Beslutning om arbejdsproces for bydelsplanarbejdet

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at lokaludvalget beslutter arbejdsprocessen for arbejdet med bydelsplanen, som beskrevet under løsning.

Problemstilling

18 lokaludvalgsmedlemmer og suppleanter deltog i seminaret den 7. juni. Programmet var bygget op omkring to runder med gruppearbejde.

Første gruppearbejde handlede om, hvordan lokaludvalget ønsker at arbejde med bydelsplanen – f.eks. skulle arbejdet ligge i de stående arbejdsgrupper, skulle der nedsættes en ad-hoc gruppe eller noget helt tredje? Ligeledes skulle det drøftes, hvordan arbejdet skulle organiseres: Hvordan sikres det, at alle er orienteret? Hvilke typer møder skal der holdes etc. Ligeledes blev det drøftet, hvad der skulle være det centrale i bydelsplanen – er det vigtigst at have fokus på visioner, på udfordringer/potentialer eller projekter? Hvem skal bydelsplanen særligt være et redskab for – lokaludvalget, borgerne, fagforvaltningen, Borgerrepræsentationen?

Hovedkonklusionerne blev:

At det primære arbejde og ansvar ligger i de faste arbejdsgrupper. Der skal nedsættes en gruppe, med 1-3 fra hver arbejdsgruppe, der er ansvarlige for at koordinere aktiviteterne. Lokaludvalget orienteres m.v. på hvert ordinært møde.

Der skal f.eks. via hjemmesiden være overblik over, hvad der arbejdes med, hvem der er ansvarlige for hvad m.v. så alle – også borgere – er orienteret og kan involvere sig i arbejdet.

Det primære fokus skal være på konkrete projekter, en række blev nævnt: Helga Larsens Plads, gavlmalerier, ensomhed blandt unge og ældre, flere træer, parkering, Damhussøen- og engen, 100 års regn, skybrudsveje m.fl. Arbejdsgrupperne laver hver især en konkret liste, som ad hoc-gruppen kan drøfte.

Gruppearbejde 2 handlede om borgerinddragelse, hvem vil vi gerne inddrage, og hvornår vil vi inddrage dem? I forbindelse med visioner eller de konkrete projekter, begge dele etc. Ligeledes blev kriterier effekt/formålet for borgerinddragelsen drøftet.

Hovedkonklusionerne blev:

At alle borgere skal inddrages, men at man også kan inddrage relevante grupper (f.eks. skoler, seniorklubber, boligejere, handelslivet m.fl.)

Der kan bruges spørgeskemaer til events og på gaden, hvor lokaludvalget skal være aktivt og udadvendt. Der kan f.eks. afholdes borgermøder, ungekonference, udarbejdes spørgeskemaer m.v.

Borgerne kan inddrages i forhold til visioner, men skal særligt i forhold til de af lokaludvalget definerede projekter involveres.

Løsning

Lokaludvalget beslutter, at arbejdet med bydelsplanen primært ligger i regi af arbejdsgrupperne. Der nedsættes en ad hoc-gruppe med 1-3 medlemmer fra hver arbejdsgruppe. Sekretariatet indkalder tovholderne til planlægning af møderække for ad hoc-gruppen.

Arbejdsgrupperne laver en liste med projekter, de vil arbejde med, samt hvilken form for borgerinddragelse der kan laves i forhold til det enkelte projekt, som ad hoc-gruppen kan drøfte, og lokaludvalget efterfølgende beslutte.

Ad hoc-gruppen laver en overordnet tidsplan med de overordnede deadlines og opgaver. Arbejdet skal være afsluttet i maj 2017.

Der skal løbende laves en forventningsafklaring blandt arbejdsgrupperne, ad hoc-gruppen, lokaludvalget og sekretariatet.

Aftaler, deadlines, m.v. foregår skriftligt for at sikre størst mulig gennemsigtighed og mulighed for, at alle er orienteret om, hvad der foregår.

Sekretariatet sørger for, at aftaler, status, deadline, ansvarlige m.v. fremgår af hjemmesiden.

Arbejdet tilrettelægges i øvrigt i forhold til det af Borgerrepræsentationen vedtagne koncept, disposition og tidsramme:

http://www.kk.dk/indhold/borgerrepr%C3%A6sentationens-m%C3%B8demateriale/26052016 /edoc-agenda/68f01f0d-7282-4233-9625-849e7
7f0ca06/cfb044be-fa8c-4d98-8821-9bbb8fb8236f

Økonomi

Når der er lavet en oversigt over forventede aktiviteter mv. for efteråret, skal der afsættes midler til de konkrete aktiviteter.

Videre proces

Sekretariatet indkalder tovholderne til et møde inden sommerferien, hvor der aftales en møderække for ad hoc-gruppen, og hvilke elementer der skal arbejdes med i efteråret i arbejdsgrupperne.