Beslutning om valg af hjemmeside-løsning vedr. bydelsplanlægning

Valby Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde tirsdag den 12. august 2003

 

 

Åbne punkter

 

7.      Beslutning om valg af hjemmeside-løsning vedr. bydelsplanlægning

VL 116/2003

Formanden indstiller til Valby Lokaludvalg,

at der træffes beslutning om, hvorvidt lokaludvalgets repræsentanter i Valbyplan-gruppen skal pålægges at arbejde videre med enten den interne eller den eksterne løsning for en hjemmeside om bydelsplanlægning.

 

Hvis den eksterne løsning vælges, indstiller formanden,

at lokaludvalget pålægger sekretæren at indhente mindst 2 tilbud på den eksterne løsning, hvorefter lokaludvalget tager stilling til valg af tilbud,

at der til den eksterne løsning i 2003 bevilges 80.000,- kr. til etablering og 12.000,- kr. til drift på lokalud valgets bevilling: Pulje til bydelsprojekter (tilsk.), konto 4502-085000402

at der til den eksterne løsning i 2004 og 2005 årligt bevilges 12.000,- kr. til drift på lokaludvalgets bevilling: Pulje til bydelsprojekter (tilsk.), konto 4502-085000402

 

RESUME

Af den vedtagne arbejdsplan for "Bydelsplan for Valby" fremgår, at der som redskab i borgerinddragelsen kan anvendes forskellige redskaber, f.eks. "etablering af et bydelsnetværk med tre typer af fora: mailfora, mødefora og udvalg".

Valbyplan-gruppen, som bl.a. består af medlemmer fra Valby Lokaludvalg, har drøftet etableringen af en hjemmeside med et bydelsnetværk med Information & Kommunikation i Økonomiforvaltningen.

Information & Kommunikation har tilbudt at etablere en side på internettet indenfor det eksisterende domæne www.kk.dk med kommunens grunddesign og med funktioner som debatfora, nyhedsmail/abonnement og direkte www-adresse. Forudsætningen er, at der udpeges en ansvarlig for opdatering/vedligehold.

Knud Erik Hansen, medlem af Valby Lokaludvalg, har foreslået en løsning udenfor www.kk.dk, idet han vurderer, at det er vigtigt for den vedtagne borgerdeltagelsesmodel, at have den optimale hjemmeside.

I sagsfremstillingen er fordele og ulemper ved de nævnte løsninger skitseret.

Valby Lokaludvalg skal træffe beslutning om, hvorvidt lokaludvalgets repræsentanter i Valbyplan-gruppen skal pålægges at arbejde videre med enten den interne eller den eksterne løsning for en hjemmeside om bydelsplanlægning.

Hvis den eksterne løsning vælges, bevilger lokaludvalget af puljemidlerne i 2003 80.000,- kr. til etablering og 12.000,- kr. til drift, samt 12.000,- kr. årligt  til drift i 2004 og 2005..

Endvidere pålægges sekretæren at indhente mindst 2 tilbud på en sådan løsning, hvorefter lokaludvalget tager stilling til valg af tilbud.

 

SAGSBESKRIVELSE

Af den vedtagne arbejdsplan for "Bydelsplan for Valby" fremgår, at der som redskab i borgerinddragelsen kan anvendes forskellige redskaber, f.eks. "etablering af et bydelsnetværk med tre typer af fora: mailfora, mødefora og udvalg".

Valby Lokaludvalg har i sit møde den 10. december 2002 drøftet et udkast til strategi for borgerinddragelse i forbindelse med bydelsplanlægning, som var udarbejdet af lokaludvalgets arbejdsgruppe om emnet bestående af Knud Erik Hansen, Peder Duelund og Lisbeth Ritter. Der vedlægges kopi af indstillingen med tilhørende udskrift af beslutningsprotokollen, jf. bilag 1.

Af strategien fremgår bl.a. på side 3:

"Valbybladet og Internettet skal være de væsentligste informationskanaler. Der skal laves en hjemmeside, der kan give adgang til al den tilgængelige information om bydelsplanlægningen. Denne del af hjemmesiden skal være så fleksibel, at den kan udvikles og udformes i takt med arbejdet med bydelsplanlægningen".

Lokaludvalget godkendte strategien for borgerinddragelse som et rammepapir, hvor udvalget hen ad vejen vurderer, hvad der er mulighed for.

I Valbyplan-gruppen, som består af repræsentanter for Valby Lokaludvalg, Bygge-og Teknikforvaltningen og Økonomiforvaltningen, blev etableringen af en hjemmeside med et bydelsnetværk drøftet på et møde den 25. juni 2003.

