Lønsumsstyring - selvforvaltning af lønbudgetter hos skoler og fritidsinstitutioner

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 22. september 2004

2. Lønsumsstyring - selvforvaltning af lønbudgetter hos skoler og fritidsinstitutioner

J.nr. U73/04

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget, at udvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at lønbudgetterne udlægges til selvforvaltning på samtlige skoler og fritidsinstitutioner pr. 1. januar 2005

at lønbudgetterne udlægges som gennemsnitsløn

at de angivne betingelser vedrørende skolernes og fritidsinstitutionernes serviceniveau i forbindelse med selvforvaltningen af lønbudgetterne godkendes

at udvalget forelægges en statusredegørelse vedrørende selvforvaltningen af lønbudgetterne medio 2007

RESUME

Borgerrepræsentationen besluttede den 30. maj 2002 at gennemføre et forsøg med selvforvaltning af lønbudgetter med henblik på at øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner. I forsøget deltog i alt 30 skoler og institutioner, og der er sideløbende med forsøget gennemført en uafhængig evaluering.

På baggrund af forsøgets samlede forløb – samt evalueringsrapportens konklusioner - er det forvaltningens vurdering, at lønsumsstyring vil øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner. Dette er også erfaringen fra andre forvaltninger og andre kommuner. Det er endvidere forvaltningens vurdering, at lønbudgetterne bør udlægges på alle skoler og fritidsinstitutioner på baggrund af en gennemsnitslønsbetragtning.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget besluttede på sit møde den 26. maj 2004 at sende forslaget vedrørende selvforvaltning af lønbudgetter til høring hos skole- og fritidsinstitutionsbestyrelser, Fællesrådet for Folkeskolen, paraplyorganisationerne for de selvejende institutioner samt de faglige organisationer.

Generelt bliver forslaget mødt med stor betænkelighed og hovedparten af høringssvarene anbefaler, at det nuværende forsøg forlænges med 1 år.

På baggrund af høringsrunden er det fortsat forvaltningens indstilling at forslaget vedrørende lønsumsstyring bør gennemføres.

Forvaltningen vil dog sætte yderligere fokus på udviklingen og implementeringen af de nødvendige it-baserede styrings- og simuleringsværktøjer. Forvaltningen vil i den forbindelse medio 2005 vurdere i samarbejde med de implicerede skoler og institutioner, om de implementerede it-værktøjer m.v. er tilstrækkelige.

Forvaltningen vil desuden etablere en 4-årig overgangsordning, der skal sikre en løbende tilpasning af lønbudgetterne på skoler og institutioner til den decentrale lønsumsstyring.

Det indstilles på denne baggrund, at lønbudgetterne udlægges til selvforvaltning hos samtlige skoler og fritidsinstitutioner pr. 1. januar 2005, at lønbudgetterne udlægges som gennemsnitsløn, at de angivne betingelser vedrørende skolernes og fritidsinstitutionernes serviceniveau i forbindelse med selvforvaltningen af lønbudgetterne godkendes, samt at Uddannelses- og Ungdomsudvalget forelægges en statusredegørelse vedrørende selvforvaltningen af lønbudgetterne medio 2007.

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

Borgerrepræsentationen besluttede den 30. maj 2002, at gennemføre et forsøg med selvforvaltning af lønbudgetter med henblik på at øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner. I den forbindelse besluttede Borgerrepræsentationen endvidere bl.a. følgende:

· at der gennemføres forsøg med lønsumsstyring efter gennemsnitsløn og med lønsumsstyring efter faktisk løn pr. 1. august 2002

· at forsøgene evalueres i efteråret 2004 med henblik på beslutning af den endelige model, der skal træde i kraft fra og med regnskabsåret 2005

På denne baggrund tiltrådte Uddannelses- og Ungdomsudvalget på møderne den 11. september og 23. oktober 2002 de overordnede rammer vedrørende forsøget med udlægning af lønmidler samt de nærmere retningslinier for de deltagende skolers og institutionernes frihedsgrader og handlemuligheder. Forsøget gennemføres på i alt 30 skoler og institutioner fordelt med 7 skoler og 8 fritidsinstitutioner på gennemsnitsløn og 8 skoler og 7 fritidsinstitutioner på faktisk løn.

Der er gennemført en uafhængig evaluering af det samlede forsøg. På baggrund af forsøgets samlede forløb er det forvaltningens vurdering, at lønsumsstyring vil øge det økonomiske og ledelsesmæssige råderum på skoler og institutioner. Dette er også erfaringen fra andre forvaltninger i Københavns Kommune og andre kommuner. Evalueringsrapportens konkluderede, at forsøget pga. tekniske og administrative problemer i begrænset omfang havde afdækket det ledelsesmæssige og økonomiske råderum ved decentral lønstyring. Det konkluderes samtidig, at gennemsnitsmodellen formentlig er mere anvendelig end faktisk-modellen.

Det er endvidere forvaltningens vurdering, at lønbudgetterne bør udlægges på baggrund af en gennemsnitslønsbetragtning, idet denne model giver større forudsigelighed i lønbudgetterne og dermed muliggør en fremadrettet planlægning.

