Drøftelse og beslutning om lokaludvalgets mødeafvikling

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Vanløse Lokaludvalg beslutter fremover at arbejde med A- og B-sager, og drøfter, hvilke overordnede principper der kan styre, hvorvidt en sag anses som A-sag eller B-sag.

2. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at sætte forventet tidsramme på behandling af de enkelte dagsordenspunkter til mødet.

3. at Vanløse Lokaludvalg drøfter retningslinjer for, hvordan man gerne vil arbejde med temadrøftelser og forslag til temaer/debatoplæg

4. at Vanløse Lokaludvalg beslutter, at arbejdsgrupperne melder en eller to mulige temaer ind til en bredere drøftelse i løbet af det første halvår i 2019.

5. at Vanløse Lokaludvalg beslutter at evaluere på temadrøftelser og mødeafvikling senest ved ordinært møde i august 2019.

Problemstilling

Vanløse Lokaludvalg har tidligere drøftet de ordinære møders afvikling og form og mulighederne for øget debat på møderne. På mødet den 27. september 2018 blev der nedsat en arbejdsgruppe, som efterfølgende har afholdt 2 møder om, hvordan man bedst muligt kan planlægge dagsordenen, prioritere sager og hvad man kan gøre for at få skabt en god debatkultur, hvor alle har lyst til at byde ind.

En vigtig del af lokaludvalgets mødeafvikling, som ikke er direkte reguleret af retningslinjer, er en fælles og løbende forventningsafstemning om god mødedisciplin. Hvordan sikrer man en god balance mellem det, at de forskellige medlemmer kommer til orde, hvor alle har lyst til at byde ind, samt det at alle ikke nødvendigvis skal ytre sig om alle sager, og at man ikke gentager det, der allerede er blevet sagt.
Generelt om grundlæggende god mødedisciplin kan siges, at man kommer til tiden, er velforberedt dvs. har læst mødematerialet og lytter til hinanden, samt holder pause inden for de fastsatte 15 min. maksimum. 

Løsning

Opdeling i A- og B-sager
Det er muligt for lokaludvalget at beslutte at arbejde med en opdeling af dagsordenens sager i A- og B-sager. I B-sager forventes ikke en politisk forhandling. B-sager godkendes samlet sammen med dagsordenen som punkt 1, hvorefter de ikke kommer til drøftelse eller behandling, men betragtes som godkendt. Hvis man ønsker en B-sag behandlet, skal man ved dagsordenens punkt 2 vedr. godkendelse af dagsordenen bede om at få løftet sagen fra B-sag til A-sag, hvorefter formanden sørger for, at den sættes ind under dagsordenspunkter til behandling som af A-sager.
Hvorvidt en sag behandles som A-sag eller B-sag afgøres af formandskabet på baggrund af lokaludvalgets drøftelse af overordnede principper, samt indmeldinger fra de arbejdsgrupper der har sager på dagsorden.

Tidsplan
Vanløse Lokaludvalg beslutter at sætte en tidsramme på behandling af de enkelte dagsordenspunkter til mødet.

Temadrøftelser og drøftelsessager
På dagsordenen kan der være sager til drøftelse. Hensigten med disse drøftelser er, at lokaludvalget kan vende overordnede og principielle problemstillinger, uden at det nødvendigvis skal føre til en konkret beslutning på det pågældende møde. Drøftelsessager kan indledes med et oplæg.
Arbejdsgrupperne melder en til to mulige temaer ind til sekretariatet. De enkelte medlemmer, særligt dem der ikke sidder i en arbejdsgruppe, bedes overveje hvorvidt de har forslag til egnede emner for temadrøftelser.

Det foreslås, at man generelt for temadrøftelser sikrer, at lokaludvalgsmedlemmerne i forbindelse med sagsfremstillingen får ridset de primære problemstillinger op, så man har mulighed for at forberede et par relevante spørgsmål til oplægsholder
At der samles op på temaoplæg efterfølgende i næste lokaludvalgsmøde. Der afsættes som udgangspunkt 30-45 min til en temadrøftelse inkl. oplæg.

Sager til orientering/meddelelser
Punktet "Sager til orientering" eller "Meddelelser" indeholder notater om sager, som sekretariatet og/eller formanden ønsker, at lokaludvalget bliver orienteret om. Såfremt der ønskes en nærmere drøftelse, eller at der træffes en beslutning til en orienteringssag, vil formanden konkludere, at sagen tages op som et beslutningspunkt eller drøftelsessag i et efterfølgende møde.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for lokaludvalgets midler.

Videre proces

Kommende temadrøftelser:

Lokaludvalgets borgerpanel, hvordan bruges det og evt. samarbejder med forvaltningerne (januar).