Overførsel af bevillinger mellem 2004 og 2005

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 27. april 2005

14. Overførsel af bevillinger mellem 2004 og 2005

J.nr. U44/05

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget, at udvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at Uddannelses- og Ungdomsudvalget tildeles en negativ tillægsbevilling på 7,5 mio. kr. på funktion 3.77 Daghøjskoler i 2005, som følge af det bogførte merforbrug i 2004 på den tilsvarende funktion i 2004

at det resterende merforbrug på 56,6 mio. kr. i driftsregnskabet for 2004 overføres til det rammestyrede driftsområde for 2005 som en negativ tillægsbevilling og placeres samlet under funktion 6.51 Folkeskoler

at mindreforbruget på 66,5 mio. kr. for det rammestyrede anlægsområde for 2004 overføres til 2005

RESUME

Økonomiforvaltningen har i brev af 11. marts 2005 indkaldt udvalgenes forslag om overførsel af bevillinger mellem 2004 og 2005 (bilag 1).

Det samlede regnskab for 2004 udviser for driftsområdet et samlet merforbrug på 36,1 mio. kr., og for anlægsområdet et samlet mindreforbrug på 183,5 mio. kr., jf. indstilling til Uddannelses- og Ungdomsudvalget om regnskabet 2004 (U173/04), behandlet på udvalgets møde den 16. marts 2004.

Borgerrepræsentationen behandlede på mødet den 10. februar 2005 forslag om tidlig overførsel af anlægsmidler mv. fra 2004 til 2005 (BR94/05) og vedtog at overføre 28,0 mio. kr. som tillægsbevilling til Uddannelses- og Ungdomsudvalgets driftsramme for 2005 (vedrørende midler til vedligeholdelse af faglokaler, vedligeholdelse af skolernes toiletter og baderum og legepladspuljen 2005). Derudover vedtog Borgerrepræsentationen at overføre 117 mio. kr. til Uddannelses- og Ungdomsudvalgets anlægsramme for 2005. Forudsætningen for tildelingen af tillægsbevillingerne var, at det modsvaredes af et tilsvarende mindreforbrug i 2004.

Nærværende indstilling vedrører derfor overførsel af et samlet merforbrug på driftsområdet på i alt 64,1 mio. kr. og mindreforbrug på anlægsområdet på 66,5 mio. kr.

Af det samlede merforbrug på driftsområdet vedrører 7,5 mio. kr. en overførsel fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget til 3.77 Daghøjskoler, der alene af tekniske årsager ikke blev overført til Uddannelses- og Ungdomsudvalget i 2004.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anerkender de fastsatte regler for overførsel af mer- og mindreforbrug og indstiller derfor, at også det resterende merforbrug på 56,6 mio. kr. overføres til 2005. Forvaltningen indstiller, at den negative tillægsbevilling placeres under funktion 6.51 Sekretariat og forvaltning som et samlet puljebeløb til senere udmøntning.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anerkender derimod ikke, at regnskabsresultatet giver et retvisende billede af det reelle udgiftsniveau. Forvaltningen kan påvise, at der er sket fejl i forbindelse med bogføringen af lønudgifter for medarbejdere på skolerne i København. I et samarbejde med Accenture har forvaltningen påbegyndt arbejdet med at udrede lønbogføringen for 2004 for skolerne i København.

Københavns Kommune har efter forlig med Accenture modtaget 15 mio. kr. i erstatning for merudgifter som følge af fejl i det nye lønsystem i perioden frem til 1. januar 2005. Aftalen fritager ikke Accenture for at bringe disse fejl i orden. I indstilling vedrørende fordeling af erstatningen på de enkelte udvalg (ØU 132/2005) var foreslået, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget blev tildelt 2,2 mio. kr. som kompensation for merudgifter som følge af fejl i lønsystemet i 2004.

Økonomiudvalget besluttede på mødet den 5. april 2005 at bede Økonomiforvaltningen om en ny særskilt indstilling om udmøntning af de 15 mio. kr., når der foreligger en endelig opgørelse af merudgifterne vedrørende nyt lønsystem for 2004.

SAGSBESKRIVELSE

I henhold til kommunens bevillingsregler kan udvalgene fremsende forslag om overførsel af bevillinger mellem 2004 og 2005 på de rammestyrede udgiftsområder.

Overførsel af midler i Københavns Kommune sker efter følgende princip:

1. Et mindreforbrug i et regnskabsår på de rammebelagte udgiftsområder kan overføres til det følgende budgetår, forudsat at den samlede budgetramme for udvalget overholdes i regnskabsåret.

