Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform
Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform
Uddannelses- og Ungdomsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 27. august 2003
13. Evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform
J.nr. U148/03
INDSTILLING
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,
at besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde
RESUME
Uddannelses- og Ungdomsudvalget fik til mødet den 6. august 2003 udleveret et spørgeskema vedrørende udvalgets arbejds- og mødeform. Besvarelserne af spørgeskemaet foreligger nu.
Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform.
Forvaltningen foreslår, at besvarelsen af spørgeskemaet danner udgangspunkt for en drøftelse af udvalgets arbejde
SAGSBESKRIVELSE
I lighed med praksis i den forrige periode og sidste år har man valgt at gennemføre en evaluering af udvalgets arbejds- og mødeform. Evalueringen er baseret på en spørgeskemaundersøgelse og har taget sit afsæt i forretningsordenen for udvalget.
Med udgangspunkt i de indkomne besvarelser fra samtlige medlemmer af udvalget er der udarbejdet et materiale indeholdende det samlede resultat af udvalgsmedlemmernes afkrydsninger.
Medlemmernes besvarelse af spørgeskemaet viser generelt, at der i udvalget er tilfredshed med udvalgets arbejds- og mødeform.
Nedenfor har forvaltningen fremhævet og kommenteret nogle af de spørgsmål, hvor der i besvarelsen er delte meninger blandt udvalgets medlemmer, og hvor evalueringen adskiller sig fra sidste år. Til sammenligning er opgørelsen i 2002 baseret på 8 medlemmers besvarelse.
Spørgeskemaet er besvaret gennem afkrydsning af én af 10 svarmuligheder, hvor 1 er utilfredsstillende, 3 nogenlunde, 5 tilfredsstillende (middel), 7 fint og 9 meget tilfredsstillende
Spørgsmål 1 Opgavemængde i
forhold til mødehyppighed: Udvalget
er blevet mere kritisk over for opgavemængde i forhold til mødehyppighed, idet
der i 2003 er 2, der ligger på middel og derunder. I 2002 lå alle svar på 7 og
derover.
Spørgsmål 4 Afholdelse af møder på skole/institution: Der er fortsat meget stor tilfredshed med, at møderne holdes på skoler/institutioner, idet samtlige besvarelser ligger på 7 og derover.
Spørgsmål 5 Mødetidspunktet: 2 medlemmer er meget kritiske over for mødetidspunktet. Dette dækker antagelig over ønsket om henholdsvis flere og færre morgenmøder. Spørgsmålet blev ikke stillet i 2002.
Spørgsmål 8 Overgang til elektronisk udsendelse af dagsorden og beslutningsprotokol: Der er i modsætning til 2002 ingen svar under 5. I 2002 var en bemærkning om krav om adgang til elektroniske bilag. Dette eksisterer nu i stort set alle sager.
Spørgsmål 13 Konsekvensbeskrivelser i de enkelte sager: 3 medlemmer synes, at konsekvensbeskrivelserne er under middel. I 2002 lå 2 under middel og 4 på 5. Der kan spores en svag bedring i vurderingen af konsekvensbeskrivelserne i forhold til sidste år.
Spørgsmål 14 Sagsindstillingerne (at´erne): 2 medlemmer synes, at at´erne er under middel. I 2002 lå 2 på middel og derunder.
Spørgsmål 15 Behandling af budgetforslaget: Alle besvarelser ligger på tilfredsstillende og derover. I 2002 lå besvarelserne med 5 under middel og ingen over 6. Der kan således konstateres en klar forbedring i oplevelsen af behandlingen af budgetforslaget.
Spørgsmål 23 Borgmesterens mødeledelse: Borgmesterens mødeledelse opleves som bedre, idet alle besvarelser ligger på middel og derover. I 2002 lå 4 svar på middel og derunder.
Spørgsmål 24 Udvalgets tidsanvendelse under møderne: Med hensyn til tidsanvendelsen ligger 3 medlemmer i 2003 under middel, mens ingen lå under 5 i 2002.
Spørgsmål 25 Arbejdsklimaet og stemningen under udvalgsmøderne: Arbejdsklimaet opleves som bedre end i 2002, idet der i 2002 var 2 besvarelser på middel og derunder. I 2003 ligger alle besvarelser over middel.
Spørgsmål 31 Proceduren for meddelelse af udvalgsbeslutninger til offentligheden: Et enkelt medlem oplever proceduren som utilfredsstillende, øvrige besvarelser ligger på middel og derover. Dette svarer stort set til 2002-undersøgelsen.
Spørgsmål 35 Medlemmernes adgang til at indhente oplysninger mv. fra ansatte i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen: I forhold til 2002, hvor alle besvarelser lå mellem 7 og 9, er der tale om en tilbagegang i tilfredsheden, idet tre besvarelser ligger under middel. De formelle procedurer er uændrede.
Spørgsmål 40 Ordningen med daglige e-mails til udvalgsmedlemmer med overskrifter fra dagens presseklip: Der er meget stor tilfredshed med denne ordning. I 2002 lå 4 besvarelser på 5 og derunder.
Økonomi
Ingen bemærkninger
Miljøvurdering
Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser
Høring
Ingen bemærkninger
BILAG VEDLAGT
· Forvaltningens opsummering af besvarelse af spørgeskema om udvalgets arbejds- og mødeform
Peter Rasmussen
Lene Munck