Hjemmesiden skal bruges til at informere borgerne i Valby om arbejdet med bydelsplanlægningen og til borgernes organisering af deres deltagelse i processen. 

Information & Kommunikation har tilbudt at etablere en side på internettet indenfor det eksisterende domæne www.kk.dk med kommunens grunddesign og med funktioner som debatfora, nyhedsmail/abonnement og direkte www-adresse. Forudsætningen er, at der udpeges en ansvarlig for opdatering/vedligehold.

Knud Erik Hansen, medlem af Valby Lokaludvalg, har foreslået en løsning udenfor www.kk.dk, idet han vurderer, at det er vigtigt for den vedtagne borgerdeltagelsesmodel, at have den optimale hjemmeside.

På det nævnte møde i Valbyplan-gruppen blev det besluttet at afholde et møde med Information & Kommunikation for en nærmere afklaring af de tekniske muligheder.

Der blev således den 4. august 2003 holdt et møde mellem repræsentanter for Valbyplan-gruppen, herunder Knud Erik Hansen og Peder Duelund fra Valby Lokaludvalg, én repræsentant for Information & Kommunikation samt sekretæren for Valby Lokaludvalg.

 

Udgangspunktet for mødet var vedlagte oplæg fra Knud Erik Hansen, jf. bilag 2.  Oplægget er et forslag til, hvilke funktioner en hjemmeside for bydelsplanlægning bør indeholde for dels at informere borgerne i Valby om arbejdet, dels at understøtte borgernes organisering af deres deltagelse i processen.

I det følgende er indeholdt Økonomiforvaltningens vurdering af, hvilke de ønskede funktioner, der om muligt – og eventuelt i en justeret form – rent teknisk vil kunne indeholdes i en intern løsning, dvs. en hjemmeside på www.kk.dk.

Som det fremgår af nedenstående skema, er der 12 ud af de i alt 19 funktioner, der kan løses i den interne løsning med de for hånden værende muligheder.

Alternativet er at indhente tilbud på den samlede foreslåede løsning eksternt.

 

Oversigt over funktioner i hhv. den interne og den eksterne løsning:

 

FUNKTIONER	EKSTERN LØSNING	INTERN LØSNING
Tilmelding
Det skal være muligt at tilmelde sig bydelsplanlægningsarbejdet gennem hjemmeside med forskellige valgmuligheder: information/deltagelse, bestemte grupper, m.m.	√	(√) (Kan gøres via e-mail, men kræver sekretærfunktion til administration)
Tilmeldingsproceduren skal indeholde svarsider og mailbekræftelse på tilmeldingen, og det skal til enhver tid være mulig for den tilmeldte at ændre på tilmeldingsdataene	√	(√) (Kan gøres via e-mail, men kræver  sekretærfunktion til administration)
Hvor det er relevant skal oplysninger om deltagere automatisk efter tilmelding ligge på hjemmesiden	√	(√) (Kan gøres via e-mail, men kræver  sekretærfunktion til administration)
Separate sider for arbejdsgrupper, projektgrupper og andre grupper der oprettes
Det skal gennem administrationssystemet være enkelt at oprette en gruppe	√	(√) (Kan gøres via e-mail, men kræver  sekretærfunktion til administration)
Hver gruppe skal selv kunne lægge informationer ud på deres sider - skal gøres enkelt gennem administrationssystemet	√	−
System til indlægning og visning af referater fra møder	√	√
Der skal være mulighed for, at visse sider kun kan ses med adgangskode	√	−
Aktualitetsside
Administrationssystemet skal gøre det enkelt at lægge information ud på siden. Det skal være muligt fra administrationssystemet at trække informationer fra en gruppe frem på aktualitetssiden. Tilsvarende fra andre typer sider, som f.eks. kalenderen	√	(√) (Kan gøres via e-mail, men kræver  sekretærfunktion til administration)
Debat og interessesider
Der skal være mulighed for både generelle og specifikke debatfora for den samlede bydelsplanlægning for arbejdsgrupper, projektgrupper o.l.	√	√
Administrationsprogrammet skal gøre det enkelt at oprette og administrere debatfora	√	√
Indlæg til debatfora, skal både leveres til hjemmesiden og som almindelige mails	√	√
Det skal være muligt at sætte hjemmesiden sådan at udvalgte debatfora er lukkede fora (med adgangskode adgang til denne del af hjemmesiden)	√	−
Der skal være mulighed for interessesider, hvortil borgere kan indskrive deres interesser, ønsker, visioner for Valbys udvikling.	√	√
Der skal være mulighed for at lave interessesider fordelt på emner og grupper	√	√
Interessesiderne vil kunne fremtræde med selvstændigt design	√	−
Kalender
Administrationsmodul til møde- og aktivitetskalender	√	−
Lyd og video
Det skal gennem hjemmesiden være muligt at hente lyd og videooptagelser fra møder, reportager om udvalgte emner (f.eks. trafik, beskrivelser af visse kvarterer i Valby)	√	√
Det skal være muligt at transmittere borgermøder m.m. gennem lyd/video over hjemmesiden.	√	−
Adgang for andre hjemmesider
Det skal være muligt at give andre hjemmesider (f.eks. Valbybladet) adgang til at hente aftalte informationer fra hjemmesidens database, f.eks. aktualitetssiden, kalendere og visse af arbejdsgruppernes sider	√	−

