A-sag: Beslutning om arbejdsgrupper og drøftelse af lokaludvalgets organisering

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg tager en indledende drøftelse af arbejdsgrupper under lokaludvalget jf. løsningsafsnittet.
2. at Vanløse Lokaludvalg tager beslutning om, midlertidig at forlænge de nuværende arbejdsgrupper jf. løsningsafsnittet gældende frem til ordinært møde juni 2022.
3. at Vanløse lokaludvalg beslutter at nedsætte en puljegruppe bestående af lokaludvalgsmedlemmer og suppleanter.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har mulighed for at nedsætte en række arbejdsgrupper og/eller ad hoc grupper, der arbejder med forskellige emner eller specifikke projekter/sager, afhængig af interesse og de givne ressourcer. Undergrupper under lokaludvalget har ingen beslutningskompetence, men kan forbehandle sager og projekter, som herefter forelægges til beslutning i lokaludvalget. Medlemmer, suppleanter og interesserede borgere har alle mulighed for at deltage i arbejdsgrupperne.

Alle arbejdsgrupper skal have en tovholder, der er medlem af Vanløse Lokaludvalg. Det har været kutyme, at tovholderen sammen med sekretariatet har udarbejdet og udsendt dagsordenen for de faste arbejdsgruppemøder. Arbejdsgruppen vælger selv sin tovholder med efterfølgende orientering af lokaludvalget.

Sekretariatet har mulighed for at betjene et vist antal faste arbejdsgrupper i forhold til de givne medarbejderressourcer. På den baggrund vil der blive lagt vægt på, at arbejdsgruppen er bestående af minimum af 4-5 personer og arbejder med konkrete sager og/eller projekter, således at man sikrer, at de fornødne medlemsressourcer til at drive en arbejdsgruppe også er tilstede.

Lokaludvalget har også mulighed for at nedsætte ad hoc grupper, der arbejder med et enkeltstående projekt eller emne. Disse kan få sekretariatsbetjening efter aftale, afhængig af behov i fht. det givne projekt/emne der arbejdes med.

Lokaludvalget beslutter selv, hvilke arbejdsgrupper det vil nedsætte. Fordelingen kan til enhver tid ændres, ligesom nye arbejdsgrupper kan nedsættes senere hen. Det tidligere lokaludvalg havde følgende faste arbejdsgrupper, der har mødtes cirka en gang om måneden: Trafik og Plan, Natur og Miljø, Kultur og Fritid, Social og Sundhed samt Børn og Unge.
Herudover har lokaludvalget haft en borgerpanel-arbejdsgruppe, der har understøttet lokaludvalgets arbejde i forbindelse med borgerpanelsundersøgelser. 

På lokaludvalgets hjemmeside står arbejdsgrupperne nærmere beskrevet: https://www.vanloeselokaludvalg.kk.dk/vores-arbejde/arbejdsgrupper 

Puljegruppe
Ud over de almindelige arbejdsgrupper har Vanløse Lokaludvalg også haft en puljegruppe.  Puljegruppen forbehandler puljeansøgningerne til lokaludvalget og laver en indstilling til, hvad den foreslår, at lokaludvalget skal beslutte, samt en saglig begrundelse herfor på baggrund af de gældende retningslinjer. Da der kan være personfølsomme oplysninger og andre fortrolige oplysninger i ansøgningerne, er det kun lokaludvalgsmedlemmer og suppleanter, der kan deltage i puljegruppen, da medlemmer og suppleanter som del af lokaludvalgsarbejdet er underlagt tavshedspligt.

Løsning

Vanløse Lokaludvalg tager i dette møde en indledende drøftelse af formål og fokus for arbejdsgrupper under lokaludvalget, herunder hvilke særlige tematikker, der er vigtige at drøfte på det kommende heldagsseminar. De lokaludvalgsmedlemmer, der ikke kan deltage på seminaret, kan komme med kommentarer og forslag til organisering af lokaludvalgets arbejdsgrupper under dette dagsordenspunkt eller sende dem til sekretariatet inden seminaret den 7. maj. 

På lokaludvalgets heldagsseminar lørdag den 7. maj får lokaludvalget mulighed for en videre drøftelse af organisering af lokaludvalgsarbejdet, herunder arbejdsgrupper, og i forhold til det kommende bydelsplansarbejde. Her vil lokaludvalget få bedre tid til at konkretisere forslag f.eks. i forhold til temaer, mødekadence, ønske om sekretariatsbetjening m.v.

Lokaludvalgets drøftelser om nedsættelse af arbejdsgrupper skal udmunde i en opsamling og en beslutning om nedsættelse af arbejds- eller temagrupper på lokaludvalgets ordinære møde i juni. 

Vanløse lokaludvalg beslutter, at de faste arbejdsgrupper Trafik og Plan, Natur og Miljø, Kultur og Fritid, Social og Sundhed, Børn og Unge samt borgerpanelarbejdsgruppen midlertidig forlænges gældende frem til ordinært møde i juni 2022 samt at der udpeges en tovholder for hver arbejdsgruppe.

Vanløse Lokaludvalg beslutter at nedsætte en puljegruppe, gerne med minimum 5-6 personer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler.

Videre proces

Vanløse Lokaludvalg drøfter sin organisering af lokaludvalgsarbejdet, herunder arbejdsgrupper, på heldagsseminar lørdag den 7. maj, hvilket forventes at udmunde i en indstilling på lokaludvalgsmødet den 16. juni 2022. 

Sekretariatet indkalder puljegruppen til dets første møde. 

Er man interesseret i at deltage i de midlertidige faste arbejdsgrupper eller modtage dagsordner og referater fra møderne, så giv gerne sekretariatet besked. Arbejdsgrupperne mødes på følgende datoer: 

Trafik og Plan: 4. maj kl. 17-19, 1. juni - forventes flyttet til 2. juni kl. 17-19

Natur og Miljø: 2.maj kl. 16-18, 30. maj kl. 16-18

Kultur og Fritid: 4. maj kl. 17-18.30, 1. juni kl. 17-18.30

Social og Sundhed: 2.maj kl. 14.30-16, 30. maj kl. 14.30-16

Børn og Unge: 5. maj kl. 16.30-18, 2. juni kl. 16.30-18