Lønsumsstyring - selvforvaltning af lønbudgetter hos skoler og fritidsinstitutioner

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 26. maj 2004

9. Lønsumsstyring - selvforvaltning af lønbudgetter hos skoler og fritidsinstitutioner

J.nr. U73/04

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget, at udvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at lønbudgetterne udlægges til selvforvaltning på samtlige skoler og fritidsinstitutioner pr. 1. januar 2005

at lønbudgetterne udlægges som gennemsnitsløn

at de angivne betingelser vedrørende skolernes og fritidsinstitutionernes serviceniveau i forbindelse med selvforvaltningen af lønbudgetterne godkendes

at udvalget forelægges en statusredegørelse vedrørende selvforvaltningen af lønbudgetterne medio 2007

at forslaget vedrørende selvforvaltning af lønbudgetter forinden sendes til høring hos samtlige skole- og fritidsinstitutionsbestyrelser, Fællesrådet for Folkeskolen, paraplyorganisationerne for de selvejende institutioner samt de faglige organisationer

RESUME

Borgerrepræsentationen besluttede den 30. maj 2002 at gennemføre et forsøg med selvforvaltning af lønbudgetter med henblik på at øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner. I den forbindelse besluttede Borgerrepræsentationen endvidere bl.a. følgende:

· at der gennemføres forsøg med lønsumsstyring efter gennemsnitsløn og med lønsumsstyring efter faktisk løn pr. 1. august 2002

· at forsøgene evalueres i efteråret 2004 med henblik på beslutning af den endelige model, der skal træde i kraft fra og med regnskabsåret 2005

På denne baggrund tiltrådte Uddannelses- og Ungdomsudvalget på møderne den 11. september og 23. oktober 2002 de overordnede rammer vedrørende forsøget med udlægning af lønmidler samt de nærmere retningslinier for de deltagende skolers og institutionernes frihedsgrader og handlemuligheder. Forsøget gennemføres på i alt 30 skoler og institutioner fordelt med 7 skoler og 8 fritidsinstitutioner på gennemsnitsløn og 8 skoler og 7 fritidsinstitutioner på faktisk løn.

Der er gennemført en uafhængig evaluering af det samlede forsøg.

På baggrund af forsøgets samlede forløb – samt evalueringsrapportens konklusioner - er det forvaltningens vurdering, at lønsumsstyring vil øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner. Det er endvidere forvaltningens vurdering, at lønbudgetterne bør udlægges på baggrund af en gennemsnitslønsbetragtning.

Det indstilles på denne baggrund, at lønbudgetterne udlægges til selvforvaltning hos samtlige skoler og fritidsinstitutioner pr. 1. januar 2005, at lønbudgetterne udlægges som gennemsnitsløn, at de angivne betingelser vedrørende skolernes og fritidsinstitutionernes serviceniveau i forbindelse med selvforvaltningen af lønbudgetterne godkendes, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget får forelagt en statusredegørelse vedrørende selvforvaltningen af lønbudgetterne medio 2007, samt at forslaget vedrørende selvforvaltning af lønbudgetter forinden endelig godkendelse udsendes til høring hos relevante parter.

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

Borgerrepræsentationen besluttede den 30. maj 2002, at gennemføre et forsøg med selvforvaltning af lønbudgetter med henblik på at øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner. Decentraliseringen af lønmidler indgår som et element i den samlede udlægning af opgaver fra centralforvaltningen til skoler og institutioner. I den forbindelse besluttede Borgerrepræsentationen endvidere følgende:

· at der gennemføres forsøg med lønsumsstyring efter gennemsnitsløn og med lønsumsstyring efter faktisk løn pr. 1. august 2002

· at forsøgene evalueres i efteråret 2004 med henblik på beslutning af den endelige model, der skal træde i kraft fra og med regnskabsåret 2005

2. Evaluering af lønsumsstyringsforsøget

I forbindelse med forsøget er der gennemført en uafhængig evaluering med henblik på at afdække følgende:

· det ledelsesmæssige og økonomiske råderum ved decentral lønsumsstyring

· sammenhængen mellem mål for skolen/institutionen og udnyttelse af lønsummen

· fordele og ulemper set fra ledersynsvinkel ved faktisk løn og gennemsnitsløn

· opgavefordeling mellem skoler/institutioner og forvaltning ved decentral lønsumsstyring

Evalueringen er blevet gennemført løbende i hele forsøgsperioden. Den er afsluttet i april/maj 2004 med henblik på at sikre den fornødne tid til planlægningen af de budget- og uddannelsesmæssige forhold, såfremt lønsumsstyringen udbredes til samtlige skoler og institutioner pr. 1. januar 2005.

