Orientering om administation af puljemidler
Orientering om administation af puljemidler
Vanløse Lokaludvalg
DAGSORDEN
fra Ordinært møde torsdag den 19. juni 2008
7. Orientering om administation af puljemidler
VAN 85/2008
BESLUTNING
|
Formanden
indstiller til Vanløse Lokaludvalg;
Vanløse Lokaludvalgs beslutning på mødet den 19.
juni;
|
PROBLEMSTILLING
Vanløse
Lokaludvalg har tidligere besluttet at afsætte i alt kr. 75.900 fra
Netværkspuljen til tidlige aktiviteter i forbindelse med bydelsplanen. Det
drejer sig om kr. 25.900 til Borgerpanel og kr. 50.000 til opstartsmøder.
Udgifterne til de tidlige aktiviteter forventes at komme til at udgøre omkring
kr. 28.000. Det betyder, at der er ca. kr. 48.000 tilbage, som kan gå til andre
aktiviteter. Det foreslås derfor, at kr. 48.000 overføres fra bydelsplanen til
Netværkspuljen.
Vanløse
Lokaludvalg administrerer puljemidler for knap 2,5 mio. kr. Administrationen er
underlagt de offentlige retsregler, der bl.a. indebærer, at alle ansøgninger
skal behandles ens (lighedsgrundsætning) og man ikke på forhånd må tilgodese
nogle ansøgninger frem for nogle andre (magtfordrejning).
Sekretariatet
skærper fra 1. august 2008 den administrative praksis med puljemidlerne. Det
medfører:
- Ansøgningsfristen på en
måned skal overholdes. Hvis en ansøgning kommer efter ansøgningsfristens
udløb, kan den først blive behandlet på det kommende lokaludvalgsmøde.
- Ansøgere skal benytte
lokaludvalgets ansøgningsskema. Hvis ansøgningsskemaet ikke er modtaget
inden ansøgningsfristen, kan ansøgningen først blive behandlet på det
kommende lokaludvalgsmøde.
- Regnskab skal være
sekretariatet i hænde senest 2 måneder efter projektet/arrangementet er
afholdt. Hvis regnskabet ikke er indsendt, modtager ansøger en rykker med
frist for hvornår regnskab skal indleveres. Hvis regnskabet fortsat ikke
er modtaget, annulleres bevillingen og de bevilgede midler går tilbage i
"puljen", så andre ansøgere kan få glæde af dem.
- Ansøger kan få udbetalt
midler, når der er indsendt regnskab og evaluering samt dokumentation for,
hvordan ansøger har gjort opmærksom på, at arrangementet er støttet af
lokaludvalget.
- Det indskærpes over for
ansøgere, at de skal gøre opmærksom på, at deres projekt/arrangement er
støttet af lokaludvalget. Ansøgere skal redegøre for dette i
evalueringsskemaet.
- En ansøger kan få
udbetalt et a conto beløb inden projektet/arrangementet er afholdt. Dette
gælder dog ikke, hvis midlerne er bevilget som underskudsgaranti. (I
resten af 2008 gøres dog en undtagelse med de ansøgere, hvor der allerede
er truffet aftale om udbetaling af a conto beløb).
- Ansøger skal orientere
om væsentlige ændringer i projektbeskrivelse. Hvis ansøger ikke har gjort
opmærksom på væsentlige ændringer, kan bevillingen annulleres.
- Ansøger har ikke
mulighed for at anke lokaludvalgets beslutning om bevilling. Lokaludvalget
kan dog tage stilling til projektet/arrangementet igen, såfremt der er
væsentlige indholdsmæssige ændringer.
- Sekretariatet
gennemfører vilkårlige stikprøver 2 gange om året blandt de ansøgninger,
der har fået bevilget midler og indsendt regnskab m.v.
- Det pointeres over for
ansøgere, at projekter/aktiviteter som hovedregel ikke må være afholdt
førend lokaludvalget har truffet stilling til ansøgningen.
Lokaludvalget
har et sæt retningslinier for hver af de tre puljer (Netværks-, Kultur- og
Dialogpulje). Disse retningslinier revideres administrativt med henblik på at
gøre retningslinierne mere læsevenlige og beskrive den adm
inistrative praksis.
LØSNING
Lokaludvalget
beslutter at overføre kr. 48.000 fra Bydelsplanlægning til Netværkspuljen og
tager orienteringen om sekretariatets administrative praksis vedrørende
ansøgninger og puljemidler til efterretning.
VIDERE PROCES
Sekretariatet
skærper de interne retningslinier, så de kan træde i kraft pr. 1. august 2008.
BILAG
Bilag 1: Reviderede retningslinier
for Dialogpuljen
Bilag 2: Reviderede retningslinier
for Kulturpuljen
Bilag 3: Reviderede retningslinier
for Netværkspuljen