Mål- og resultatstyring

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 27. august 2003

7. Mål- og resultatstyring

J.nr. U139/03

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at målene for aktivitetsområderne: lærerressourcer/personale i folkeskolen, eksterne udviklingsmidler, bygningsdrift inden for folkeskoleområdet, observationskolonier samt folkeskolens øvrige driftsområder godkendes

at udvalget evaluerer det samlede mål- og resultatstyringsprojekt i foråret 2004

RESUME

Med udgangspunkt i Borgerrepræsentationens beslutning vedrørende budget 2002 igangsatte Uddannelses- og Ungdomsudvalget medio 2002 et projekt møntet på at beskrive og vurdere mål og resultater inden for udvalgets budgetområder. Uddannelses- og Ungdomsudvalget har foreløbigt behandlet mål- og resultatstyringsrapporter vedrørende 7 aktivitetsområder og det forventes, at samtlige budgetområder er beskrevet inden for mål- og resultatstyringskonceptet inden for de kommende tre år.

På baggrund af de erfaringer, der er indhentet igennem det seneste år er der endvidere udarbejdet en overordnet ramme for forvaltningens kommende arbejde med mål- og resultatstyring. Det indstilles, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget evaluerer det samlede mål- og resultatstyringsprojekt, herunder rammerne, i forbindelse med udarbejdelsen af budgetforslag 2005 i foråret 2004.

SAGSBESKRIVELSE

I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2002 besluttede Borgerrepræsentationen, at der skal være øget fokus på anvendelse af de afsatte ressourcer herunder fastlæggelse af politiske mål, opstilling af krav til forvaltningerne om resultater samt opfølgning på, om de opstillede mål og resultatkrav er gennemført.

På baggrund heraf pegede Økonomiudvalget i forbindelse med indkaldelse af budgetbidrag for 2003 på, at der skal igangsættes et arbejde med målsætninger i budgettet. De overordnede rammer for dette arbejde er bl.a. følgende:

· målsætningerne for udvalgene skal være dækkende og balancerende og dække de væsentligste serviceområder

· målsætningerne skal være præcise

· økonomi og mål skal være sammenhængende

Sigtet med omlægningen er at skabe en mere klar sammenhæng mellem bevillinger og aktiviteter/mål indenfor hvert aktivitetsområde i budgettet. Samtidig er der et behov for politisk at kunne følge resultaterne af de afsatte bevillinger, og der er behov for at skabe en større gennemsigtighed i budgettet og anvendelse af midlerne.

På mødet i Uddannelses- og Ungdomsudvalget den 22. maj 2002 blev det besluttet at igangsætte et projekt møntet på at beskrive og vurdere mål- og resultater inden for udvalgets budgetområder.

På denne baggrund har Uddannelses- og Ungdomsudvalget foreløbig behandlet 7 mål- og resultatstyringsrapporter vedrørende observationskolonier, centrale udviklingsmidler, bygningsdrift inden for folkeskoleområdet, folkeskolens øvrige driftsområder, lærerressourcer/personale i folkeskolen, Center for Vejledning samt bygningsdrift inden for fritidshjems- og klubområdet.

Resultatmål vedrørende tidligere fremlagte rapporter

Fem af de ovenstående 7 rapporter blev behandlet i Uddannelses- og Ungdomsudvalget i efteråret 2002. På dette tidspunkt var konceptet for målformuleringen ikke udviklet. Dette er nu tilfældet og målene vedrørende a) bygningsdrift indenfor folkeskoleområdet (udvalgsbehandlet den 20. november 2002), b) eksterne udviklingsmidler – folkeskoler (udvalgsbehandlet den 6. november 2002), c) folkeskolens øvrige driftsområder (udvalgsbehandlet den 20. november 2002), d) lærerressourcer i folkeskolen (udvalgsbehandlet den 4. december 2002) samt e) observationskolonier (udvalgsbehandlet den 6. november 2002) fremlægges derfor til udvalgets godkendelse. Målene er nærmere gennemgået i vedlagte bilag 1.

Overordnede principper for mål- og resultatstyring i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen

Med udgangspunkt i det seneste års erfaringer er der udarbejdet en overordnet ramme for det fremtidige arbejde med mål- og resultatstyring i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen. Det skal bemærkes, at rammerne fremover vil blive udviklet yderligere.

Generelt skal mål- og resultatstyringen sikre overensstemmelse mellem de politiske krav og forventninger og forvaltningens aktiviteter og resultater. Mål- og resultatstyring skal skabe bedre og mere veldokumenterede beslutningsforslag og en mere helhedsorienteret afrapportering i forhold til de gennemførte aktiviteter.

