Beslutning om internt projekt: Sankt Hans 2016

Lokaludvalget skal træffe beslutning om afholdelse af Sankt Hans 2016 på Damhusengen.

I 2014 henvendte FDF K-19, en lokalafdeling af FDF-spejderne, sig til lokaludvalgets arbejdsgruppe for Kultur og Idræt, fordi spejderne gerne ville lave projektet som et samarbejde med lokaludvalget. FDF-K19 har tidligere søgt og fået støtte fra lokaludvalget til at gennemføre Sankt Hans arrangement på Damhusengen. Oplevelsen fra spejdernes side har dog været, at det har været et meget stort projekt for foreningen at stå med.

På den baggrund foreslog arbejdsgruppen for Kultur og Idræt lokaludvalget, at Sankt Hans 2014 blev gennemført som et internt projekt, for at kunne give aftenen "et løft" med bedre forhold for publikum, kunstnere og øvrige deltagere.

Sankt Hans blev ligeledes gennemført som et internt projekt i lokaludvalget i 2015.

Indstilling

Formanden indstiller;

1. at Vanløse Lokaludvalg drøfter og træffer beslutning om afholdelse af Sankt Hans 2016 på Damhusengen.

2. at Vanløse Lokaludvalg afsætter en ramme på i alt 34.900 kr. til projektet

Problemstilling

Sankt Hans på Damhusengen er en mangeårig tradition i Vanløse, og har gennem tiderne været afholdt af en række forskellige grupper og foreninger i Vanløse.

I lighed med de to tidligere år, ønsker arbejdsgruppen for Kultur og Idræt at gennemføre Sankt Hans på Damhusengen som et internt projekt.

Arrangementet gennemføres i samarbejde med FDF-K19 og arbejdsfordelingen ser således ud:

Lokaludvalget vil stå for underholdning, indhentning af tilladelser (bortset fra tilladelser der udelukkende vedrører FDF K-19's aktiviteter), opsætning af scene samt kommunikation. FDF-K19 står for aktiviteter for børn og voksne, salg af mad og drikke i forbindelse med arrangementet samt oprydning på området.

Arbejdsgruppen for Kultur og Idræt vil desuden stå for at invitere andre foreninger til at deltage med en informationsbod. 

Administrative bemærkninger vedr. projektets økonomi.

Da FDF-K19s indtægter og udgifter i forbindelse med arrangementet ikke indgår i et regnskab for lokaludvalgets puljemidler, har sekretariatet i lighed med de sidste to år, ikke mulighed for at sikre, at FDF-K19 ikke opnår en indtjening i forbindelse med arrangementet.

Løsning

Lokaludvalget godkender projektbeskrivelsen, og afsætter i alt en ramme på 34.900 kr. til projektet til følgende udgifter:

• Leje af scene, lyd og lys – 15.500 kr.
• Leje af generator – 2000 kr.

• Band - 10.000 kr.

• Trykning af sangblade – 1.000 kr.

• KODA 2000 publikummer – 6.400 kr.