Mødedato: 19.03.2015, kl. 18:30
Mødested: Kulturstationen Vanløse, Frode Jakobsens Plads 4, 2720 Vanløse
Beslutning om Skt. Hans 2015
Se alle bilag
Til top
Lokaludvalget skal træffe beslutning om Sankt Hans 2015 på Damhusengen.
Tidligere beslutninger
-
Indstilling og beslutning
Formanden indstiller;
- at Vanløse Lokaludvalg drøfter og træffer beslutning om afholdelse af Sankt Hans på Damhusengen 2015.
Problemstilling
Sankt Hans aften på Damhusengen er en mangeårig Vanløse-tradition, der gennem tiderne har været afholdt af en række forskellige grupper og foreninger i Vanløse.
I 2014 henvendte FDF K-19, en Vanløse-lokalafdeling af FDF-spejderne, sig til lokaludvalgets Kultur- og Idrætsgruppe, fordi spejderne gerne ville lave projektet som et samarbejde med lokaludvalget. FDF-K19 har tidligere søgt, og fået støtte, fra lokaludvalget, til at gennemføre Sankt Hans på Damhusengen, men oplevelsen var at det var et meget stort projekt for foreningen at stå med.
Lokaludvalgets Kultur- og Idrætsgruppe foreslog lokaludvalget at projektet i 2014 blev gennemført som et internt projekt, for at kunne give aftenen "et løft", med bedre forhold for publikum, kunstnere og øvrige deltagere. Lokaludvalget valgte at gennemføre Sankt Hans 2014 på Damhusengen som et internt projekt, med Freddy Christiansen som tovholder.
Kultur- og Idrætsgruppen har foreslået at projektet igen i år gennemføres som et internt projekt, hvor lokaludvalget står for underholdning, indhentning af tilladelser og opsætning af scene.
FDF K-19 Vanløse står for børneaktiviteter i forbindelse med arrangementet, og FDF K-19 Vanløse sørger for salg af mad og drikke i forbindelse med arrangementet.
Lokaludvalgets Kultur- og Idrætsgruppen vil desuden stå for at invitere andre foreninger til at deltage.
Administrative bemærkninger vedr. projektets økonomi.
Sekretariatet gjorde sidste år lokaludvalget opmærksom på at en konstruktion, hvor spejderne stod for salg af øl i forbindelse med et lokaludvalgs-arrangement, kunne være problematisk. En konstruktion, som den der er foreslået i år, hvor spejderne står for børneaktiviteter, og lokaludvalget står for resten af projektet, gør at det er mere gennemskueligt hvor lokaludvalgets puljemidler anvendes, ligesom det, at andre foreninger inviteres til at deltage på dagen kan sikre at der er lige mulighed for alle for at være med.
Da FDF-K19's indtægter og udgifter i forbindelse med arrangementet ikke indgår i et regnskab for lokaludvalgets puljemidler vil sekretariatet, som sidste år, dog ikke have mulighed for at sikre at FDF-K19 ikke opnår en indtjening i forbindelse med projektet.
Sankt Hans 2015 har ikke tidligere været drøftet i Vanløse Lokaludvalg. For drøftelserne i 2014 henvises til dagsordnen for mødet 10. april, punkt 4 og dagsordnen for mødet 22. maj, punkt 3.
I 2014 henvendte FDF K-19, en Vanløse-lokalafdeling af FDF-spejderne, sig til lokaludvalgets Kultur- og Idrætsgruppe, fordi spejderne gerne ville lave projektet som et samarbejde med lokaludvalget. FDF-K19 har tidligere søgt, og fået støtte, fra lokaludvalget, til at gennemføre Sankt Hans på Damhusengen, men oplevelsen var at det var et meget stort projekt for foreningen at stå med.
Lokaludvalgets Kultur- og Idrætsgruppe foreslog lokaludvalget at projektet i 2014 blev gennemført som et internt projekt, for at kunne give aftenen "et løft", med bedre forhold for publikum, kunstnere og øvrige deltagere. Lokaludvalget valgte at gennemføre Sankt Hans 2014 på Damhusengen som et internt projekt, med Freddy Christiansen som tovholder.
Kultur- og Idrætsgruppen har foreslået at projektet igen i år gennemføres som et internt projekt, hvor lokaludvalget står for underholdning, indhentning af tilladelser og opsætning af scene.
FDF K-19 Vanløse står for børneaktiviteter i forbindelse med arrangementet, og FDF K-19 Vanløse sørger for salg af mad og drikke i forbindelse med arrangementet.
Lokaludvalgets Kultur- og Idrætsgruppen vil desuden stå for at invitere andre foreninger til at deltage.
Administrative bemærkninger vedr. projektets økonomi.
Sekretariatet gjorde sidste år lokaludvalget opmærksom på at en konstruktion, hvor spejderne stod for salg af øl i forbindelse med et lokaludvalgs-arrangement, kunne være problematisk. En konstruktion, som den der er foreslået i år, hvor spejderne står for børneaktiviteter, og lokaludvalget står for resten af projektet, gør at det er mere gennemskueligt hvor lokaludvalgets puljemidler anvendes, ligesom det, at andre foreninger inviteres til at deltage på dagen kan sikre at der er lige mulighed for alle for at være med.
Da FDF-K19's indtægter og udgifter i forbindelse med arrangementet ikke indgår i et regnskab for lokaludvalgets puljemidler vil sekretariatet, som sidste år, dog ikke have mulighed for at sikre at FDF-K19 ikke opnår en indtjening i forbindelse med projektet.
Sankt Hans 2015 har ikke tidligere været drøftet i Vanløse Lokaludvalg. For drøftelserne i 2014 henvises til dagsordnen for mødet 10. april, punkt 4 og dagsordnen for mødet 22. maj, punkt 3.
Løsning
Lokaludvalget godkender projektbeskrivelsen, og afsætter en ramme på i alt 33.900 kr. af puljemidlerne til følgende udgifter:
- Leje af scene, lys og lyd 15.500 kr..
- Leje af generator 2.000 kr.
- Band 10.000 kr.
- Trykning af sangblade 1.000 kr.
- KODA - 2000 publikummer 6.400 kr.
Økonomi
Se løsning.
Videre proces
Hvis lokaludvalget godkender projektbeskrivelsen vil Kultur- og idrætsgruppen v. Freddy Christiansen stå for det videre arbejde med projektet.
/ Bent Christensen
Beslutning
Lokaludvalget drøftede og traf beslutning om afholdelse af Sankt Hans på Damhusengen 2015 jvf. projektbeskrivelsen.
Lokaludvalget afsatte en ramme på 33.900 kr. til projektet.
Lokaludvalget afsatte en ramme på 33.900 kr. til projektet.