Halloween 2018: Nedsættelse af arbejdsgruppe til afholdelse af Halloween 2018
Indstilling
Formanden indstiller
1) at Valby Lokaludvalg nedsætter en arbejdsgruppe til planlægning og afholdelse af Halloween den 26. oktober 2018
2) at Valby Lokaludvalg afsætter yderligere 7.000 kr. til afholdelse af Halloween 2018
Problemstilling
Valby Lokaludvalg afsatte i december 2017 18.000 kr. af den interne pulje til afholdelse af Halloween i 2018.
Valby Lokaludvalg har siden 2014 holdt en årlig fejring af Halloween. Første år foregik det på Valby Tingsted, i samarbejde med den daværende Kvartermanager ansat under Områdefornyelsen Gl. Valby, og de seneste tre år på Toftegårds Plads nord.
Begivenheden er et stort tilløbsstykke for Valbys børnefamilier. Butikkerne rundt om pladsen har været glade for aktiviteten, og støttet op ved at arrangere Trick or Treat for børnene, der deltager. Der har årligt deltaget over 800 børn i aktiviteten, og mellem 1000 og 15000 personer har deltaget i fejringen.
Sekretariatet foreslår at:
- Halloween 2018 afholdes fredag den 26. oktober 2018 på den nordlige Toftegårds Plads
- Halloween afholdes med de samme aktiviteter som senere år, som er:
- Ansigtsmaling - Dansk Folkehjælp har stået for aktiviteten de seneste to år
- Trick or Treat i butikkerne omkring pladsen
- Underholdning med musik - tidligere har vi hyret orkestret Verdensstjernerne
- Græskarskæring - Sparekassen Sjælland har tidligere sponsoreret indkøb af græskar
- Salg af mad og drikke - både lokale foreninger og gadesælgere udefra inviteres til at sælge på pladsen
- Snobrød over bål - FDF K17 har tidligere stået for aktiviteten
- Et kreativt værksted - Zone2 fra Valby Kulturhus har tidligere stået for aktiviteten
- En festligt oppyntet uhyggelig plads, med pynt fra udlejningsfirmaet Lejdether, som opsættes i samarbejde med frivilligkorpset CPH Volunteers
Sekretariatet anbefaler at arbejdsgruppen i år har særligt fokus på at få en eller flere foreninger til at gå mere aktivt ind i planlægningen og afholdelsen, så Valby Lokaludvalg skal bruge færre sekretariatsressourcer på fejringen af Halloween.
I 2017 blev festen afholdt for i alt 25.000 kroner. Sekretariatet vurderer, at det også vil være prisen i år, hvis de samme aktiviteter skal finde sted.
Det indstilles derfor at afsætte yderligere 7.000 kroner til arrangementet, så budgettet bliver på i alt 25.000 kroner.
Løsning
Valby Lokaludvalg nedsætter en arbejdsgruppe til planlægning og afholdelse af Halloween den 26. oktober 2018
Valby Lokaludvalg afsætter yderligere 7.000 kr. til afholdelse af Halloween 2018
Økonomi
Forslag til budget for Halloween 2018:
| Pynt, olietønder, telte, borde og stole | 4.500 kr. |
| Musik (Verdensstjernerne) | 8.000 kr. |
| Strøm | 5.800 kr. |
| Forplejning til frivillige | 1.500 kr. |
| Diverse indkøb | 1.000 kr. |
| Græskar | 2.200 kr. |
| Uforudsete udgifter | 1.000 kr. |
| PR | 1.000 kr. |
| Total | 25.000 kr. |
Tabellen viser økonomien for den puljemidlerne, hvis det indstillede beløb bevilges
|
Pulje |
Disponeret per 11. september |
Indstillet 11. september |
Resterende pulje |
|
2.197.000 |
2.137.718 |
7.000 |
52.282 |
Beslutning
ad. 1) Driss el Mekki, Birgit Meisel, Susan Gyldenholm.
ad. 2) Indstillingen blev godkendt