A-sag: Evaluering af temadrøftelser og mødeafvikling

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at fortsætte med opdeling af dagsorden  i A- og B-punkter

2. at Vanløse Lokaludvalg godkender tidsplan for mødet sammen med dagsorden for mødet

3. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at fortsætte med temadrøftelser

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har tidligere drøftet de ordinære møders afvikling, form og mulighederne for en øget debat på møderne. 

En vigtig del af lokaludvalgets mødeafvikling, som ikke er direkte reguleret af retningslinjer, er en fælles og løbende forventningsafstemning om god mødedisciplin. Hvordan sikrer man en god balance mellem, at de forskellige medlemmer har lyst til at byde ind og komme til orde, samtidig med, at alle ikke nødvendigvis skal ytre sig om alle sager, og at man ikke gentager det, der allerede er blevet sagt.

Dertil er det en grundlæggende god mødedisciplin, at man kommer til tiden, er velforberedt dvs. har læst mødematerialet og lytter til hinanden, samt holder den aftalte pause inden for de fastsatte 15 min.

Der blev nedsat en ad hoc-gruppe, der drøftede, hvordan man bedst muligt kan planlægge dagsordenen, prioritere sager og hvordan man kan få skabt en god debatkultur, hvor alle har lyst til at byde ind. På den baggrund besluttede lokaludvalget den 13. december 2019, at man i en periode ville arbejde med hhv. A- og B-sager, tidsplan for de enkelte dagsordenspunkter i mødet samt temadrøftelser om temaer af særlig interesse eller aktuelle emner.

Løsning

Opdeling i A og B-sager
Ad hoc-gruppen mener, at det går godt med opdeling i A- og B-sager og anbefaler, at man fortsætter med opdelingen.

Ad hoc-gruppen har efterfølgende drøftet, hvordan man kan orientere om arbejdsgruppernes sager, hvor det blev foreslået, at hvis arbejdsgrupperne gerne vil have en tilbagemelding fra lokaludvalget på en sag, melder man det ind til formandskabet, så det kan sættes på som selvstændigt orienterings-, drøftelses- eller beslutningspunkt, alternativt som temadrøftelse.

I helt ekstraordinære tilfælde, hvor sagen ikke har været behandlet i arbejdsgruppen, eller hvor der er sket en væsentlig udvikling i sagen, kan man bede om at få den behandlet i forbindelse med godkendelse af dagsorden i selve mødet. Det kræver dog, at alle tilstedeværende medlemmer godkender, at sagen gøres til et dagsordenspunkt. Skal lokaludvalget træffe beslutning om sagen, skal dagordenspunktet vurderes at være tilstrækkeligt oplyst.

Tidsplan for behandling af dagsordenspunkter
Ad hoc-gruppen foreslår, at tidsplanen for lokaludvalgsmødet godkendes sammen med godkendelse af dagsordenen.

Det foreslås, at tidsplanen sendes ud pr. mail om mandagen eller tirsdagen inden lokaludvalgsmødet om torsdagen, så medlemmerne har tid og mulighed for at forberede sig. På den måde vil der også være mulighed for, at medlemmerne kan foreslå ændring i tidsrammen, såfremt man vurderer, at en sag vil tage længere eller kortere tid.

Temadrøftelser
Arbejdsgruppen mener, at det går godt med temadrøftelser og anbefaler, at man fortsætter med dem. Derudover anbefales det, at arbejdsgrupperne, der melder temaforslaget ind, samler op og lægger op til, hvad/hvordan lokaludvalget evt. kan arbejde videre eller på anden måde konkludere på sagen.

Vedhæftet er bilag med oversigt over afholdte, planlagte og mulige temadrøftelser.

Ved foreslåede emner bedes den relevante arbejdsgruppe eller person, der har meldt emnet ind, om at kvalificere forslaget, så formål og indhold fremgår tydeligt, samt hvis der skal inviteres gæster. Der skal være en tovholder på temadrøftelsen, som kan være kontakt til sekretariatet i planlægning af drøftelsen.

Det er vigtigt, når man melder temadrøftelser ind, at man overvejer, hvorvidt temaet vil være mere velegnet til en arbejdsgruppedrøftelse eller en mere politisk drøftelse med inviterede BR-medlemmer frem for f.eks. embedsmænd.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs midler.

Videre proces

1. Vanløse Lokaludvalg besluttede at fortsætte med opdeling af dagsorden i A- og B-punkter

2. Vanløse Lokaludvalg besluttede, at tidsplan for mødet godkendes sammen med dagsorden for mødet

3. Vanløse Lokaludvalg besluttede at fortsætte med temadrøftelser