Behandling af personoplysninger i Skoleintra

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Samtlige kommunale folkeskoler har anskaffet SkoleIntra med regeringstilskud fra handlingsplanen: "IT i folkeskolen". Regeringstilskuddet gives til anskaffelse af videndelingssystemer til støtte for organisationsudvikling på skolerne.

Anskaffelsen af et IT-baseret videndelingsværktøj er en naturlig forlængelse af Københavns flerårige fokus på IT i folkeskolen. Der har i flere udviklingsprogrammer været fokus på at udbygge skolernes netværk, anskaffelse af hardware, etablering af Medieværksteder samt satset på IT-uddannelse af lærerne for at sikre en bedre integration af IT i undervisningen.

Formålet med anskaffelse af SkoleIntra er derfor bredt at:

·        Understøtte videndeling og samarbejde på skolen

·        Styrke skole/hjemsamarbejdet

·        Udnytte eksisterende data til ekstern information – f.eks. skolens hjemmeside

·        Sikre overholdelse af "Lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne mv." – loven  om sammenlignelig brugerinformation

·        Understøtte arbejdet med integration af IT i undervisningen

·        Kvalificere den enkelte elevs læring og dokumentere indsatsen

·        Styrke samarbejde og kommunikation omkring den enkelte elev

Efter en vurdering af adskillige systemer på markedet valgte forvaltningen produktet SkoleIntra, som i størst omfang matchede de opstillede systemkrav. Systemet er webbaseret og kan nås via en Internet-forbindelse.

 SkoleIntra består af flere moduler, hvoraf Københavns Kommune har anskaffet de 4 grundmoduler:

1.      LærerIntra – skolens intranet, hvortil kun skolens medarbejdere har adgang.

2.      ElevIntra – der giver mulighed for at integrere IT i undervisningen, adgang for skolens elever og lærere

3.      SkolePorten – hjemmesiden – kan ses af alle på Internettet

4.      ForældreIntra – udvalgte lukkede dele af hjemmesiden, med adgang for forældrene med brugernavn og password

Ad 1 – LærerIntra

LærerIntra er skolens interne videndelings- og samarbejdsværktøj med et væld af funktioner. Der kan importeres data fra elevsystem, skemalægningsprogrammer mm, så data fra de administrative systemer kan genbruges. Herved gives på ét sted: adgang for skolens medarbejdere til skemainformationer, skolens kalender, booking af ressourcer (lokaler, IT, video/kamera etc.), fælles dokumenter og billeder, værktø jer til spørgeskemaer og multiple choise.

Mulighed for at udarbejde ugeplaner, årsplaner og undervisningsplaner, som kan stilles til rådighed i ElevIntra, ForældreIntra og/eller SkolePorten. Beskedsystem til kommunikation internt mellem lærerne, mellem lærere/elever og lærere/forældre samt mulighed for debatfora.

Til udvikling og pædagogisk arbejde med de enkelte elever, er der mulighed for at udarbejde udviklingsplaner og notere observationer omkring de enkelte elever.

Ad 2 – ElevIntra

ElevIntra er elevernes intranet med en række pædagogiske værktøjer som f.eks.: udarbejdelse af hjemmesider, webaviser og udstillinger, arbejde sammen på fælles dokumenter eller individuelt på opgaver, herunder også udvælge materiale til præsentationsmapper. De kan arbejde med spørgeskemaer eller besvare lærernes multiple choise tests. Der er mulighed for at anvende beskedsystemet og en chat-funktion, hvor kun skolens elever har adgang. Der er tillige adgang til skemainformationer, ugeplaner, klassens billeder, undervisningsmaterialer mm. Desuden kan eleverne arbejde med egne udviklingsplaner.

Ad 3 – SkolePorten

SkolePorten er skolens hjemmeside. Der er almindelig åben adgang for alle på Internettet. Som hjemmesideværktøj støtter SkolePorten i sin grundlæggende opbygning loven om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne. SkolePorten giver mulighed for at informationer, som allerede findes i enten LærerIntra eller ElevIntra, kan vises på hjemmesiden. F.eks. kalenderinformationer, offentliggjorte webaviser, årsplaner, nyheder, skemaer, aktuelle meddelelser mm. Der er mulighed for, at skolebestyrelsen kan vedligeholde informationer og eventuelt have en mail-formular. Skolerne kan vælge at udpege redaktører med hovedansvar for indholdet på hjemmesiden, men rent teknisk er systemet opbygget så enkelt, at alle med adgang til LærerIntra kan bidrage med indhold på hjemmesiden.