Mål- og resultatstyring indebærer fastsættelsen af mål - forstået som præcise krav, der skal opfyldes inden for en given økonomisk og tidsmæssig ramme - for det enkelte aktivitetsområde. Det primære fokuspunkt i mål- og resultatstyringen er dermed de realiserede resultater og ikke de metoder, der tages i anvendelse til realiseringen af disse resultater, herunder hvordan ressourcerne mere specifikt er anvendt.

Borgerrepræsentationen og fagudvalget definerer dermed målene og de økonomiske rammer via budgettet, hvorefter realiseringen af målene foretages decentralt i forhold til de lokale / specifikke muligheder, behov og ønsker.

Mål- og resultatstyringen er dermed et middel til at gennemføre de aktuelle politiske målsætninger sideløbende med, at den decentrale udmøntning og dermed den lokale selvbestemmelse bibeholdes.

Fastsættelse af mål

Forudsætningen for at mål og resultater kan anvendes som et aktivt styringsredskab er, at Borgerrepræsentationens og fagudvalgets forventninger konkretiseres i specifikke mål, der er entydige, præcise og målbare.

På denne baggrund udvælges der til hvert aktivitetsområde inden for uddannelses- og ungdomsområdet 2-3 bindende målepunkter. Punkterne har karakter af særlige indsatsområder, der skal give en indikation af resultatopfyldelsen inden for det givne aktivitetsområde. Målene formuleres herefter i forhold til følgende tidshierarki:

· Kort sigt

Kortsigtede og konkrete mål for budgetområdets/institutionens aktuelle opgaver med en tidshorisont på 0-1 år.

· Mellemlangt sigt

Konkrete mål på mellemlang sigt for budgetområdets / institutionens opgaver i budgetoverslagsårene. Målene har dermed en tidshorisont på 2-3 år.

De to måltyper skal formuleres kvantitativt og kan have karakter af nøgletal, brugertilfredshedsundersøgelser mv. Den konkrete udformning af målene afhænger af aktivitetsområdernes størrelse, opgave og aktuelle udfordringer. I det omfang det er relevant, formuleres tillige mål med en tidshorisont på op til 10 år. Mål af denne karakter har status af en vision for det givne indsatsområde.

I forbindelse med formuleringen af de enkelte mål fastlægges der en økonomisk ramme. Dette indebærer, at der fremover foretages en tæt kobling mellem målene på såvel kort som mellemlangt sigt og de budgetmæssige vilkår, som målene skal realiseres indenfor.

Det skal bemærkes, at der ud over de særligt udvalgte indsatsområder sideløbende arbejdes med andre indsatsområder, som tilsammen understøtter opfyldelsen af vision og målsætning vedrørende det specifikke aktivitetsområde.

Endvidere vil der være en række områder (f.eks. udviklingsindsatsen i folkeskolen), hvor det er vanskeligt kvantitativt at opgøre effekten af indsatsen. I disse tilfælde må de kvantitative mål kombineres med mere kvalitative metoder, eksempelvis evalueringer mv.

I de tilfælde, hvor målfastsættelsen afventer resultatet af en statusundersøgelse, vil udvalget blive orienteret, når disse foreligger.

Resultatopfølgning og periodisk afrapportering

Med henblik på at sikre en systematisk opfølgning og tilbagemelding på de fastsatte mål inden for de behandlede aktivitetsområder vil forvaltningen via de periodiske kalkuler orientere om mål- og resultatstyringen. Orienteringen vil indeholde en oversigt over besluttede mål samt graden af målopfyldelse for hvert mål. Det skal dog bemærkes, at opgørelsen af resultatopfyldelsen vedrørende de forskellige mål varierer og vil svinge mellem 3 måneder og 1 år.

Evaluering

Forvaltningen vil i forbindelse med udarbejdelsen af budgetforslag 2005 i foråret 2004 fremlægge en evaluering af det samlede mål- og resultatsstyringsprojekt. Evalueringen vil omfatte rammerne for projektet, målfastsættelsen og resultatopfølgningen.

Økonomi

Ingen yderligere bemærkninger

Miljøvurdering

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser.

Høring

Indst illingen har været drøftet i den af HSU nedsatte følgegruppe vedrørende mål- og resultatstyring i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og følgegruppens bemærkninger er indarbejdet i indstillingen. Københavns Lærerforening har i brev af 26. marts 2003 fremsendt et særskilt notat til Uddannelses- og Ungdomsudvalget vedrørende forvaltningens projekt om mål- og resultatstyring (tidligere udsendt til udvalget).

BILAG VEDLAGT

· Bilag 1: Resultatmål vedrørende a) bygningsdrift indenfor folkeskoleområdet, b) eksterne udviklingsmidler – folkeskoler, c) folkeskolens øvrige driftsområder, d) lærerressourcer i folkeskolen samt e) observationskolonier

· Bilag 2: Oversigt over mål- og resultatstyringsrapporter

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen

Til top