Fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøderne i 2014

Lokaludvalget skal afsætte midler til kommunikationsindsats i forbindelse opstillingsmøde.

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at afsætte 17.543 kr. af 2013 puljemidlerne til fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøde 2014.
2. at Vanløse Lokaludvalg tager orienteringen om, at øvrige midler i forbindelse med kommunikationen ved opstillingsmødet 2014 tages fra sekretariatsbudgettet, til efterretning

Efter afholdelsen af kommunalvalget den 19. november 2013, skal der vælges nye lokaludvalg i de enkelte bydele på opstillingsmøder, som forventes at finde sted i februar 2014.

Evalueringen af lokaludvalgene i 2010 pegede på, at lokaludvalgene har haft svært ved at appellere bredt, herunder f.eks. til yngre borgere, børnefamilier og nydanskere, og at medlemssammensætningen i lokaludvalgene ikke afspejler et bredt udsnit af bydelenes befolkning.

Økonomiudvalget blev d. 9. april 2013 i et notat på udvalgets aflæggerbord orienteret om forslaget om at iværksætte en fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøderne til lokaludvalgsvalgene.

Fælles kommunikationsindsats
En projektgruppe bestående af medarbejdere fra lokaludvalgenes sekretariater har foreslået en plan og kommunikationsstrategi for kommunikation af valgprocessen, som redegør for indsatsens målgruppe, budskaber, kommunikationsveje, kommunikationsmidler, tidsplan og rollefordeling osv.

I planen indgår:

1. En kommunikationspakke, som sekretariaterne i samarbejde med Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation i Økonomiforvaltningen udarbejder. Pakken består af skabeloner til folder, flyer, annonce, plakat og tekst til hjemmeside med information om lokaludvalgene. Disse skabeloner kan redigeres af de enkelte lokaludvalgssekretariater, således at f.eks. kontaktinformation, logo og billeder kan tilpasses hvert enkelt lokaludvalg.
2. Et pressekit, som består af en pressemeddelelse samt et faktaark, som giver medierne baggrundsinformation på en letforståelig måde. Målet er at skabe opmærksomhed omkring lokaludvalgene i regionale medier og relevante landsdækkende medier op til opstillingsmøderne. Pressekittet kan også bruges af lokaludvalgssekretariaterne til information på hjemmesiden eller som udgangspunkt for en lokal presseindsats.
3. En videospot, der kan lægges ud på lokaludvalgenes hjemmesider samt Københavns Kommunes hjemmeside, som på en letfordøjelig måde forklarer, hvad lokaludvalgene er, og hvordan man kan få indflydelse på bydelen gennem dem.
4. En fælles plakat, der sættes på kommunens 250 plakatsøjler, som er reserveret til formålet i uge 48 i 2013. Grunden til, at det bliver i uge 48, er, at det skal være et passende tidsrum inden fristen for opstilling, som formentlig kommer til at være i midten af januar. De, der er interesserede i at stille op, skal som minimum have et par uger til at skaffe opbakning fra deres foreningsmæssige bagland. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang.

I udarbejdelsen af forslaget til en fælles indsats har projektgruppen lagt vægt på, at en fælles kommunikationsindsats skal give lokaludvalgene anseelige fordele i forhold til kommunikationens gennemslagskraft og skabe en mere effektiv udnyttelse af lokaludvalgenes og sekretariaternes ressourcer. Samtidig skal der gives plads til en lokal indsats, som kan tage højde for lokale forskelle og behov, samt udnytte de lokale netværk i bydelene. De fælles kommunikationstiltag, som er foreslået, vil blandt andet give stordriftsfordele ved produktion af konkrete kommunikationstiltag, og det vil være muligt at nå en bredere målgruppe, som ikke i forvejen har kendskab til lokaludvalgene.

Lokal kommunikationsindsats
Lokaludvalget besluttede på sit ordinære møde d. 21. marts at nedsætte en arbejdsgruppe, der i samarbejde med sekretariatet skal arbejde med den lokale plan for valg til lokaludvalget i 2014. Medlemmer i gruppen er: Bent Christensen, Hanne Larsen, Erik Honoré, Finn Nesgaard, Susanne Louw, Per Wæhrens, Finn Bay Madsen, Karen Lund, Peter Haahr og sekretariatet.

Fælles kommunikationsindsats
Den samlede fælles kommunikationspakke er budgetteret til 250.000 kr. 

Produkt	Udgift	Budget eks. moms
Kommunikationspakke	Grafisk design af skabelon til informationsmateriale	50.000
Film	Ekstern produktion	50.000
Byrumsplakater	Design, tryk og opsætning	150.000
I alt		250.000

Beløbet fordeles på alle 12 lokaludvalg efter samme fordelingsnøgle som puljemidlerne. I Vanløse Lokaludvalg søges der således om 17.543 kr. af 2013 puljemidlerne. Midlerne foreslås taget fra Borgermødedisponeringen, der derefter vil have 17.457 kr. tilbage til disposition.

Lokal kommunikationsindsats
Arbejdsgruppen og sekretariatet laver en plan for den lokale kommunikationsindsats. Midler til den lokale indsats tages fra sekretariatsbudgettet.

Fælles kommunikationsindsats
Kommunikationspakken, som vil tilgodese det basale kommunikationsbehov, vil blive færdiggjort hurtigst muligt efter lokaludvalgenes beslutning, så den er klar i slutningen af maj. Arbejdet med den sættes i gang, når alle lokaludvalg har truffet beslutning om afsættelse af midler til fælles kommunikationsindsats. De øvrige dele af kommunikationsindsatsen, pressekit, film og byrumsplakater, udarbejdes i løbet af sommeren og efteråret, så det er klar til november 2013.

Lokal kommunikationsindsats
Sekretariatet indkalder arbejdsgruppen til planlægningsmøde.

/ Bent Christensen.

Ad 1: Lokaludvalget besluttede at afsætte 17.543 kr. af 2013 puljemidlerne til en fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingensmøde 2014. Såfremt de øvrige lokaludvalg ikke beslutter at bevilge midler til en fælles kommunikationsindsats, vil arbejdsgruppen, i dialog med sekretariatet,  udarbejde en lokal plan.

Ad 2: Lokaludvalget tog orienteringen om, at øvrige midler i forbindelse med kommunikationen ved opstillingsmødet 2014 tages fra sekretariatsbudgettet, til efterretning