Beslutning om projekt Sankt Hans Aften på Damhusengen 2017

Indstilling

Formanden indstiller;

1. at Vanløse Lokaludvalg drøfter og træffer beslutning om afholdelse af Sankt Hans 2017 på Damhusengen og afsætter 45.500 kr. til projektet. 

Problemstilling

Sankt Hans på Damhusengen er en mangeårig tradition i Vanløse, og har gennem tiderne været afholdt af en række forskellige grupper og foreninger.

I lighed med de tre tidligere år, ønsker arbejdsgruppen for Kultur og Idræt at gennemføre Sankt Hans på Damhusengen som et eget projekt i samarbejde med spejderne FDF-K19 og arbejdsfordelingen ser således ud:

Lokaludvalget står for musik og taler, indhentning af tilladelser (bortset fra tilladelser der udelukkende vedrører FDF K-19's aktiviteter), opsætning og bestilling af scene, lyd og lys, bestilling af bål, udfærdigelse og tryk af sanghæfter og plakater samt al kommunikation og omtale.

FDF-K19 står for aktiviteter for børn og voksne, salg af mad og drikke i forbindelse med arrangementet samt oprydning på området. FDF-K19 er ansvarlige for at indsende certifikater på hoppeborge til Københavns Kommune.

Arbejdsgruppen for Kultur og Idræt vil desuden stå for at invitere andre foreninger til at deltage med en informationsbod.

Layout af sanghæfter m.v. følger ikke Københavns Kommunes retningslinjer for design.

Administrative bemærkninger vedr. projektets økonomi:

 Da FDF-K19s indtægter og udgifter i forbindelse med arrangementet ikke indgår i et regnskab for lokaludvalgets puljemidler, har sekretariatet i lighed med de sidste tre år, ikke mulighed for at sikre, at FDF-K19 ikke opnår en indtjening i forbindelse med arrangementet.

Løsning

Lokaludvalget beslutter at afholde Sankt Hans og afsætter 45.500 kr. til projektet.

Økonomi

Budget:

• Leje af scene, lys og lyd 16.000 kr.
• Leje af generator 2.000 kr.
• Band 8.000 kr.
• Trykning af sangblade 3.500 kr.
• KODA - 2000 publikummer 6.500 kr.
• Bål – 8.500 kr.
• Gaver til talere – 1.000 kr.

I alt kr. 45.500

Videre proces

Hvis lokaludvalget godkender projektbeskrivelsen, vil arbejdsgruppen for Kultur og Idræt stå for det videre arbejde med projektet.

1. Vanløse Lokaludvalg besluttede at afholde Sankt Hans 2017 på Damhusengen og afsatte 45.500 kr. i 2017-puljemidler til projektet.