 

 

Dét, der adskiller den eksterne løsning fra den interne løsning, er:

-         Hver gruppe skal selv kunne lægge informationer ud på deres sider - skal gøres enkelt gennem administrationssystemet

-         Der skal være mulighed for, at visse sider kun kan ses med adgangskode

-         Det skal være muligt at sætte hjemmesiden sådan at udvalgte debatfora er lukkede fora (med adgangskode adgang til denne del af hjemmesiden)

-         Interessesiderne vil kunne fremtræde med selvstændigt design

-         Administrationsmodul til møde- og aktivitetskalender

-         Det skal være muligt at transmittere borgermøder m.m. gennem lyd/video over hjemmesiden.

-         Det skal være muligt at give andre hjemmesider (f.eks. Valbybladet) adgang til at hente aftalte informationer fra hjemmesidens database, f.eks. aktualitetssiden, kalendere og visse af arbejdsgruppernes sider

En grundlæggende forskel mellem de to løsninger er i øvrigt, at den eksterne løsning i forhold til en række af de i skemaet nævnte funktioner giver mulighed for, at borgere selv kan lægge ting ud på hjemmesiden og forme dem, mens den slags i den interne løsning skal gå via sekretæren.

Ulempen ved den eksterne løsning er først og fremmest, at den er dyrere end den interne løsning, som alene koster den arbejdskraft, der medgår fra medarbejdere i forvaltningen - herunder lokaludvalgets egen sekretær - i forbindelse med administration af siden i form af oprettelse, opdatering og vedligeholdelse.

Omfanget af den nævnte arbejdskraft, som medgår til den interne løsning afhænger af hvor mange Valby borgere og arbejdsgrupper, der vil bruge hjemmesiden samt dimensionering og funktioner, hvorfor der ikke på forhånd kan siges noget om størrelsen af denne arbejdsbyrde. 

Den eksterne løsning skal i modsætning hertil fuldt ud bekostes af lokaludvalget selv, hvilket ifølge forslagsstilleren vil beløbe sig op til ca. 80.000,- kr.[1] i etablering. Hertil kommer skønsmæssigt op til 12.000,- kr.[2] i årlig drift.

Den interne løsning har den fordel, at bydelsnetværket hér vil fremtræde som en del af kommunens hjemmeside – og dermed i en mere integreret sammenhæng med de øvrige aktiviteter i kommunen, som varetages i Valby Lokaludvalgs regi. 

Ulempen ved den interne løsning er et færre antal funktioner, særligt for så vidt angår muligheden for at brugerne selv kan oprette og administrere grupper, debatter mv.

Valby Lokaludvalg skal træffe beslutning om, hvorvidt lokaludvalgets repræsentanter i Valbyplan-gruppen skal pålægges at arbejde videre med enten den interne eller den eksterne løsning for en hjemmeside omkring bydelsplanlægningen.

Endvidere pålægges sekretæren at indhente mindst 2 tilbud på en sådan løsning, hvorefter lokaludvalget tager stilling til valg af tilbud.

 

ØKONOMI

Hvis den eksterne løsning vælges, bevilger lokaludvalget i 2003 80.000,- kr. til etablering og 12.000,- kr. til drift, samt 12.000,- kr. årligt til drift i 2004 og 2005, af lokaludvalgets bevilling: Pulje til bydelsprojekter, konto 4502-0850004502.

 

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

BILAG

Bilag 1:        Indstillingen "Strategi for borgerinddragelse ifm. Bydelsplanlægning" med tilhørende protokollat.

Bilag 2:        Forslag til funktioner for hjemmeside til bydelsplanlægningen, udarbejdet af Knud Erik Hansen.

 

 

Ejner Jensen