Beslutning om IT-refusion

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg beslutter, hvorvidt lokaludvalgsmedlemmerne skal have tilbud om refusion for internetforbindelse.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen har vedtaget, at lokaludvalgets medlemmer (men ikke suppleanter) kan få tilbud om oprettelse og betaling af en internetforbindelse. Forbindelsen betales af sekretariatets driftsmidler.

Det er lokaludvalget selv, der skal beslutte, om udvalgets medlemmer skal have tilbud om refusion for internetforbindelse. Det betyder, at betalingen af internetforbindelsen først kan begynde fra det tidspunkt, hvor lokaludvalget har vedtaget det på et møde. Men lokaludvalget kan godt vedtage at udbetale refusion for internetforbindelse med tilbagevirkende kraft fra det tidspunkt, lokaludvalget er konstitueret.

Økonomiforvaltningen har tidligere undersøgt muligheden for anskaffelse af Ipads/tablets til lokaludvalgsmedlemmer, på linje med dem der stilles til rådighed for Borgerrepræsentationens medlemmer, men har på baggrund af tidligere cost-benefit analyser endnu ikke besluttet, hvorvidt det kan svare sig at gennemføre, og det er derfor ikke muligt for lokaludvalget at tage beslutning herom.

Løsning

Vanløse Lokaludvalgs medlemmer har tidligere besluttet, at lokaludvalgsmedlemmer har haft mulighed for refusion af dokumenterede udgifter til internetforbindelse.

Da der er valgt nyt lokaludvalg, skal dette tage stilling til, hvorvidt medlemmer i denne valgperiode skal have tilbud om refusion af dokumenterede internetudgifter.

På baggrund af effektiviseringer besluttet i Økonomiudvalget indstiller sekretariatet, til at Vanløse Lokaludvalgs medlemmer får mulighed for at få refusion af dokumenterede udgifter til internet op til maksimalt 175 kr. pr. mdr. svarende til 2.100 kr. p.a., hvilket er det niveau, kommunens medarbejdere og medlemmer af Borgerrepræsentationen tidligere har kunnet få.
  
Multimediebeskatningen er blevet ophævet for medarbejdere, der har en arbejdsgiverbetalt internetforbindelse under forudsætning af, at medarbejderne har adgang til netværket fra deres arbejdsplads, og den planlægges helt ophævet fra næste år. Det betyder, at lokaludvalgsmedlemmer fortsat skal multimediebeskattes af deres internetforbindelse i 2018, hvis denne refunderes af lokaludvalgets midler. Beskatningsgrundlaget er 2.500 kr. årligt. 

Økonomi

Refusion af dokumenterede udgifter til internetforbindelse skal afholdes af Økonomiforvaltningens midler til sekretariatsbetjening af Vanløse Lokaludvalg, dvs. sekretariatets driftsmidler. Sekretariatsmidlerne dækker udgifter til lokaludvalgets almindelige drift og aktiviteter, som ikke kan dækkes af puljemidlerne, da disse udelukkende kan anvendes til borgerrettede, offentlige aktiviteter.

Vanløse Lokaludvalgs sekretariatsmidler er i 2018 på 175.000 kr.

Midlerne anvendes til udgifter i forbindelse med lokaludvalgets aktiviteter. Det vil bl.a. sige husleje, rengøring, kontorhold, afholdelse af Lokaludvalg- arbejdsgruppemøder (forplejning), fremtidsseminar, fælles kompetenceudvikling/kurser for lokaludvalgsmedlemmer mv. 

Såfremt lokaludvalget beslutter, at medlemmer skal have mulighed for refusion af dokumenterede internetudgifter, vil dette potentielt set udgøre en udgift på 23 x 2.100 kr. pr. år, i alt 48.300 kr. p.a.

Videre proces

Såfremt lokaludvalget beslutter, at det skal være muligt for medlemmerne at modtage refusion for dokumenterede internetudgifter, skal de, der ønsker refusion, tilmelde sig hos sekretariatet senest den 1. august af hensyn til budgetstyringen.