalstival 2015 besluttede Lokaludvalget følgende anbefalinger:

• At der fra starten øremærkes penge til aktiviteter i teltet.
• At arbejdet med hvad Lokaludvalgets telt skal indeholde starter tidligere.
• At der nedsættes en særskilt arbejdsgruppe til at drøfte, hvad teltet skal indeholde. F.eks. Hvilke Lokaludvalgs-projekter man ønsker bliver præsenteret og drøftet med de besøgende.  Arbejdsgruppen kan bestå af et antal Lokaludvalgsmedlemmer, som får tilknyttet en sekretariatsmedarbejder.
• At gruppen også kan arbejde med kommunikationen i fht. Lokaludvalgets synlighed på dagen. 
• At der laves en PR-køreplan, hvor det tidligt bliver afklaret, hvem der står for hvad, hvilken strategi man har mv.  

Se endvidere projektskabelonen.

Løsning

Vesterbro Lokaludvalg,
1. beslutter at fortsætte traditionen med Lokalstival og afholde Lokalstival igen i 2016
2. afsætter138.000 kr. af puljemidlerne til Lokalstival 2016
3. nedsætter to arbejdsgrupper til at forberede og afvikle festivalen; én til den overordnede planlægning og afvikling og én til planlægning og afvikling af aktiviteter i Lokaludvalgsteltet.

Økonomi

Der bevilges 138.000 kr. til projektet. Områdefornyelsen Centrale Vesterbro skyder 32.000 kr. i projektet.

Midlerne tages fra lokaludvalget ikke disponerede puljemidler. Vesterbro Lokaludvalg har i 2016 1.505.000 kr. i puljemidler. Lokaludvalget besluttede på det ordinære møde i december at disponere 850.000 kr. af disse i Vesterbropuljen, hvorfra foreninger, borger m.v. kan ansøge om midler til projekter der gavner bydelen og/eller bydelens borgere.

Af de resterende 655.000 kr. har lokaludvalget disponeret 137.000 kr. i egne projekter, hvilket giver 518.000 kr. i ikke disponerede midler, hvorfra midlerne til dette projekt vil tages.

Sekretariatet understreger vigtigheden af:
At fakturaer kommer elektronisk. Både fordi det er Københavns Kommunes politik, og fordi alt andet giver uhensigtsmæssigt meget ekstra arbejde for sekretariatet.
At sekretariatet i god tid adviseres om alle fakturaer, der kan forventes at indkomme, inkl. når et bands medlemmer sender særskilte fakturaer, herunder at sekretariatet modtager alle aftaler der indgås, så der er et sammenligningsgrundlag med fakturaen og så alle dokumenter m.v. journaliseres sammen.
At den kommunale indkøbsordning bruges såvidt varen eller ydelsen kan findes her. Sekretariatet er naturligvis behjælpeligt.

Videre proces

De to arbejdsgrupper, der nedsættes på mødet, arbejder videre med projektet.