Der fremgår bl.a. følgende af evalueringen :

· Det ledelsesmæssige og det økonomiske råderum ved decentral lønsumsstyring er kun i beskedent omfang blevet afdækket i forsøgsperioden

· Sammenhængen mellem mål for skolen/institutionen og udnyttelsen af lønsummen er kun i beskedent omfang blevet afdækket i forsøgsperioden

· Gennemsnits-modellen vurderes formentlig at være mere anvendelig end faktisk-modellen

· Opgavefordeling mellem skole/institution og forvaltning er delvis afdækket, om end afdækning af opgavefordelingen ikke kan siges at være fuldført

· Der har været tekniske og administrative problemer i forsøgsperioden

For en nærmere gennemgang af evalueringsrapportens indhold og konklusioner henvises til vedlagte bilag.

I forhold til evalueringen skal det bemærkes, at forsøget i sin indledende periode - har været præget af en række tekniske problemer – der har haft indvirkning på evalueringsresultatet. Derudover er forsøgsperioden anvendt til en afklaring af en lang række tekniske spørgsmål i forbindelse med beregningen af lønbudgetterne. Evalueringen er desuden gennemført inden den endelige opgørelse af regnskabet for 2003.

Endvidere overgår Københavns Kommune i juni 2004 til anvendelsen af et nyt lønsystem. Det indebærer, at det nuværende decentrale budgetværktøj ikke kan anvendes. I henhold til kontrakten med leverandøren skal et nyt tilsvarende system være klar pr. august 2004.

På denne baggrund har forvaltningen i samarbejde med de deltagende skoler og institutioner sat yderligere fokus på afklaringen af de teknisk-administrative forhold herunder budgetudmeldingsprocedurer, IT-redskaber og uddannelse (se afsnit 7).

Det skal endeligt bemærkes, at forsøgsperioden har været relativ kort, hvilket har bevirket, at erfaringer med hensyn til det ledelsesmæssige og økonomiske råderum mv. kun i begrænset omfang er blevet indfanget.

Forsøget og evalueringen har dog indhøstet en lang række erfaringer – hos såvel forvaltningen som de deltagende skoler og institutioner – som fremadrettet kan anvendes, såfremt lønsumsstyringen udfoldes til samtlige skoler og institutioner.

3. Udlægning af lønbudgetter til skoler og fritidsinstitutioner

På baggrund af forsøgets samlede forløb samt evalueringsrapportens konklusioner er det forvaltningens vurdering, at lønsumsstyring vil øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner . Udlægningen vil desuden sikre at driftsmæssige beslutninger træffes på det niveau, der ligger tættest på den faktiske opgaveudførelse med deraf følgende større fleksibilitet og nærhed i beslutninger vedrørende budget- og personalemæssige forhold på den enkelte skole/institution. Endeligt indgår decentraliseringen af lønmidlerne som et element i den samlede udlægning af opgaver fra centralforvaltningen til skoler og institutioner.

Det indstilles på denne baggrund – og med udgangspunkt i Borgerrepræsentationens beslutning af 30. maj 2002 - at lønbudgetterne udlægges til selvforvaltning på samtlige skoler og fritidsinstitutioner pr. 1. januar 2005.

4. Beregning af lønbudgetterne

På baggrund af forsøget samt evalueringsrapportens konklusioner er det forvaltningens vurdering, at en beregning af lønbudgetterne på baggrund af en gennemsnitsløn vil sikre den største grad af selvforvaltning for skoler og institutioner. Dette skyldes, at lønbudgetterne – set på kort og mellemlangt sigt - er forudsigelige. Gennemsnitslønnen udregnes på baggrund af lønnen til alle ansatte inden for en given stillingskategori, hvilket vil eliminere eventuelle større udsving på den enkelte skole/institution.

Gennemsnitsløn muliggør dermed i højere grad en fremadrettet planlægning, idet skoler og institutioner på forhånd kender budgetgrundlaget og dermed ud fra elev- og børnetal kan tilrettelægge kommende års aktiviteter.

Gennemsnitsløn vil endvidere stille alle skoler/institutioner lige, for så vidt angår muligheden for at tiltrække kvalificerede medarbejdere.