2. Et merforbrug i regnskabsåret på de rammebelagte udgiftsområder skal tilbagebetales i efterfølgende år af udvalget.

Overførsler sker ved tillægsbevilling til budget 2005 efter konkret stillingtagen af Borgerrepræsentationen. Tillægsbevillingerne er budgetmæssigt neutrale for kommunen, idet de modsvares af et tilsvarende mindreforbrug i 2004.

Uddannelses- og Ungdomsudvalgets beslutning om overførsel midler fra 2004 til 2005 forventes forelagt Økonomiudvalget den 17. maj 2005, og efterfølgende Borgerrepræsentationen den 26. maj 2005.

1. Driftsmidler 2004

På det rammebelagte driftsområde var det korrigerede budget for 2004 på 4.025,6 mio. kr., og regnskabet viste et forbrug på 4.061,7 mio. kr., og dermed et bogført merforbrug på 36,1 mio. kr.

Dertil skal lægges, at Borgerrepræsentationen godkendte Uddannelses- og Ungdomsudvalgets ønske om med den tidlige overførselssag (BR 94/05) at overføre de midler, der blev tildelt udvalget i 2004 som følge af budgetvedtagelsen for 2005 på mødet den 7. oktober 2004 (BR464/04). Der er i den tidlige overførselssag derfor allerede overflyttet følgende driftsmidler:

20,0 mio. kr. til vedligeholdelse af skolernes faglokaler mv.

5,0 mio. kr. til renovering af skolernes toiletter/baderum

3,0 mio. kr. til vedligeholdelse af legepladser på skoler og fritidshjem

I den tidlige overførselssag overføres midler mod forventning om, at der ved regnskabsopgørelsen for det enkelte udvalg udviser et tilsvarende mindreforbrug. Det indebærer, at Uddannelses- og Ungdomsudvalgets budget for 2005 til driftsområdet dermed reelt kan anskues som værende 28,0 mio. kr. mindre end det korrigerede budget. Samlet fås, at de bogførte udgifter i KØR overstiger den budgetmæssige driftsramme med 64,1 mio. kr.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anerkender de fastsatte regler for overførsel af mer- og mindreforbrug, og indstiller derfor, at også det resterende merforbrug på 56,6 mio. kr. overføres til 2005.

Københavns Kommune har efter forlig med Accenture modtaget 15 mio. kr. i erstatning for merudgifter som følge af fejl i det nye lønsystem i perioden frem til 1. januar 2005. Aftalen fritager ikke Accenture for at bringe disse fejl i orden. Økonomiudvalget besluttede på mødet den 5. april 2005 (ØU 132/2005) at fordele midlerne til forvaltningerne, hvorved Uddannelses- og Ungdomsudvalget tildeles 2,2 mio. kr. i 2005.

1.1 Udredning af lønbogføringen

Ovennævnte opgørelse af balancen mellem budget og regnskab udviser langt fra et retvisende billede af den reelle regnskabsmæssige opgørelse for 2004 for udvalget. En grundig undersøgelse af et mindre antal skoler og institutioner udviser, at der er sket alvorlige fejl i forbindelse med lønbogføringen.

Som omtalt i sagen vedrørende regnskabet for 2004 (U173/04 behandlet på udvalgets møde den 16. marts 2005) er det især på folkeskolerne, at der er foretaget et stort antal fejl. På en folkeskole var der ud af 95 medarbejdere bogført et ukorrekt beløb på 55 medarbejdere i den pågældende periode. På daginstitutionsområdet (fritidshjem og klubber) er antallet af fejl tilsyneladende ikke af samme omfang, men der kan stadig identificeres graverende fejl i lønbogføringen.

Det er reelt først ved afslutningen af en detaljeret gennemgang af lønbogføringen på samtlige skoler og institutioner, at det kan opgøres, hvor og hvor meget der er bogført forkert i 2004, og dermed også hvor meget det påvirker budgettet og regnskabet for 2005. Der er en række forhold, der ikke synes at være foretaget korrekt, og her nævnes blot de tre væsentligste forhold, der skal undersøges:

· Der er tilsyneladende medarbejdere, for hvem der er bogført mere i løn, end de er berettiget til. Der er ikke i regnskabet for 2004 rettet op på dette forhold.

· Regnskabet omkring medarbejderes køb af ferie, og forvaltningens udbetaling af ferie kan ikke umiddelbart aflæses ud af det nye lønsystem, og balancen for Uddannelses- og Ungdomsudvalgets regnskab på området udviser en markant forværring i forhold til 2002 og 2003. Det er et defineret indsatsområde for Accenture for 2005 at rydde op i registreringer af afholdelse af ferie, den enkelte medarbejders feriesaldo, bogføring af indtægter og udgifter, etc.

