Beslutning om nedsættelse af arbejdsgrupper og tovholdere

Indstilling

Formanden indstiller

1. at Vanløse Lokaludvalg beslutter hvilke arbejdsgrupper og/eller evt. ad hoc eller emnegrupper der nedsættes.

2. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at nedsætte en puljegruppe bestående af lokaludvalgsmedlemmer og godkender dato for første møde, som skal afholdes inden puljebehandlingerne i majmødet.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har mulighed for at nedsætte en række arbejdsgrupper og/eller ad hoc grupper, der arbejder med forskellige emner eller specifikke projekter/sager, afhængig af interesse og de givne ressourcer blandt lokaludvalgets medlemmer. Undergrupper under lokaludvalget har ingen beslutningskompetence, men kan forbehandle sager, projekter etc. som herefter forelægges til beslutning i lokaludvalget. Medlemmer, suppleanter såvel som interesserede borgere har mulighed for at deltage i arbejdsgrupperne.

De faste arbejdsgrupper i Vanløse Lokaludvalg har f.eks. udarbejdet udkast til høringssvar samt forslag til projekter samt stået for projekternes gennemførelse. Sekretariatet for Vanløse Lokaludvalg anbefaler at de enkelte arbejdsgrupper laver en beskrivelse af, hvad de arbejder med, og en mødeplan, som kan være offentlig tilgængelig på lokaludvalgets hjemmeside.

Alle arbejdsgrupper skal have en tovholder, som er medlem af Vanløse Lokaludvalg. Det har bl.a. været tovholderens opgave at orientere om arbejdsgruppens løbende arbejde på lokaludvalgets ordinære møder, og ligeledes har tovholderne deltaget i tværgående koordineringsmøder sammen med de øvrige tovholdere. Det har også været kutyme, at tovholderen sammen med sekretariatet har udarbejdet og udsendt dagsordenen for de faste arbejdsgruppemøder. Arbejdsgruppen vælger selv sin tovholder, med efterfølgende orientering af lokaludvalget.

Sekretariatet har mulighed for at betjene et vist antal faste arbejdsgrupper i forhold til de givne medarbejderressourcer. På den baggrund vil der blive lagt vægt på, at arbejdsgruppen er bestående af minimum af 4 personer og arbejder med konkrete sager og/eller projekter, således at man sikrer, at de fornødne medlemsressourcer til at drive en arbejdsgruppe også er tilstede.

Lokaludvalget har også mulighed for løbende at nedsætte ad hoc grupper, der arbejder med et enkeltstående projekt eller emne. Disse kan også få sekretariatsbetjening.

Lokaludvalget beslutter selv hvor mange og hvilke arbejdsgrupper, det vil nedsætte. Fordelingen kan til enhver tid ændres, ligesom nye arbejdsgrupper kan nedsættes senere hen. Det tidligere lokaludvalg havde følgende faste arbejdsgrupper:

Trafik og Plan, Natur og Miljø, Kultur og Idræt, Social og Sundhed samt Børn og Unge

Ud over de almindelige arbejdsgrupper har Vanløse Lokaludvalg også haft en puljegruppe.  Lokaludvalget er i forbindelse med beslutninger om puljemidler en forvaltningsmyndighed, hvilket betyder, at lokaludvalget er underlagt Forvaltningsloven om bl.a. ligebehandling og saglighed i alle afgørelser. Puljegruppen forbehandler ansøgningerne til lokaludvalget og laver en indstilling til, hvad den foreslår, at lokaludvalget skal beslutte, samt en saglig begrundelse herfor på baggrund af de gældende retningslinjer. Da der kan være personfølsomme oplysninger og andre fortrolige oplysninger i ansøgningerne, er det kun lokaludvalgsmedlemmer og suppleanter, der kan deltage i puljegruppen. Suppleanter skal underskrive en fortrolighedserklæring.

Puljegruppen mødes som regel to mandage før det ordinære møde, hvorpå ansøgninger skal behandles. 

Løsning

Vanløse Lokaludvalg nedsætter arbejdsgrupper, herunder også en puljegruppe bestående af lokaludvalgsmedlemmer, og beslutter en mødedato inden puljebehandlingen i majmødet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs midler.

Videre proces

Arbejdsgrupperne beslutter i fællesskab deres første mødedag, hvorefter de vælger en tovholder, som er medlem af lokaludvalget, og udarbejder en mødeplan for resten af året.