A-sag: Orientering og opsamling på lokaludvalgsseminar 2022

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg tager opsamling på drøftelser vedr. opstart af bydelsplan og repræsentantskab til efterretning.
2. at Vanløse Lokaludvalg tager orientering om udkast til procesplan for bydelsplan til efterretning.
3. at Vanløse Lokaludvalg tager opsamling på drøftelser af mødeformer for lokaludvalgsmøder til efterretning. 
4. at Vanløse Lokaludvalg tager opsamling på drøftelser om organisering af lokaludvalgsarbejdet og samarbejde med sekretariatet til efterretning.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg var den 7. maj 2022 på heldagsseminar, hvor man drøftede opstart af bydelsplan, mødeformer for lokaludvalgsmøder samt organisering af lokaludvalgets arbejde og samarbejde med sekretariatet. Vedlagt som bilag er en opsamling fra seminaret, med en kort gennemgang af de overordnede pointer. Powerpoint-præsentationen fra seminaret er vedlagt som bilag på den elektroniske dagsorden. 

Opstart af bydelsplan og repræsentantskab

Lokaludvalgets første store opgave, er at udarbejde en ny bydelsplan for Vanløse. 

Bydelsplanen skal fungere som lokaludvalgets overordnede arbejdsplan for de næste fire år og skal indeholde lokaludvalgets prioriterede visioner og indsatsområder i bydelen, således at den løbende anvendes aktivt som dialog-redskab om bydelens udvikling med københavnere, forvaltninger, udvalgene og Borgerrepræsentationen.
Planen skal udvikles på baggrund af data og analyser fra forvaltningerne og en omfattende inddragelse af lokale københavnere, der afdækker behov og interesser i bydelen. 

Bydelsplanen skal være færdig senest i april 2023. Vedlagt som bilag er et udkast til en procesplan for udarbejdelse af bydelsplanen, som er opdateret på baggrund af drøftelserne på seminaret. Lokaludvalget skal træffe beslutning om en overordnet procesplan og en rammebevilling for lokaludvalgets dialog- og inddragelsesaktiviteter på lokaludvalgets møde i juni 2022.

I forhold til opstart af bydelsplan, var det en gennemgående holdning på seminaret, at det skal være lokaludvalget og lokaludvalgets fagarbejdsgrupper, der indstiller de overordnede tematikker til bydelsplanen. Herefter følger en større borgerinddragelsesproces, hvor borgere, foreninger, interessenter m.v. inddrages og høres, således at tematikkerne bliver kvalificeret og afspejler bydelens behov og interesser. Det blev fremhævet, at jo mere lokaludvalget involverer og jo mere man kan dokumentere, jo stærkere en bydelsplan står lokaludvalget med overfor det politiske niveau.  

Repræsentantskab
Bydelsplanen skal godkendes af et repræsentantskab, bestående af repræsentanter for foreninger, brugerbestyrelser mv. der er aktive i Vanløse. Repræsentantskabet skal inviteres én gang årligt til opfølgning og evaluering af bydelsplanen.

Repræsentantskabet skal ses som et værktøj for lokaludvalgene til at kvalificere bydelsplanarbejdet ift. afdækning af bydelens behov og ønsker til dens udvikling. Sekretariatet inviterer foreninger, brugerbestyrelser m.v. til at deltage i repræsentantskabet i august 2022, såfremt lokaludvalget godkender procesplanen i juni.

Det gode samarbejde med repræsentantskabet i udarbejdelse af bydelsplanen blev drøftet på seminaret, hvor der var generel enighed om at invitere repræsentantskabet til et dialogmøde om de overordnede temaer og visioner, som lokaludvalget tænker skal indgå i bydelsplanen. Herudover kan repræsentantskabet inviteres efter behov og interesse i udarbejdelse af bydelsplanen, men det bør ikke ske på bekostning af ressourcer til generel inddragelse af vanløseborgerne. Andre mente, at når BR har vedtaget, at der skal være et repræsentantskab, så bør vi betragte det som en god ting og bruge det aktivt i bydelsplansarbejdet. 