Ved faktisk løn vil skoler og institutioner, der ansætter højtlønnet personale årligt, få opskrevet lønbudgettet. Tilsvarende vil skoler og institutioner, der ansætter personale på et lavere løntrin, få nedskrevet budgettet. Faktisk løn kan dermed indeholde en uhensigtsmæssig incitamentsstruktur, som kan bevirke "løninflation". Dette kan indebære, at forvaltningen i givet fald må fastlægge snævre rammer for anvendelsen af lønmidlerne.

Med gennemsnitslønsmodellen er det muligt at styre udgiftsstigningen i forhold til de budgetmæssige muligheder - bl.a. i forhold til de udmeldte og kompenserede lønstigninger fra Økonomiforvaltningen og i forhold til øvrige vedtagne udgiftsstigninger på lønområdet (f.eks. erstatning af tjenestemænd med overenskomstansatte lærere/assistenter).

Det indstilles på denne baggrund, at lønbudgetterne udlægges til skoler og fritidsinstitutioner som gennemsnitsløn.

5. Serviceniveau og økonomisk råderum mv.

I forbindelse med decentraliseringen af lønbudgetterne fastlægges en række overordnede retningslinier for skolernes og institutionernes frihedsgrader og handlemuligheder.

Retningslinierne er udarbejdet med henblik på at sikre de to grundlæggende styringsprincipper: helhed og nærhed.

Det indebærer, at:

· Serviceniveauet grundlæggende er det samme på alle skoler og institutioner i København

· Skoler og institutioner kan leve op til de fælles overordnede mål inden for de afsatte rammer

· Serviceniveauet inden for rammerne i videst muligt omfang kan tilpasse lokale behov, krav og ønsker.

Råderummet for skolernes og institutionernes handlemuligheder fastsættes dermed med henblik på at sikre den størst mulige selvbestemmelse sideløbende med, at de fælles overordnede servicemål og -rammer overholdes.

5.1. Serviceniveau

Med hensyn til institutionerne er serviceniveauet fastlagt i bestemmelserne af 9. januar 1995 vedrørende personalenormeringer for daginstitutioner samt tilhørende bilag (med efterfølgende ændringer), og "Redegørelse for mål og rammer for daginstitutioner i Københavns Kommune" tiltrådt i Borgerrepræsentationen den 22. oktober 1992. Det skal bemærkes, at en ny budgetmodel for institutioner er under udarbejdelse, og den forventes at foreligge i efteråret 2004.

Med hensyn til folkeskolerne er serviceniveauet fastlagt i bilag IV i Styrelsesvedtægten for folkeskolen i Københavns Kommune. Her er fastsat minimumsbestemmelser vedrørende lektionstal, som skolerne skal overholde. Yderligere tildelte lektioner f.eks. som følge af mange elever, tosprogede elever mv. disponeres af skolerne.

Udover de fastsatte minimumsbestemmelser kan skolen/institutionen inden for de rammer, der er fastlagt i budgettet, overenskomster, lovgivning mv., selv fastsætte serviceniveauet.

5.2. Økonomisk råderum

Der udmeldes et samlet løn- og driftsbudget til den enkelte skole/institution. Budgettet kan disponeres under hensyntagen til det af Borgerrepræsentationen mv. fastlagte serviceniveau samt indgåede overenskomster, arbejdstidsaftaler og andre overordnede aftale og beslutninger mv.

5.3. Personalesammensætning

Den enkelte skole/institution har mulighed for at ændre sammensætningen af personalestaben, såfremt det kan rummes inden for skolens/institutionens samlede ramme og overholder det af Borgerrepræsentationen besluttede serviceniveau samt øvrige overordnede beslutninger, herunder gældende lovgivning og indgåede overenskomster mv. Der foretages ikke en budgetmæssig kompensering for eventuelle ansættelser i andre personalekategorier.

5.4. Øvrige rammer

Ud over ovenstående fastlægger forvaltningen rammerne for det overskud/underskud, den enkelte skole/institution kan oparbejde. Med henblik på at sikre en gensidig solidarisk udligning inden for henholdsvis skole- og institutionsområdet etableres der endvidere tidsbegrænsede separate udjævningsordninger.

For at sikre en udjævning af udgifter, der knytter sig til særlige forhold og arbejdsfunktioner, etableres der separate centrale puljer inden for henholdsvis skole- og institutionsområdet (eksempelvis i forhold til afholdelse af pensionsudgifter ved udskiftning af tjenestemænd med overenskomstansatte).

6. Statusredegørelse

Med henblik på at indfange erfaringerne med den fuldt udfoldede lønsumsstyringsmodel gennemføres der en løbende evaluering af ordningen. I den forbindelse vil udvalget medio 2007 få forelagt en skriftlig statusredegørelse.