Ad 4 - ForældreIntra

ForældreIntra er et lukket område af hjemmesiden. Med password og brugernavn kan forældrene via Internet åbne ForældreIntra. Herved får de adgang til informationer om den/de klasser, hvor deres børn går. Det kan være billeder, elevarbejder, informationer fra lærerne, mulighed for debatforum, elektronisk tilmelding til arrangementer mm. Der er desuden adgang til beskedfunktionen. Klassens lærere kan vælge, hvilke funktioner der anvendes i de enkelte klasser.

Det er i det grundlæggende modul: LærerIntra, at der er mulighed for at behandle personfølsomme oplysninger. Der findes en logbogsfunktion, hvor klassens lærere har mulighed for at notere observationer generelt om klassen og specifikke oplysninger om en eller flere elever.

Der er ikke tale om fast definerede typer af personfølsomme oplysninger, men en notefunktion, hvor læreren/lærerne efter behov kan notere oplysninger i form af:

·        Overvejelser om elevens faglige standpunkter

·        Undervisningsmæssige vurderinger

·        Eventuelle noter i relation til underretning af de sociale myndigheder

·        Noter omkring elevens faglige eller sociale udvikling til brug i skole/hjem samarbejdet

Ovenstående notefunktioner vil i vekslende omfang blive anvendt af lærerne, når der er behov for det for at understøtte henholdsvis skole/hjem samarbejdet og evaluering og dokumentation af den enkelte elevs udvikling.

Hidtil har skolerne ikke anvendt denne mulighed for opbevaring af personfølsomme oplysninger i SkoleIntra, idet systemet ikke har anvendt krypteret kommunikation.

Nu er det imidlertid muligt at anvende SSL – sikker kommunika tion over Internettet – hvilket gør, at systemet lever op til kommunens sikkerhedskrav. På denne baggrund efterspørger skolerne nu i høj grad muligheden for at udnytte systemets funktionalitet, og benytte logbogsfaciliteten til notater om eleverne, hvor det skønnes nødvendigt/hensigtsmæssigt.

Behandling af elevoplysninger

Oplysningerne anvendes i tilrettelæggelsen af undervisningen, til brug for skole/hjem samtaler samt til dokumentation og opfølgning på den enkelte elevs faglige og sociale udvikling.

Muligheden for at notere de personlige oplysninger kan ses som et led i dokumentationen af skolens vurderinger og evalueringer af den enkelte elev.

De personfølsomme oplysninger om den enkelte elev er passwordbeskyttet og dermed kun tilgængelige for den pågældende klasses lærere.

Data transmitteres i sikker linie på Internettet (SSL) og lagres i systemets databaser. SkoleIntras databaser er placeret hos UNI-C, som hoster systemet og dermed er garant og ansvarlig for den tekniske datasikkerhed.

Forvaltningen udarbejder information til skolerne om den korrekte anvendelse af systemets mulighed for registrering af personfølsomme oplysninger. De registrerede personer har ret til oplysning om, hvilke oplysninger, der behandles. Oplysninger, der behandles som led i administrativ sagsbehandling, kan undtages fra indsigtsretten i samme omfang som efter reglerne i offentlighedsloven.

Skolens ansatte har over for Københavns Kommune som dataansvarlig, ansvaret for rigtigheden af de data som vedkommende lægger i systemet.

Anmeldelse af SkoleIntra

SkoleIntra skal anmeldes til Datatilsynet. Da behandlingerne omfatter følsomme oplysninger om personers rent private forhold, skal der tillige indhentes en udtalelse fra Datatilsynet.

Udkast til anmeldelse vedlægges til orientering. Såfremt datatilsynet ikke har bemærkninger til anmeldelsen, vil behandlingen umiddelbart blive iværksat. Hvis Datatilsynet har bemærkninger til anmeldelsen, vil sagen igen blive forelagt for udvalget.

Økonomi

SkoleIntra er en videndelingsplatform, som allerede benyttes på skolerne til andre formål. Skolerne finansierer selv de årlige drifts- og opdateringsomkostninger.

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Høring

Ingen bemærkninger

BILAG VEDLAGT

·        Udkast til anmeldelse af SkoleIntra til Datatilsynet

Peter Rasmussen

                                            Søren Stahl Nielsen