Nedsættelse af arbejdsgruppe for Halloween 2016
Indstilling
Formanden indstiller
1) at Valby Lokaludvalg nedsætter en arbejdsgruppe til planlægning af Halloween på Toftegårds Plads fredag den 28. oktober.
Problemstilling
Beslutningen på sidste møde i lokaludvalget var, at sekretariatet skulle tage kontakt til Valbybladet, for at søge aktører der vil hjælpe med årets afvikling og planlægning af Halloween.
Både Valbybladet og Lokalavisen Valby har bragt en opfordring til at melde sig til planlægningen. Derudover har der været en opfordring i lokaludvalgets nyhedsbrev, og der har været opslag på lokaludvalgets Facebookside og på Facebooksiden ’Halloween i Valby’, som vi administrerer.
Ud over det har sekretariatet i den sidste uge på eget initiativ henvendt sig til foreninger, butikker og andre aktører, da planlægningen ellers kommer for sent i gang, i fald lokaludvalget beslutter at stå bag afholdelsen.
Det har været kommunikativt svært at opfordre Valbys borgere, foreninger og butikker til at hjælpe med i planlægningen, når lokaludvalget ikke har taget en egentlig beslutning om at ville afholde det. Der er ikke et bestemt møde eller dato man kan hænge kommunikationen op på, og det gør det svært for folk at melde sig, for de ved ikke hvad de melder sig til.
I skrivende stund har Dansk Folkehjælp meldt sig til at afholde en aktivitet med ansigtsmaling, og sørge for brandsikkerheden omkring olietønderne. Vi har tilkendegivelse fra sidste år fra spejderforeningen om, at de gerne kommer igen og lavet snobrød.
En enkelt familie, der bor ved Toftegårds Plads, har henvendt sig om at ville levere praktisk hjælp på dagen.
Derudover vil der igen kunne mønstres frivillige fra CPH Volunteers til at hjælpe med det praktiske på dagen, og vi kan engagere lommepengeunge fra helhedsplanerne til at hjælpe til.
Hvis vi vælger samme konstruktion som sidste år, vil arbejdsbyrden for en arbejdsgruppe primært være at koordinere det opsøgende arbejde, og hjælpe til med afviklingen på dagen. Og måske en eftermiddag til at skære græskarhoveder til pynt på pladsen.
Sekretariatet vil minde om, at lokaludvalget i kulturstrategien under overskriften ’Samling’ har vedtaget at arbejde for:
- At arrangere og støtte begivenheder, der samler Valby, sammen med forenings- og handelslivet. F.eks. Sankt Hans, Fastelavn, Halloween og juletræstænding
Der gives en mundtlig opdatering på yderligere henvendelser på mødet.
Løsning
Valby Lokaludvalg nedsætter en arbejdsgruppe til planlægning og afholdelse af Halloween på Toftegårds Plads fredag den 28. oktober.
Økonomi
Der er afsat 15.000 kr. til afholdelse af Halloween 2016, som foreslås fordelt på følgende måde:
|
Musik |
6000 (Verdensstjernerne) |
|
Pynt |
2000 (olietønder og Sannes pynt) |
|
Strøm |
1000 |
|
Frivillige forplejning |
1000 |
|
Diverse indkøb |
3000 |
|
PR |
1000 |
|
Buffer |
1000 |
|
Total |
15.000 |
Videre proces
Arbejdsgruppen aftaler første møde hurtigst muligt.