· Som følge af den manglende adgang til at gøre dagpengegodtgørelse gældende over for medarbejderes bopælskommuner er Københavns Kommune - og dermed også Uddannelses- og Ungdomsudvalget – påført et tab.

De fejl, der er foretaget i forbindelse med lønbogføringen, beror dels på fejl foretaget af Accenture, dels som mangelfulde eller fejlbehæftede indberetninger fra forvaltningen. Ikke desto mindre har det entydigt været Accentures opgave at rette de indberettede fejl, hvilket indebærer, at det er fælles opgave for forvaltningen og Accenture at få opgjort og udredt lønbogføringen for 2004.

For at opnå en afklaring af lønbogføringen i 2004 for udvalgets område kræves derfor et samarbejde mellem forvaltningen og Accenture. Forvaltningen har derfor indledt dialogen med Accenture – i første omgang med fokus på at få klarhed over, hvad fejlrettelserne foretaget i januar og februar måned reelt indebærer.

Accenture har derudover varslet, at der i starten af april vil blive foretaget en postering af lønudgifter, der vedrører 2004. Accenture varslede i første omgang at den samlede fejlrettelse for kommunen ville indebære bogføring af yderligere omkostninger for i alt 21 mio. kr.; et par dage senere blev beløbet justeret til 51 mio. kr. Senest er forvaltningen blevet orienteret telefonisk om, at beløbet er justeret ned til 18 mio. kr. for kommunen som helhed. Forvaltningen har endnu ikke modtaget noget baggrundsmateriale for den forventede bogføring, og det er givet, at også dette forhold vil nødvendiggøre en selvstændig dialog mellem forvaltningen og Accenture.

1.1.1 Strategi for afklaring af fejl i lønbogføring på skoleområdet

Afdækningen af de foretagne fejl i lønbogføringen for de lønsumsstyrede skoler er relativt enkel, idet skolelederne og de administrative ledere på disse skoler har været forpligtet til at følge udviklingen i lønbogføringen. Forvaltningen vil derfor, når Accenture har gennemført den justerende bogføring i starten af april 2005, tage kontakt til skoleledere og administrative ledere på de pågældende skole for i fællesskab at gen nemgå de bogførte beløb pr. medarbejder.

Opgaven med identificering af forhold, der enten ikke er blevet indberettet korrekt, eller ikke er registreret korrekt for de skoler, der ikke er lønsumsstyret, er derimod kompleks og forventes at være særdeles tidskrævende.

For forvaltningen er det en væsentlig forhindring, at det styringsmæssige koncept på folkeskoleområdet, der er det største af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens områder, har været præget af, at budgettet til personaleressourcer er blevet udmeldt som et antal poster (og altså ikke som et kronebudget). Det indebærer, at et flertal af skoleledere ikke har haft grund til at følge udviklingen i lønbogføringen, men blot har fokuseret på de medarbejdere, der har indberettet at have fået udbetalt et forkert beløb. En gennemgang af den enkelte skole kan derfor ikke alene basere sig på at udsende konteringslister til gennemgang på den enkelte skole, men kræver en detaljeret gennemgang i et samarbejde mellem den enkelte skole og centralforvaltningen.

Da dialogen med henholdsvis skolerne og Accenture vil være ressourcekrævende, og da opgaven har højeste prioritet, vil der internt i forvaltningen blive nedsat en arbejdsgruppe, der efter Accenture har foretaget bogføringen primo april, kan påbegynde gennemgangen af den enkelte skole. Forvaltningen vil i den forbindelse også invitere Økonomiforvaltningen til at deltage, således at også Økonomiforvaltningen er orienteret om udviklingen i opklaringen af lønbogføringen for 2004.

Arbejdsgruppen refererer direkte til forvaltningens direktion, og i forbindelse med halvårsregnskabet vil der over for udvalget blive redegjort for resultaterne af arbejdsgruppens arbejde.

I det adgangen til registreringer af fejlrettelser, indberetninger, etc. alene er mulig for Accenture, forventer forvaltningen, at også Accenture vil afse de nødvendige ressourcer til denne opgave.

Idet omfang, der fremkommer fejltyper, der også har relevans for andre områder inden for forvaltningens område (eksempelvis fritidshjem og klubber) vil det blive vurderet, om en selvstændig analyse og gennemgang af disse områder er nødvendig.