7. Uddannelse og redskaber

I forbindelse med udbredelsen af lønsumsstyringen vil forvaltningen i samarbejde med skoler og institutioner gennemføre de nødvendige uddannelses- og kursusforløb. Der vil endvidere blive udarbejdet en samlet manual for lønsumsstyringen.

Forvaltningen vil endvidere stille et decentralt lønberegnings- og simuleringsværktøj til rådighed for skoler og institutioner.

8. Følgegrupper

I forbindelse med lønsumsstyringsforsøget er der etableret følgegrupper inden for henholdsvis skole- og fritidsinstitutionsområdet med repræsentanter fra forvaltningen og de faglige organisationer. Følgegrupperne har løbende drøftet forsøget.

Medlemmer af følgegrupperne har peget på at lønsumsstyringsforsøget alternativt kan fortsætte efter følgende model:

Model 1

· Det samlede lønsumsstyringsforsøg forlænges indtil udgangen af 2005 med de eksisterende forsøgsskoler / -institutioner

· Øvrige skoler og institutioner tilknyttes forsøget, såfremt de ønsker det pr. 1. januar 2005

· Medio 2005 træffes der endelig beslutning om udfoldelse af lønsumsstyringen til de resterende skoler og institutioner.

Der kan endvidere peges på følgende modeller, der indeholder en gradvis implementering af lønsumsstyringen:

Model 2

· Lønbudgetterne udlægges som gennemsnitsløn

· De eksisterende forsøgsskoler / -institutioner fortsætter med lønsumsstyring (på gennemsnitsløn)

· Øvrige skoler og institutioner kan overgå til lønsumsstyring, såfremt de ønsker det pr. 1. januar 2005

· Lønbudgetterne udlægges til alle øvrige skoler / fritidsinstitutioner pr. 1. januar 2006.

2005 anvendes som et forberedelses- og implementeringsår, der skal sikre, at yderligere skoler / institutioner har de fornødne ledelsesmæssige, økonomiske og tekniske kompetencer og redskaber vedrørende styringen af de decentrale lønbudgetter. Implementeringsåret anvendes endvidere til at indkøre det nye lønsystem, herunder de budget- og regnskabsmæssige afrapporteringer samt det decentrale lønberegnings- og simuleringsværktøj, der skal anvendes i forbindelse med lønsumsstyringen

Model 3

· Lønbudgetterne udlægges som gennemsnitsløn

· De eksisterende forsøgsskoler / -institutioner fortsætter med lønsumsstyring (på gennemsnitsløn)

· Lønbudgetterne udlægges pr. 1. januar 2005 til alle skoler, der inden udgangen af 2004 har fået udvidet den administrative ledelse samt øvrige skoler, som ønsker det

· Lønbudgetterne udlægges til alle selvejende fritidsinstitutioner pr. 1. januar 2005 samt til de kommunale fritidsinstitutioner, der ønsker det

· Lønbudgetterne udlægges pr. 1. januar 2006 til alle resterende skoler / fritidsinstitutioner.

I forhold til skolerne og de kommunale fritidsinstitutioner anvendes 2005 – på linie med model 2 - som et forberedelses- og implementeringsår. Med hensyn til de selvejende fritidsi nstitutioner skal det bemærkes, at indførelsen af det nye lønsystem ikke vil påvirke disse institutioner, idet de respektive paraplyorganisationer selv varetager lønnen igennem egne systemer. De selvejende institutioner har endvidere igennem en længere årrække udvidet erfaring med den decentrale varetagelse af lønmidlerne.

Økonomi

Udlægningen af lønbudgetterne til skoler og institutioner afholdes inden for bevillingen til decentralisering på 1,8 mio. kr. konto 6.51.1. Midlerne anvendes til kurser, IT-værktøj mv.

Miljøvurdering

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser

Høring

Forslaget vedrørende udlægning af lønmidler til skoler og fritidsinstitutioner udsendes til høring med høringsfrist den 27. august 2004 hos:

· Skole- og institutionsbestyrelser

· Fællesrådet for Folkeskolen

· Københavns Lærerforening

· Københavns Skoleembedsmandsforening

· Paraplyorganisationerne

· LFS

· BUPL

· PMF

· Teknisk Ejendomslederforening

· Klubben for Skolebetjentmedhjælpere

· Skolesekretærklubben

· Rengøringsklubben (FOA)

BILAG VEDLAGT

· Evaluering af lønsumsstyringsforsøget i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, maj 2004

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen

Til top