Udspecifisering af rammen for det forberedende arbejde til opstillingsmødet

Formanden indstiller,

1) At Valby Lokaludvalg godkender indstillingen om udspecificering af rammen for det kommende opstillingsmøde

Efter afholdelsen af kommunalvalget den 19. november 2013, skal nye lokaludvalg vælges i de enkelte bydele på opstillingsmøder (før repræsentantskabsmøder), som forventes at finde sted i februar 2014.

Valby Lokaludvalg afsatte på Lokaludvalgsmødet i nov. 2012 et rammebeløb på 50.000 kr. til forberedende udgifter i forbindelse med opstillingsmødet.

Formanden ønsker nu rammen udspecificeret således, at det forberedende arbejde kan igangsættes. Det er sekretariatet, der står som ansvarlig for afholdelse af opstillingsmødet i Valby.

*Fælles kommunikation:

En projektgruppe bestående af medarbejdere fra lokaludvalgenes sekretariater har lavet en plan for kommunikation af valgprocessen. Planen er baseret på en kommunikationsstrategi, som redegør for indsatsens målgruppe, budskaber, kommunikationsveje, kommunikationsmidler, tidsplan og rollefordeling osv.

I planen indgår (i prioriteret rækkefølge):
1) En kommunikationspakke, som sekretariaterne i samarbejde med Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation i Økonomiforvaltningen udarbejder. Pakken består af skabeloner til folder, flyer, annonce, plakat og tekst til hjemmeside med information om lokaludvalgene. Disse skabeloner kan redigeres af de enkelte lokaludvalgssekretariater, således at f.eks. kontaktinformation, logo og billeder kan tilpasses hvert enkelt lokaludvalg.

2) Et pressekit, som består af en pressemeddelelse samt et faktaark, som giver medierne baggrundsinformation på en letforståelig måde. Målet er at skabe opmærksomhed omkring lokaludvalgene i regionale medier og relevante landsdækkende medier op til opstillingsmøderne. Pressekitet kan også bruges af lokaludvalgssekretariaterne til information på hjemmesiden eller som udgangspunkt for en lokal presseindsats.

3) En videospot, der kan lægges ud på lokaludvalgenes hjemmesider samt Københavns Kommunes hjemmeside, som på en letfordøjelig måde forklarer, hvad lokaludvalgene er, og hvordan man kan få indflydelse på bydelen gennem dem.

4) En fælles plakat, der sættes på kommunens 250 plakatsøjler, som er reserveret til formålet i uge 48 i 2013. Grunden til at valget er faldet på uge 48 er, at det skal være et passende tidsrum inden fristen for opstilling, som formentlig kommer til at være i midten af januar. De, der er interesserede i at stille op, skal som minimum have et par uger til at skaffe opbakning fra deres foreningsmæssige bagland. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang.

Alt efter hvor mange Lokaludvalg, der tilslutter sig den fælleskommunikation, vil denne blive ubredt i prioriteret rækkefølge.

I udarbejdelsen af forslaget til en fælles indsats har projektgruppen lagt vægt på, at en fælles kommunikationsindsats skal give lokaludvalgene anseelige fordele i forhold til kommunikationens gennemslagskraft og skabe en mere effektiv udnyttelse af lokaludvalgenes og sekretariaternes ressourcer. Samtidig skal der gives plads til en lokal indsats, som kan tage højde for lokale forskelle og behov, samt udnytte de lokale netværk i bydelene. De fælles kommunikationstiltag, som er foreslået, vil blandt andet give stordriftsfordele ved produktion af konkrete kommunikationstiltag, og det vil være muligt at nå en bredere målgruppe, som ikke i forvejen har kendskab til lokaludvalgene.

Medarbejderkredsen har udarbejdet en kommunikationsstrategi med målgruppebeskrivelse etc. som kan rekvireres ved henvendelse til sekretariatet.

Forberedelse af valget
Center for Sikker By og lokaludvalgssekretariaterne er i gang med at forberede processen og selve afviklingen af opstillingsmødet. Der er nedsat en række arbejdsgrupper, herunder en gruppe som arbejder med retningslinjer for opstillingsmødet, valggrupper mv. Lokaludvalget vil få mere information om dette, når der er udarbejdet et sæt uddybende retningslinjer.
Opstillingsmødet i Valby kommer efter al sandsynlighed til at foregå d. 27. februar 2014.

Beløbet afsættes indenfor de afsatte midler til forberedende tiltag i forhold til opstillingsmøde i februar 2014.

 Alle beløb anvises på IM konto 06455111999000

/ Lisbeth Ritter

Punktet blev godkendt – også selvom ikke alle Lokaludvalg ønsker at deltage i den fælles kommunikationsindsats.