Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 31. marts 2004

 

 

14.      Høring om betaling for nye it-ydelser samt kompensation for merudgifter som følge af it-udbuddet i 2002

  J.nr. U41/04

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at      udvalget godkender udkast til høringssvar til Økonomiforvaltningen 

 

 

 

RESUME

 

Økonomiforvaltningen anmoder om Uddannel ses- og Ungdomsudvalgets bemærkninger til "Betaling for nye it-ydelser samt kompensation for merudgifter som følge af it-udbuddet i 2002", inden forslaget forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

Indstillingen fra Økonomiforvaltningen omhandler betaling for KMD ( Kommunedata) - programmel, generelle specialblanketter, Indkøbssystemet og HelpDesk hos KMD og DM-Data. Indstillingen er en tilpasning af den eksisterende betalingsmodel og vil være gældende indtil ny betalingsmodel foreligger, sandsynligvis fra 2005.

 

Forvaltningen anbefaler, at udvalget godkender udkast til høringssvar til Økonomiforvaltningen.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

 

I foråret 2002 indgik Københavns Kommune nye aftaler med KMD og DM-data om levering af ydelser på it-området. Aftalen havde bl.a. som konsekvens, at der opstod et behov for en ny intern betalingsmodel for kommunens udvalg. Der har fra forvaltningernes side været ønske om, at få ændret en række af de eksisterende betalingsprincipper.

 

Indstillingen fra Økonomiforvaltningen omhandler betaling for KMD-programmel, generelle specialblanketter, Indkøbssystemet og HelpDesk hos KMD og DM-Data. Indstillingen er en tilpasning af den eksisterende betalingsmodel og vil være gældende indtil ny betalingsmodel foreligger, sandsynligvis fra 2005.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at der til kompensation for prisstigningerne på KMD-programmmel, som forudsat i Borgerrepræsentationens indstilling (BR 396/02), samlet overføres 32,8 mio. kr. til fagudvalgene finansieret af provenu fra it-udbudet i 2002.

 

Økonomiforvaltningens indstilling indebærer endvidere, at de enkelte udvalg, som forudsat i indkøbsredegørelse (BR 268/03) pr. 1. januar 2004 og frem faktureres for  2 kr. pr. forretningsdokument for brug af indkøbssystemet (Den offentlige Indkøbsportal-DOIP).

 

Af Økonomiforvaltningens indstilling fremgår det desuden, at udgifterne til KMD og DM-datas HelpDesk fremover afholdes decentralt. Der overføres samlet 1 mio. kr. til udvalgene fra Økonomiudvalget.

 

Endvidere vil Økonomiudvalget som i 2003 betale op til 2 mio. kr. af fagudvalgenes forbrug af specialblanketter.

 

Konsekvenserne af Økonomiforvaltningens indstilling for Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen 2004 er følgende:

 

Kompensation for merudgift til KMD-programmel og specialblanketter

Økonomiforvaltningen har refunderet merudgiften i 2003. For 2004 og frem kompenseres udvalgene med en samlet tillægsbevilling til budget 2004 på i alt 32,8 mio. kr. Kompensationen til Uddannelses- og Ungdomsudvalget udgør 572.037 kr. Prisstigningerne på KMD-programmel kompenseres desuden ifølge indstillingen med tillægsbevillinger i forhold til udvalget.

 

Det har hidtil ikke været muligt for Økonomiforvaltningen at udfakturere forbruget af specialblanketter til fagudvalgene. Hvis den samlede udgift for udvalgene overstiger 2 mio. kr., vil merudgiften blive viderefaktureret til udvalgene i forhold til faktisk forbrug. Den årlige merudgift på op til 2 mio. kr. til specialblanketter finansieres over it-provenuet.

 

Betaling for udvalgets anvendelse af DOIP

Fra 1. april 2003 er kommunen blevet faktureret  2 kr. pr. indkøbsordre som en "klikafgift" til Den Offentlige IndkøbsPortal (DOIP). Udgiften, der hidrører for udvalgenes brug af DOIP'en, er hidtil blevet afholdt af Økonomiforvaltningen. Fremover ønsker Økonomiforvaltningen at fakturere denne udgift til fagudvalgene, som beskrevet i indkøbsredegørelsen (BR 268/03).

