Godkendelse af kommunikationsstrategi og nye kommunikationstiltag

Indstilling

Forpersonen indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg drøfter og godkender kommunikationsstrategi for Vanløse Lokaludvalg 2024, jf. bilag.
2. at Vanløse Lokaludvalg beslutter, som konsekvens af kommunikationsstrategien, ikke at forsøge at opnå en ny og mere begrænset annonceaftale med lokalavisen, men benytter sig af de gældende ad hoc priser.
3. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at anvende 30.000 kr. i 2024-puljemidler fra synligheds- og informationspuljen til produktion af 2-4 korte film om lokaludvalgets arbejde og nedsætter en arbejdsgruppe hertil.

Problemstilling

På lokaludvalgets seminar i november 2023 blev der udtrykt ønske om at udarbejde en kommunikationsstrategi for at nå bredere ud og øge kendskabet til lokaludvalget, og der blev defineret en vision om at skabe mere handling, opnå politisk succes og en målsætning om at skabe større synlighed om lokaludvalgets arbejde.

På det ordinære møde 14. december 2023 blev der nedsat en arbejdsgruppe til at udarbejde en ny kommunikationsstrategi for lokaludvalget.

Kommunikationsstrategien beskriver kanalstrategi, udfordringer, målsætning og konkrete indsatser og har fokus på, hvor lokaludvalget gerne vil hen med fortællingen om det lokale arbejde i fremtiden. Udkast til kommunikationsstrategi 2024 er vedlagt som bilag.

Vanløse Lokaludvalg besluttede yderligere at bemyndige forpersonen til i samarbejde med sekretariatet at indgå en mindre og mere begrænset aftale med lokalavisen. Det er pt. usikkert hvorvidt lokalavisen vil være villig til at indgå en mindre og mere begrænset annonceaftale. Såfremt lokaludvalget godkender kommunikationsstrategien vil sekretariatet ikke gå videre til drøftelser med lokalavisen, men benytte sig af de gældende ad hoc priser i tilfælde af, at der vurderes at være behov for en avisannonce.

Professionelle film om lokaludvalgets arbejde

 En af de konkrete indsatser kommunikationsstrategien har fokus på i 2024 er, at der laves en række små, professionelle film med lokaludvalgsmedlemmer, der fortæller om lokaludvalgets arbejde, vigtige sager, bydelsplanindsatser, budgetindmeldinger mm. Til inspiration har Vesterbro Lokaludvalg fået lavet tilsvarende film til deres indsatser i bydelsplanen: vesterbrolokaludvalg.kk.dk/bydelsplan.

I december 2023 afsatte lokaludvalget midler til en synligheds- og informationspulje, der bruges til annoncer i lokalavisen og på sociale medier mm., og det foreslås at penge til film tages af midler fra dette projekt.
Der er pt. ikke lavet en ny aftale med lokalavisen.

Ved at afsætte 30.000 kr. er der midler til 4 film. Dette kan nedjusteres med 5.000 kr. pr. film, ligesom tilrettelæggelse og manuskriptskrivning kan fravælges. Som minimum skal der afsættes en optagedag à 5.000 kr. + 5.000 kr. pr. film.

Løsning

1. Vanløse Lokaludvalg drøfter og godkender kommunikationsstrategi for Vanløse Lokaludvalg 2024, jf. bilag. 
Herunder hvilke tiltag lokaludvalget vil fokuserer på i 2024:
• Fokuser på færre, gode, gennemarbejdede indsatser, der planlægges i dybden, og hvor det ønskede budskab præciseres – både hvad angår deltagelse i arrangementer og kommunikationskanaler
• Lav gode, professionelle videoer med medlemmer, der fortæller om lokaludvalgets arbejde, vigtige sager, bydelsplanindsatser, budgetemner mm.
• Forklar lokaludvalgets mandat og kerneopgaver: københavnerdialog, høringer, puljemidler, egne projekter
• Fortæl om, hvad der får støtte, hver gang der er uddelt puljemidler
• Fortæl om lokaludvalgets resultater, fx efter borgermøder mm.
• Som medlem: Hjælp med at skabe synlighed ved at dele og like lokaludvalgets events og nyheder på sociale medier
• Satse på annoncering på sociale medier og kun begrænset brug af annoncer - fx til LU -aktivitetskalender for hvert kvartal

3. Vanløse Lokaludvalg beslutter, som konsekvens af kommunikationsstrategien, ikke at forsøge at opnå en ny og mere begrænset annonceaftale med lokalavisen, men benytter sig af de gældende ad hoc priser.

2. Vanløse Lokaludvalg beslutter at anvende 30.000 kr. i 2024-puljemidler fra synligheds- og informationspuljen til produktion af 2-4 korte film om lokaludvalgets arbejde og nedsætter en arbejdsgruppe hertil.

Økonomi

En optagedag, hvor alle film optages: 5.000 kr.
Redigering, pr. film: 5.000 kr.
Evt. tilrettelæggelse og manuskriptskrivning, samlet: 5.000 kr.

Produktion af 4 korte film: 30.000 kr.

Videre proces

Lokaludvalget og sekretariatet fokuserer på de konkrete indsatser i kommunikationsstrategien og samarbejder om at kommunikere om de gode historier og resultater af lokaludvalgets arbejde.

Arbejdsgruppen og sekretariatet arbejder videre med at udvikle indhold til film om lokaludvalgsarbejdet.