Beslutning om afholdelse af fremtidsseminar
Tidligere beslutninger
Vanløse Lokaludvalg besluttede at afholde en arbejdsdag og efterfølgende et fremtidsseminiar i ordinært møde den 19. april 2018:
1. Vanløse Lokaludvalg drøftede indholdet af lokaludvalgets arbejdsdag den 5. maj 2018 kl. 10-17, og der indkaldes suppleanter for medlemmerne.
2.Vanløse Lokaludvalg besluttede at nedsætte en ad hoc gruppe med Jens Askov og Peter Haahr til at planlægge det nærmere program i samarbejde med sekretariatet.
3. Vanløse Lokaludvalg besluttede at rykke fremtidsseminar til en weekend i november efter tilbagemelding fra medlemmerne til sekretariatet.
Se sagsfremstilling her: https://www.kk.dk/indhold/vanlose-lokaludvalgs-modemateriale/19042018/edoc-agenda/15bcbfcf-61c8-453c-9338-0814cb94e719/9ac5e040-a535-4eee-8b76-19be1461e635
Indstilling
Formanden indstiller,
1. At Vanløse Lokaludvalg beslutter at afholde et fremtidsseminar med overnatning den 17.-18. november 2018 eller et en-dags seminar den 17. eller den 18. november 2018.
2. At Såfremt Vanløse Lokaludvalg beslutter at afholde seminar med overnatning, garanteres alle lokaludvalgsmedlemmer deltagelse, hvorefter de resterende pladser tilbydes 1. suppleanter for medlemmer med afbud, og dernæst til samtlige suppleanter og medlemmer af arbejdsgrupperne, efter først til mølle-princippet, indtil 26 deltagere.
3. At Vanløse Lokaludvalg beslutter, hvad indholdet af seminaret skal fokusere på
4. At Vanløse Lokaludvalg beslutter, hvorvidt det selv ønsker at planlægge seminarets indhold
5. Vanløse Lokaludvalg beslutter at nedsætte en arbejdsgruppe til enten selv at planlægge seminaret eller at komme med input til sekretariatet vedr. indhold afhængig af beslutning under 4. at-punkt.
Problemstilling
Vanløse Lokaludvalg besluttede i april 2018 at afholde et fremtidsseminar en weekend i november 2018. På den baggrund har sekretariatet sendt en mail ud til samtlige medlemmer om mulige datoer for afholdelse. Sekretariatet har modtaget 17 tilkendegivelser på de to weekender, den 3.-4. og den 17.-18. november 2018.
3. november: 11 medlemmer
4. november: 8 medlemmer
17. november: 12 medlemmer
18. november: 13 medlemmer
Flere lokaludvalgsmedlemmer har i den sammenhæng tilkendegivet, at man ønsker eller kun har mulighed for at deltage i endagsarrangementer, samt at deltagerkredsen bør udvides for at sikre, at flere kan bakke op om lokaludvalgsarbejdet såsom suppleanter og arbejdsgruppemedlemmer.
Da fremtidsseminarer og andre interne arrangementer afholdes for sekretariatsmidler, vil det ikke være muligt at afholde et weekendseminar med overnatning for et ubegrænset antal deltagere (maks. 26) i modsætning til et endagsarrangement, hvor stedet kan vælges ud fra antallet af deltagere, og kan afsluttes med en fælles middag.
Vanløse Lokaludvalg skal fastlægge indholdet for fremtidsseminaret, baseret dels på deltagerkredsen, dels ud fra den tid, der vil være til rådighed, da man ikke nå det samme på en dag, som man kan på 1½ dag. Afhængig af hvem, der deltager, kan det indholdsmæssige omhandle anvendelsen af puljemidler, arbejdsgruppernes arbejde, strategiske prioriteringer, politiske fokusområder, årsplanlægning mv.
Lokaludvalget skal derudover tage stilling til, hvorvidt medlemmerne selv vil stå for planlægning og opfølgning, således som det blev besluttet, at en arbejdsgruppe stod for arbejdsdagen den 5. maj 2018, eller man ønsker, at sekretariatet står for planlægning, gennemførsel og opfølgning med input fra lokaludvalget/en arbejdsgruppe. Såfremt lokaludvalget selv står for planlægning af seminaret, vil der blive afsat færre medarbejdere fra sekretariatet til deltagelse i seminaret.
Der skal som minimum være 18 deltagere tilmeldt arrangementet for at sikre gennemførsel og forankring i lokaludvalgets arbejde fremover.
Løsning
Vanløse Lokaludvalg beslutter at afholde et fremtidsseminar med overnatning den 17.-18. november 2018.
Lokaludvalget beslutter at garantere alle lokaludvalgsmedlemmer deltagelse, hvorefter de resterende pladser tilbydes 1. suppleanter for medlemmer med afbud, og dernæst til samtlige suppleanter og medlemmer af arbejdsgrupperne efter først til mølle-princippet, indtil 26 deltagere.
Vanløse Lokaludvalg beslutter indholdet af seminaret, og hvorvidt det selv ønsker at planlægge seminarets indhold.
Lokaludvalget beslutter at nedsætte en arbejdsgruppe til enten selv at planlægge seminaret eller til at at komme med input til sekretariatet vedr. indhold afhængig af beslutning under 4. at-punkt.
Økonomi
Da fremtidsseminarer og andre interne arrangementer afholdes for sekretariatsmidler, vil det ikke være muligt at afholde et weekendseminar med overnatning for mere end maks. 26 deltagere. Sekretariatsmidlerne er Økonomiforvaltningens midler til drift af sekretariatet, dvs. mødeforplejning, udsendelser af dagsorden mv., herunder også udgifter i forbindelse med valg til Lokaludvalg.
Videre proces
Beslutning
1. Vanløse Lokaludvalg stemte om afholdelse af fremtidsseminar
for weekend seminar: 3 medlemmer, for et dags seminar: 14 medlemmer
Vanløse Lokaludvalg besluttede at afholde fremtidsseminar søndag den 18. november 2018
2. Vanløse Lokaludvalg besluttede, at medlemmer, suppleanter og aktive i arbejdsgrupperne inviteres til fremtidsseminaret.
3. Vanløse Lokaludvalg besluttede, at arbejdsgrupperne skal melde emner/bidrag ind til fremtidsseminaret, herunder hvad de ønsker at arbejde med i det næste år.
4. Vanløse Lokaludvalg besluttede, at en arbejdsgruppe i samarbejde med sekretariatet planlægger fremtidsseminaret.
5. Vanløse Lokaludvalg besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Jens Askov, Peter Haahr, Per Stengade og Jørn Kofod og Bent Christensen.