Mødedato: 19.06.2013, kl. 18:00
Mødested: DGI-Byen, mødelokale 3 på DGI-byens hotel
Vesterbros Gader - status
Vesterbro Lokaludvalg har afsat 175.000 kr til at afholde byrumskonkurrencen Vesterbros Gader igen i 2013
Indstilling og beslutning
Formanden indstiller
1. at Vesterbro Lokaludvalg drøfter forløbet af Vesterbros Gader hidtil
2. at Vesterbro Lokaludvalg drøfter uoverensstemmelsen mellem projektansvarlig fra Lokaludvalget, Bettina Porsild, og sekretariatet i forhold til arbejdsfordelingen
1. at Vesterbro Lokaludvalg drøfter forløbet af Vesterbros Gader hidtil
2. at Vesterbro Lokaludvalg drøfter uoverensstemmelsen mellem projektansvarlig fra Lokaludvalget, Bettina Porsild, og sekretariatet i forhold til arbejdsfordelingen
Problemstilling
Vesterbro Lokaludvalg besluttede på møde den 20. februar 2013 at afholde Vesterbros Gader igen i 2013, der blev afsat 175.000 kr til projektet. I projektskabelonen blev det anført at forventningerne til sekretariatet var:
I timebudgetplanen, som Lokaludvalget i forbindelse med årsplanlægningen har fået til orientering, står der, at sekretariatet beregner et timeforbrug på 133 timer til projektet.
Der er efterfølgende opstået en uoverensstemmelse mellem sekretariatet og den projektansvarlige Bettina Porsild. Sekretariatet mener, at det på møde mellem Bettina Porsild og sekretariatslederen, den 18. marts 2013, blev aftalt at sekretariatet skulle ind over web,’åbnings’event, og jurymøde. Og hertil bistå med information og kommunikation til Lokaludvalget og generel regnskabsføring. Bettina Porsild mener, at det også blev aftalt, at sekretariatet også skulle ind over afholdelse af visionsværkstedet den 26. juni 2013.
Sekretariatet har mandag den 10. juni 2013 meddelt Bettina Porsild, at sekretariatet ikke kan indgå i afholdelsen af Visionsværkstedet, da der ikke er timer til det. Dels mener sekretariatet ikke, at det var en del af aftalen, og dels har sekretariatet allerede brugt de budgetterede timer til projektet. Sekretariatet skrev samtidig:
I de ovenstående 133 timer har jeg medregnet brevene til deltagerne i konkurrencen og regnskabsføring for hele projektet. Derudover vil jeg også gerne holde et sparringsmøde med dig ifht. visionsværkstedet, hvis du kan bruge det til noget? Og jeg vil gerne tilbyde at stå for indhentning af tilladelse til det og indkøb, såfremt vi allerede i morgen kan aftale, hvad der skal bruges og hvor/hvornår det skal være.
Projektansvarlig og medlem af Lokaludvalget, Bettina Porsild, er utilfreds med dette, og har bedt om at sagen tages op på Lokaludvalgsmødet.
Status på Vesterbros Gader hidtil
Medlem af Vesterbro Lokaludvalg, Bruno Anders Schwede, der også er medlem af juryen i Vesterbros Gader konkurrencen har bedt om at Vesterbro Lokaludvalg tager en drøftelse af forløbet med Vesterbros Gader og i særlig grad afviklingen af jurymødet den 6. juni 2013.
| Projektet kræver ikke et tidsforbrug fra sekretariatets side udover hvad sekretariatet allerede har fremlagt i tidligere timebudget plan - i forhold til Vesterbros Gader. Sekretariatets involvering vil muligvis blive mindre end forventet, i og med at KFBU/Bettina vil gå udvidet ind i Vesterbros Gader. Omvendt vil sekretariatet være ansvarlig for den samlede regnskabsføring (ekslusiv Supertankers Urban Proces Design, med undtagelse af materialer). |
Der er efterfølgende opstået en uoverensstemmelse mellem sekretariatet og den projektansvarlige Bettina Porsild. Sekretariatet mener, at det på møde mellem Bettina Porsild og sekretariatslederen, den 18. marts 2013, blev aftalt at sekretariatet skulle ind over web,’åbnings’event, og jurymøde. Og hertil bistå med information og kommunikation til Lokaludvalget og generel regnskabsføring. Bettina Porsild mener, at det også blev aftalt, at sekretariatet også skulle ind over afholdelse af visionsværkstedet den 26. juni 2013.
Sekretariatet har mandag den 10. juni 2013 meddelt Bettina Porsild, at sekretariatet ikke kan indgå i afholdelsen af Visionsværkstedet, da der ikke er timer til det. Dels mener sekretariatet ikke, at det var en del af aftalen, og dels har sekretariatet allerede brugt de budgetterede timer til projektet. Sekretariatet skrev samtidig:
I de ovenstående 133 timer har jeg medregnet brevene til deltagerne i konkurrencen og regnskabsføring for hele projektet. Derudover vil jeg også gerne holde et sparringsmøde med dig ifht. visionsværkstedet, hvis du kan bruge det til noget? Og jeg vil gerne tilbyde at stå for indhentning af tilladelse til det og indkøb, såfremt vi allerede i morgen kan aftale, hvad der skal bruges og hvor/hvornår det skal være.
Projektansvarlig og medlem af Lokaludvalget, Bettina Porsild, er utilfreds med dette, og har bedt om at sagen tages op på Lokaludvalgsmødet.
Status på Vesterbros Gader hidtil
Medlem af Vesterbro Lokaludvalg, Bruno Anders Schwede, der også er medlem af juryen i Vesterbros Gader konkurrencen har bedt om at Vesterbro Lokaludvalg tager en drøftelse af forløbet med Vesterbros Gader og i særlig grad afviklingen af jurymødet den 6. juni 2013.
Løsning
Det foreslås at Vesterbro Lokaludvalg drøfter afviklingen af Vesterbros Gader 2013
Beslutning
Indstillingen blev drøftet.
Lokaludvalget besluttede at være mere opmærksomme på processen og engagementet fra det samlede Lokaludvalg, når store projekter sættes i søen. Samt, at det tidligt i processen skal forventningsafstemmes med sekretariatet, hvem der laver hvilke opgaver og hvilke forventninger, der er til sekretariatet.
Lokaludvalget besluttede at være mere opmærksomme på processen og engagementet fra det samlede Lokaludvalg, når store projekter sættes i søen. Samt, at det tidligt i processen skal forventningsafstemmes med sekretariatet, hvem der laver hvilke opgaver og hvilke forventninger, der er til sekretariatet.