1.1.2 Indplacering af de bogførte merudgifter i budget 2005

Det er forventeligt, at den bogføring, der foretages i 2005, som vedrører lønbogføringen for 2004, vil fordele sig på flere funktioner, men forvaltningen har ikke mulighed for at forudsige den endelige fordeling.

Forvaltningen foreslår derfor, at de samlede merbogførte udgifter for 2004 indplaceres i det korrigerede budget 2005 som en tillægsbevilling på funktion 6.51 Sekretariat og forvaltning som en samlet pulje.

2. Anlægsmidler 2004

På det rammebelagte område anlæg var det korrigerede budget for 2004 på 550,7 mio. kr., og regnskabet viste et forbrug på 367,2 mio. kr. og dermed et mindreforbrug på 183,5 mio. kr.

I forbindelse med den tidlige overførselssag (BR 94/05) blev der overført anlægsmidler på baggrund af oktober-kalkulen for udvalgets område. Som det fremgår af tabel 2, er der dermed allerede overført 117,0 mio. kr.

Tabel 2 –allerede overførte anlægsmidler fordelt på funktioner 2004

Tidlig overførsel af anlægsmidler		Tusind kr.

3.01.3	Folkeskoler	44.700
3.07.3	Specialskoler	2.000
3.11.3	Specialpædagogisk bistand til børn	11.100
3.41.3	Gymnasieskoler	29.700
3.63.3	Musikarrangementer	15.100
5.15.3	Fritidshjem	6.100
5.16.3	Klubber	8.300

Tidlig overførsel anlæg i alt		117.000

Det resterende mindreforbrug på 66,5 mio. kr. vedrører de i tabel 3 oplistede anlægsprojekter. Som det fremgår af oversigten, så udgør forsinkelser i forbindelse med byggeriet af det nye gymnasium i Ørestaden knapt halvdelen af beløbet.

Tabel 3 – yderligere mindreforbrug på anlægsområdet 2004

Projekt	Funktion	Tusind kr.
Mindreforbrug vedr. Ny Skole på Vesterbro skyldes forsinkelse i opstart	3.01.3 Folkeskoler	6.300
Mindreforbrug vedr. Skolen på Islands Brygge skyldes tidsmæssige forsinkelser	3.01.3 Folkeskoler	1.000
Mindreforbrug vedr. Ny skole i Sydhavnen skyldes udskydelse af arkitektkonkurrence	3.01.3 Folkeskoler	1.500
Mindreforbrug vedr. Strandvejsskolen skyldes tidsmæssige forhandlinger ifm. forhandlinger	3.01.3 Folkeskoler	3.215
Mindreforbrug vedr. Skolen på Kastelsvej skyldes at den sidste etape endnu ikke er bevilget	3.07.3 Specialskoler	5.900
Mindreforbrug vedr. ny specialskole i Valby skyldes tidsmæssige forskydninger	3.07.3 Specialskoler	1.200
Mindreforbrug vedr. Ørestad gymnasium skyldes forsinkelser i processen omkring godkendelse og forhandling med IM og staten	3.41.3 Gymnasieskoler	31.115
Mindreforbrug vedr. Musikskolen skyldes tidsforskydninger pga. vanskelige funderingsforhold	3.63.3 Musik-arrangementer	11.474
Mindreforbrug vedr. Pumpestationen skyldes tidsforskydning som følge af usædvanlig lang myndighedsbehandling	5.16.3 Klubber	4.829

Økonomi

Overførsel af driftsmidler

Det indstilles, at der indplaceres en negativ tillægsbevilling på 7,5 mio. kr. på funktion 3.77 Daghøjskoler.

Det indstilles, at i forbindelse med de øvrige bogførte merudgifter for 2004, indplaceres i alt 56,6 mio. kr. på funktion 6.51 Sekretariat og forvaltning.

Overførsel af anlægsmidler

Det indstilles, at anlægsmidlerne placeres på følgende funktioner i 2005.

< tr>

Overførsel midler		Tusind kr.

3.01.1	Folkeskoler	12.015

3.07.1	Specialskoler	7.100

3.41.1	Gymnasieskoler	31.115

3.63.1	Musikarrangementer	11.474

5.16.1	Klubber	4.829

Anlæg overførsel i alt		66.533

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Høring

Ingen bemærkninger

BILAG VEDLAGT:

· Bilag 1: Brev fra Økonomiforvaltningen af 11. marts 2005 vedrørende overførsel af midler til 2005

· Bilag 2: Skema til forslag om overførsler mellem budget 2004 og budget 2005

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen

Til top