Gruppeformandskredsen på Københavns Rådhus har den 6. maj 2022 haft en drøftelse af repræsentantskabets rolle og lokaludvalgenes udarbejdelse af bydelsplaner, se sagsfremstillingen for en gennemgang af repræsentantskabet og bilag 2 vedr. bydelsplaner: Nedsættelse og involvering af lokale repræsentantskaber i lokaludvalgenes arbejde med bydelsplaner | Københavns Kommunes hjemmeside (kk.dk)

Opsamling på mødeformer for lokaludvalgsmøderne
På seminaret blev der også drøftet mødeformer for lokaludvalgsmøderne, herunder hvilket indhold man gerne vil have på møderne, samt fordelingen mellem drøftelser, beslutninger, besøg udefra m.v. Derudover blev der snakket om, hvordan man finder en balance mellem mødedeltagernes forskellige ønsker, så alle føler, de får et godt og udbytterigt møde.

Her blev der bl.a. fremhævet et behov for en bedre proces for behandling af puljeansøgninger og skarpere retningslinjer for Vanløsepuljen, samt en tydelig og god mødeledelse med et velforberedt og rammesat lokaludvalgsmøde, hvor tiden overholdes. Herudover blev det foreslået, at man et par gange om året kan holde lokaludvalgsmøder et andet sted end på Kulturstationen, hvis et tema på dagsordenen lægger op til det.

Hernæst blev vigtigheden af et godt og trygt møde fremhævet. Mødet skal kunne give rum for og plads til at stille opklarende spørgsmål.

Opsamling på organisering af lokaludvalgets arbejde og samarbejde med sekretariatet
På seminaret drøftede man, hvordan man bedst kan organisere lokaludvalgets arbejde i forhold til bydelsplanen, der skal virke som lokaludvalgets arbejdsplan. Ligeledes drøftede man samarbejdet med sekretariatet i forhold til ressourcer – hvad kan lokaludvalget selv lave, og hvad skal lokaludvalget have hjælp til?

Her udtrykte flere ønske om at beholde lokaludvalgenes fagarbejdsgrupper (hvorvidt det skal være de samme som de nuværende, blev ikke drøftet), hvor man også vil arbejde med de forskellige temaer i bydelsplanen. Arbejdsgrupperne er åbne for alle, og det skal være muligt kun at deltage i de dagsordenspunkter, der omhandler bydelsplantemaer/projekter - f.eks. kan arbejdsgruppemøderne begynde med at behandle bydelsplanstemaer/projekter, hvorefter de resterende opgaver behandles efterfølgende, for dem der er interesseret i det. 

I forbindelse med opstart af bydelsplanen og det videre bydelsplanarbejde vil det være nødvendigt for lokaludvalget at prioritere projekter og indsatser. Som drøftet på seminaret, er der ikke medarbejderressourcer i sekretariatet til at understøtte de nuværende arbejdsgrupper, ad hoc-grupper og projekter samtidig med at skulle understøtte det kommende bydelsplansarbejde, som vil være det primære arbejde det næste år. På den måde, skal bydelsplanen og lokaludvalgets organisering gerne spille sammen og understøtte hinanden.

Løsning

1. Vanløse Lokaludvalg tager opsamling på drøftelser vedr. opstart af bydelsplan og repræsentantskab til efterretning.
2. Vanløse Lokaludvalg tager orientering om udkast til procesplan for bydelsplan til efterretning.
3. Vanløse Lokaludvalg tager opsamling på drøftelser af mødeformer for lokaludvalgsmøder til efterretning. 
4. Vanløse Lokaludvalg tager opsamling på drøftelser om organisering af lokaludvalgsarbejdet og samarbejde med sekretariatet til efterretning.

Hvis ingen i mødet har kommentarer til opsamlingen, vil denne danne grundlag for formandskabets og sekretariatets videre arbejde frem mod beslutning på mødet om proces og bevillingsramme i juni og fremtidig organisering i august. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler.

Videre proces

På lokaludvalgets møde i juni skal lokaludvalget godkende proces for bydelsplansarbejdet samt en rammebevilling til borgerdialog aktiviteter i bydelsplanarbejdet for 2022, herunder også invitation og inddragelse af repræsentantskabet. 
På lokaludvalgets møde i august tages der stilling til den fremtidige organisering med arbejdsgrupper/fagudvalg/temagrupper eller lign., da de nuværende arbejdsgrupper gælder frem til og med junimødet, jf. beslutning på lokaludvalgets møde 28. april 2022.