B-sag: Orientering om regnskab for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler 2018

Indstilling

Formanden indstiller:  

1. At Vanløse Lokaludvalg tager regnskab for puljemidler 2018 til efterretning.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har af Københavns Borgerrepræsentation fået til opgave at udmønte en pulje til tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet. Puljemidler tildeles byens 12 lokaludvalg efter en fordelingsnøgle baseret på det aktuelle indbyggertal og justeres løbende.

Regnskab for lokaludvalgets puljemidler

Vanløse Lokaludvalg havde i 2018 et samlet puljebudget på 1.451.000 kr. Lokaludvalget har samlet udbetalt 1.281.650 kr.

Lokaludvalget har i 2018 anvendt en del af puljemidlerne til egne projekter. Den resterende del af puljemidlerne er blevet administreret i en Vanløsepulje, hvor borgere, foreninger mv. har kunnet søge om midler til projekter, der gavnede bydelen. Lokaludvalget er løbende blevet orienteret om puljedisponeringen for både interne og eksterne projekter.

Bilag 1-4 viser forbruget af puljemidler i 2018; en oversigt over fordelingen af puljemidler i hhv. Vanløsepuljen og lokaludvalgets egne projekter, en oversigt over budget og endeligt forbrug for alle lokaludvalgets egne projekter, en oversigt over ansøgninger, der fik bevilget støtte fra Vanløsepuljen i 2018, hvoraf der fremgår bevilget beløb og endeligt forbrug for disse, samt en rapport over status på ansøgninger og ansøgere i 2018.

Overordnet viser rapporten (Bilag 4), at der har været et fald af ansøgninger og ansøgere til Vanløsepuljen fra 2015 til 2018. I 2018 modtog Vanløsepuljen 48 ansøgninger, hvilket er et fald på 13 % i ansøgninger fra 2017. 34 ansøgere stod bag de 48 ansøgninger i 2018 (enkelte ansøgere har sendt mere end en ansøgning til Vanløsepuljen), hvilket er et fald på 13 % også i antallet af ansøgere fra 2017. Puljegruppen er opmærksom på dette fald af ansøgninger og ansøgere, og i 2019 er der blevet sat penge af til forskellig annoncering for Vanløsepuljen. Puljegruppen og sekretariatet har med annonceringen indtil nu oplevet en forøget interesse for Vanløsepuljen i 2019.

Sekretariatets løbende økonomistyring

Når lokaludvalget godkender en projektbeskrivelse og afsætter midler til et projekt i regi af udvalget, har sekretariatet, medmindre andet eksplicit er aftalt, ansvar for løbende at holde styr på, at det godkendte budget overholdes, og at alle regninger betales. Der aflægges ikke direkte regnskaber til lokaludvalget for de enkelte projekter, men typisk bliver det endelige forbrug på det enkelte projekt drøftet med den relevante projekt- eller arbejdsgruppe i forbindelse med en evaluering. Vedlagt som Bilag 5 er en samlet oversigt over budget og endeligt forbrug for alle lokaludvalgets projekter i 2018.

Københavns kommunes godkendelse af regnskabet, og krav til løbende økonomistyring

Som en del af Københavns Kommune er lokaludvalgets puljemidler underlagt kommunens revision. Økonomiforvaltningen stiller desuden en række løbende krav til sekretariatets kontrol og arbejde med puljemidlerne, herunder skal minimum 10 % af de projekter, der får bevilget midler fra Vanløsepuljen, indkaldes til stikprøvekontrol. Derudover stilles der i forbindelse med indkøb til interne projekter, krav om, at lokaludvalget overholder Københavns Kommunes forpligtende indkøbsaftaler på områder, hvor disse er indgået.

Bilag 6 er en redegørelse til Økonomiforvaltningen for den løbende kontrol af puljemidler, en redegørelse for stikprøvekontrol 2018, samt sekretariatets redegørelse for behandlingsprocedure og anvendelse af puljemidler.

Løsning

Vanløse Lokaludvalg tager regnskab for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler 2018 til efterretning.

Økonomi

Regnskabet for Vanløse Lokaludvalgs brug af puljemidler indgår som en del af Københavns Kommunes samlede regnskab, og overskydende midler indgår i Borgerrepræsentationens forhandlinger om fordeling af overskydende midler fra 2018, den såkaldte overførselssag.

Vanløse Lokaludvalg havde i 2018 et samlet puljebudget på 1.451.000 kr. Lokaludvalget har samlet udbetalt 1.281.650 kr., hvilket svarer til et mindreforbrug på ca. 12 %.

Videre proces

Regnskabet er indsendt til intern kontrol og gennemgang i regnskabsafdelingen.