 

Den samlede udgift for samtlige udvalg vurderes af økonomiforvaltningen ikke at overstige 1 mio. kr.

 

Omlægning af betaling til HelpDesk

Udgiften til HelpDesk hos KMD og DM-Data afholdes i dag af bevilling i Økonomiforvaltningen. Såvel KMDs HelpDesk som DM-Data kan registrere henvendelserne på forvaltningsniveau. Indstillingen tilkendegiver, at alle kald til HelpDesk fremover udfaktureres direkte til udvalgene. Økonomiforvaltningen udlægger samlet 1 mio. kr. til forvaltningerne svarende til det hidtidige forbrug. Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens andel udgør 30.936 kr.

 

Betaling for Data Warehouse

31. december 2001 blev udvalgets betaling til Data Warehouse forhøjet fra 150.000 kr. til 269.000 kr. pr. år. Denne betaling fastholdes uændret.

 

IT-udbudet i 2002 resulterede i en årlig besparelse for kommunen i størrelsesordenen 74,8 mio. kr. Efter at samtlige forvaltninger er kompenseret, som beskrevet i indstillingen fra Økonomiforvaltningen, er der en mindreudgift på 199 mio. kr. frem til 2007. Økonomiudvalget vil efterfølgende fremkomme med forslag til udmøntning af dette nettoprovenu.

 

Det er forvaltningens vurdering, at der er behov for, at dette provenu anvendes til finansiering af de forventede kommende udgifter til fagudvalgenes projekter på it-området, fx  KKnet2 ( Københavns Kommunes Intranet, 2. udgave), ESB (Elektronisk SelvBetjening) og ESDH ( Elektronisk Sags - og DokumentHåndteringssystem).

 

 

Udkast til høringssvar

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anbefaler, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget godkender følgende udkast til høringssvar om forslag til ny betalingsmodel:

 

"Uddannelses- og Ungdomsudvalget er enig i intentionen om at få udarbejdet en ny intern betalingsmodel for samtlige it-ydelser i kommunen.

 

Det er udvalgets ønske, at en ny betalingsmodel udvides til at omfatte alle kendte projekter på it-området (KKnet2, ESB, ESDH m.v.), således at man  opererer med en samlet intern betalingsmodel.

 

I forlængelse af "IT-udbuddet i 2002" og de nye kontrakter med DM-data og KMD har der været en vis usikkerhed med hensyn til, om alle opgaver blev kontraktligt dækket ind.

 

På den baggrund skal udvalget tilkendegive, at udvalgene bør garanteres  fuld økonomisk kompensation for udgifter, som er et resultat af eventuelle opgaver, der ikke måtte være kontraktligt dækkede, og for opgaver hvor øgede udgifter for udvalgene er et resultat af IT-udbuddet."

 

 

Økonomi

 

Økonomiudvalget vil fra 2004 overføre 572.037 kr. til Uddannelses- og Ungdomsudvalget til dækning af prisstigning på KMD-programmel svarende til udvalgets nuværende udgifter på dette område.

 

Den offentlige Indkøbsportal vil fremover blive faktureret udvalget med 2 kr. pr. forretningsdokument. Udgifterne vil blive afholdt af de enkelte budgetansvarlige institutioner under udvalget inden for den eksisterende ramme.

 

Udgiften til KMD og DM datas HelpDesk vil fremover skulle afholdes af udvalget. Der overføres 30.936 kr. til udvalget fra Økonomiudvalget svarende til det nuværende forbrug på området.

 

Forvaltningen tager forbehold for udgifter, som er et resultat af eventuelle opgaver, der ikke er kontraktligt dækkede, og for opgaver hvor øgede udgifter for udvalgene er et resultat af IT-udbuddet.

 

 

 

Miljøvurdering

 

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser.

 

 

 

Høring

 

Ingen yderligere bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

·        Betaling for nye it-ydelser samt kompensation for merudgifter som følge af it-udbuddet i 2002 (forslag til udvalgsindstilling til ØU)

 

 

 

              Peter Rasmussen

                                                          Søren Stahl Nielsen