A-sag: Godkendelse af Årsplan 2019

Beslutning

Vanløse Lokaludvalg besluttede i ordinært møde den 27. september 2018 at afholde et fremtidsseminar søndag den 18. november 2018, og at arbejdsgrupperne skal melde emner/bidrag ind til fremtidsseminaret, herunder hvad de ønsker at arbejde med i det næste år.

Vanløse Lokaludvalg besluttede, at en arbejdsgruppe i samarbejde med sekretariatet skulle planlægge fremtidsseminaret, og at arbejdsgruppen bestod af Jens Askov, Peter Haahr, Per Stengade, Jørn Kofod og Bent Christensen.
https://www.kk.dk/indhold/vanlose-lokaludvalgs-modemateriale/27092018/edoc-agenda/731c81a7-f67f-4cd3-bbc0-b2b8a1754934/eeb99542-132c-49fd-bcb6-a7748fc97af8

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg drøfter og godkender årsplan 2019.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg afholdt i efteråret 2018 et fremtidsseminar, der blev planlagt af en ad hoc-gruppe bestående af Jens Askov, Peter Haahr, Per Stengade, Jørn Kofod og Bent Christensen. På fremtidsseminaret drøftede lokaludvalget, hvilke emner og fokusområder, man ønsker at arbejde med i 2019. På den baggrund har arbejdsgrupperne hver i sær drøftet og fremlagt fokusområder og projekter, de vil arbejde med, hvilket har været drøftet og godkendt i lokaludvalget.

Den nedsatte ad hoc-gruppe har siden, sammen med sekretariatet, drøftet og udarbejdet et forslag til, hvordan man bedst muligt kan koordinere de forskellige indsatser igennem en årsplan, der kan anvendes på tværs af arbejdsgrupper til at give et overblik over de ressourcer, der er blandt udvalgsmedlemmer og i sekretariatet. 

Tidligere har lokaludvalget udarbejdet lister over planlagte projekter, men de har ikke været brugt som et aktivt arbejdsredskab. Derfor foreslås det, at man arbejder med en kalenderform med et overblik over lokaludvalgets projekter, arbejdsgruppemøder, lokaludvalgsmøder samt en tydeliggørelse over forberedelsen af de ressourcekrævende projekter og sekretariatets driftsopgaver. Dette for at give et bedre overblik ved planlægning af nye projekter. Årskalenderen vil holdes opdateret af sekretariatet.

Vedhæftede bilag er et eksempel på, hvordan en sådan årskalender kan se ud. Den vedhæftet årskalender er ikke fuldt ud opdateret, men den illustrerer med farvekoder, hvornår sekretariatet er særligt optaget ved projekter eller driftsopgaver (eksemplificeret ved Årstidsfest og dagsordensudsendelser). Ligeledes er det ikke alle godkendte projekter, hvor datoen er fastlagt. Disse projekter er listet under kalenderen. 

Løsning

Vanløse Lokaludvalg drøfter og godkender formatet på årsplan 2019.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs midler.

Videre proces

Ad hoc-gruppen og sekretariatet opdaterer den fremlagte årsplan og sender den ud til lokaludvalget og lokaludvalgets arbejdsgrupper. Sekretariatet holder årskalenderen opdateret. I slutningen af året vil ad hoc-gruppen og sekretariatet evaluere årsplanen - herunder om den er blevet taget i brug af lokaludvalgsmedlemmer, og hvorvidt den indeholder de oplysninger, der efterspørges fra lokaludvalget.