A-sag: Orientering om sekretariatets arbejdsopgaver i 2021
Indstilling
Formanden indstiller,
1. at Vanløse Lokaludvalg tager orientering om sekretariatets arbejdsopgaver i 2021 til efterretning.
Problemstilling
For at skabe synlighed omkring sekretariatets arbejdsopgaver i 2021, herunder varetagelse af evt. nye opgaver, har sekretariatet i samarbejde med formandskabet udarbejdet en oversigt over sekretariatets nuværende arbejdsopgaver (oversigten er vedlagt som bilag).
Oversigten er inddelt i:
- Obligatoriske driftsopgaver
- Obligatoriske arbejdsopgaver 2021
- Driftsopgaver, der kan skaleres i tid, antal og ressourcer
- Projektindsatser, der kan skaleres i tid, antal og ressourcer
- Ad hoc-opgaver i 2021
Sekretariatet har med de nuværende driftsopgaver og projektindsatser en "fuld kalender", hvor særligt bydelsplanprojekterne kræver tid og ressourcer frem til og med sommeren 2021. Dette betyder også, at sekretariatet har begrænsede ressourcer til at understøtte nye projekter i lokaludvalget frem til sommerferien.
Corona-restriktioner har medført, at adskillige af lokaludvalgets egne projekter har været sat på pause, og med en genåbning af samfundet kan der være en mulighed for, at der vil være ønsker om igangsættelse af for mange projekter på samme tid efter sommerferien. Derfor anbefaler sekretariatet, at lokaludvalget koordinerer, hvilke projekter, der skal prioriteres.
I forhold til efterårets program skal lokaludvalget desuden være opmærksomt på, at den obligatoriske arbejdsopgave "Valg til lokaludvalg" vil kræve mange ressourcer i sekretariatet. Med tilpasning af lokaludvalg foreslås bl.a. et nyt valgsystem (digitalt frem for de fysiske opstillingsmøder), hvorfor sekretariatet skal afsætte flere arbejdstimer til planlægning og understøttelse af det nye valgsystem og evt. andre tiltag, der følger af beslutninger om tilpasning af lokaludvalg.
Det betyder, at det i efteråret vil være nødvendigt med øget koordinering og forventningsafstemning i forhold til evt. nye projekter og den almindelige opgavevaretagelse mellem arbejdsgrupper, lokaludvalg og sekretariat.
Løsning
Vanløse Lokaludvalg tager orientering om sekretariatets arbejdsopgaver i 2021 til efterretning.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Vanløse Lokaludvalgs puljemidler til egne projekter.