Regnskab for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler 2017

Indstilling

Formanden indstiller:  

1. At Vanløse Lokaludvalg tager regnskab for puljemidler 2017 til efterretning.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har af Københavns Borgerrepræsentation fået til opgave at udmønte en pulje til tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet. Puljemidler tildeles byens 12 lokaludvalg efter en fordelingsnøgle baseret på det aktuelle indbyggertal og justeres løbende.

Regnskab for lokaludvalgets puljemidler

Vanløse Lokaludvalg havde i 2017 et puljebudget på 1.447.000 kr. Lokaludvalget har samlet disponeret 1.445.250 kr., hvilket svarer til et mindreforbrug på under 1 %.

Lokaludvalget har i 2017 anvendt en del af puljemidlerne til egne projekter. Den resterende del af puljemidlerne er blevet administreret i en Vanløsepulje, hvor borgere, foreninger mv. har kunnet søge om midler til projekter, der gavnede bydelen. Lokaludvalget er løbende blevet orienteret om puljedisponeringen for både interne og eksterne projekter.

Sekretariatet for Vanløse Lokaludvalg mangler at udbetale en bevilling på 150.000 kr. til puljeansøgning Vanløse på den 2. ende, eftersom ansøgerens indsendte regnskab ikke har kunnet godkendes. Sekretariatet for Vanløse Lokaludvalg/Økonomiforvaltningen er i dialog med ansøgeren vedr. uenigheder om rammer for regnskabsaflæggelsen. Sekretariatet for Vanløse Lokaludvalg har bedt om at få de 150.000 kr. overført til Vanløse Lokaludvalgs 2018-budget. Medlemmerne vil få udleveret et notat vedr. sagen i mødet.

Vedlagt denne dagsorden er tre dokumenter, der viser forbruget af puljemidler i 2017; en oversigt over fordelingen af puljemidler i hhv. Vanløsepuljen og til lokaludvalgets egne projekter, en oversigt over budget og endeligt forbrug for alle lokaludvalgets egne projekter, samt en oversigt over ansøgninger, der fik bevilget støtte fra Vanløsepuljen i 2017, hvoraf fremgår bevilget beløb og endeligt forbrug for disse.

Sekretariatets løbende økonomistyring

Når lokaludvalget godkender en projektbeskrivelse og afsætter midler til et projekt i regi af udvalget, har sekretariatet, medmindre andet eksplicit er aftalt, ansvar for løbende at holde styr på, at det godkendte budget overholdes, og at alle regninger betales. Der aflægges ikke direkte regnskaber til lokaludvalget for de enkelte projekter, men typisk bliver det endelige forbrug på det enkelte projekt drøftet med den relevante projekt- eller arbejdsgruppe i forbindelse med en evaluering. Vedlagt som bilag er en samlet oversigt over budget og endeligt forbrug for alle lokaludvalgets projekter i 2017.

Københavns kommunes godkendelse af regnskabet, og krav til løbende økonomistyring

Som en del af Københavns Kommune er lokaludvalgets puljemidler underlagt kommunens revision.

Økonomiforvaltningen stiller desuden en række løbende krav til sekretariatets kontrol og arbejde med puljemidlerne, herunder skal minimum 10 % af de projekter, der får bevilget midler fra Vanløsepuljen, indkaldes til stikprøvekontrol. Derudover stilles der, i forbindelse med indkøb til interne projekter, krav om, at lokaludvalget overholder Københavns Kommunes forpligtende indkøbsaftaler på områder, hvor disse er indgået.

Som bilag til dette punkt ligger redegørelse til Økonomiforvaltningen for den løbende kontrol af puljemidler, en redegørelse for stikprøvekontrol 2017, samt sekretariatets redegørelse for behandlingsprocedure og anvendelse af puljemidler.

Løsning

1. Vanløse Lokaludvalg tager regnskab for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler 2017 til efterretning.

Økonomi

Regnskabet for Vanløse Lokaludvalgs brug af puljemidler indgår som en del af Københavns Kommunes samlede regnskab, og overskydende midler indgår i Borgerrepræsentationens forhandlinger om fordeling af overskydende midler for 2018, den såkaldte overførselssag.

Evalueringerne af egne projekter har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalg.

Vanløse Lokaludvalg havde i 2017 et puljebudget på 1.447.000 kr. Lokaludvalget har samlet anvendt 1.445.250 kr., hvilket svarer til et mindreforbrug på 1 %.

Videre proces

Regnskabet er indsendt til intern kontrol og gennemgang i regnskabsafdelingen.