2. Høringssvarene og forvaltningens kommentarer

A. Generelle kommentarer

Hovedparten af skolebestyrelserne tilslutter sig principielt ønsket om at udlægge lønbudgetter til selvforvaltningen, men mener ikke, at skolerne på nuværende tidspunkt er rustet til opgaven. Hovedparten af bestyrelserne anbefaler derfor, at den påtænkte udlægning af lønsumsstyring udskydes, til der foreligger et bedre dokumenteret beslutningsgrundlag.

Størstedelen af bestyrelserne inden for fritidsinstitutionsområdet anbefaler en forlængelse af forsøget, indtil der er tilvejebragt et bedre beslutningsgrundlag.

Med hensyn til de faglige organisationer er Københavns Skolelederforening (KS) principielt tilhænger af decentral lønsumsstyring, men foreningen støtter ikke en udlægning til skolerne pr. 1. januar 2005.

Københavns Lærerforening anbefaler på linie med KS, Skolesekretærklubben, LFS, FOA og BUPL en forlængelse af det eksisterende forsøg med henblik på en tilbundsgående evaluering.

De faglige organisationer anbefaler endvidere, at en af de tre alternative modeller skitseret i høringsmaterialet tages i anvendelse.

Medarbejderrepræsentanterne i HSU anbefaler, at lønbudgetterne ikke udlægges pr. 1. januar 2005.

Organisationerne i Fællesrådet for Folkeskolen giver udtryk for, at man går ind for lønsumsstyring, men at skolerne ikke er tilstrækkeligt rustede til opgaven på nuværende tidspunkt, hvorfor forsøget bør forlænges 1 år.

Forvaltningens kommentarer:

Det er forvaltningens vurdering, at der med baggrund i de erfaringer, der er indhentet i forsøgsperioden, de planlagte uddannelsesmæssige tiltag samt videreudviklingen af de tekniske budgetredskaber m.v. er skabt det fornødne grundlag for en udrulning af lønsumsstyring på samtlige skoler og institutioner. I den forbindelse vil en forlængelse af forsøget ikke tilvejebringe afgørende nyt i forhold til de tekniske forudsætninger og ledelsesmæssige muligheder.

B. Forsøgsperiodens længde og evalueringsrapport

Samtlige skole- og institutionsbestyrelser, de faglige organisationer samt medarbejderrepræsentanterne i HSU og Fællesrådet for Folkeskolen påpeger, at forsøgsperioden har været for kort, og hovedparten af høringssvarene anbefaler, at det nuværende forsøg forlænges i et år.

Forvaltningens kommentarer:

Forvaltningen kan konstatere, at forsøgsperioden har været relativ kort, hvilket har bevirket, at erfaringer med hensyn til det ledelsesmæssige og økonomiske råderum mv. kun i begrænset omfang er blevet indfanget. Evalueringen har dog indhøstet en lang række erfaringer – hos såvel forvaltningen som de deltagende skoler og institutioner – med hensyn til lønbudgetberegninger, snitflader mv. Dertil kommer erfaringer fra andre forvaltninger i Københavns Kommune og andre kommuner.

Det er på denne baggrund forvaltningens samlede vurdering, at erfaringsgrundlaget med hensyn til lønsumsstyring er tilstrækkeligt i forhold til en decentralisering af lønbudgetterne til samtlige skoler og institutioner pr. 1. januar 2005.

C. Ledelsesmæssige og administrative forhold på skoler/institutioner

Høringssvarene fra såvel skole- og institutionsbestyrelserne som de faglige organisationer fremhæver generelt, at det vil være nødvendigt med tilførsel af yderligere personaleressourcer for at kunne varetage de administrative funktioner i forbindelse med lønsumsstyringen.

Forvaltningens kommentarer:

Selve udgangspunktet for en decentralisering af lønbudgetterne er, at opgaveløsningen afholdes inden for den eksisterende økonomiske ramme. På skoleområdet vil udrulningen af den nye ledelsesstruktur dog på sigt styrke de administrative og ledelsesmæssige funktioner.

D. Økonomi – gennemsnitsløn / faktisk løn

Hovedparten af skolebestyrelserne giver udtryk for, at forsøget ikke har tilvejebragt tilstrækkelig dokumentation for at vurdere fordele og ulemper ved gennemsnitsløn og faktisk løn. Hovedparten mener, at faktisk løn vil være mere velegnet, idet gennemsnitsløn gør det vanskeligere at fastholde/ansætte erfarne og højere lønnede medarbejdere, hvilket vil forringe kvaliteten af skolernes arbejde.

På institutionsområdet fremhæves i hovedparten af høringssvarene, at en udlægning som gennemsnitsløn ikke er hensigtsmæssig af hensyn til fastholdelsen og ansættelsen af erfarne og højere lønnede medarbejdere. Flere institutionsbestyrelser efterlyser en mere dokumenteret begrundelse for valg af gennemsnitsløn frem for faktisk løn.

Med hensyn til de faglige organisationer bemærker KS, at faktisk løn formentlig rent administrativt er for krævende. KLF fremhæver, at gennemsnitsløn vil gøre det vanskeligere at fastholde erfarne medarbejdere og vil give skolerne incitament til ansættelse af uuddannede og lavere lønnede medarbejdere.

SBBU kritiserer forslaget, idet det vanskeliggør rekrutteringen og fastholdelse af kompetente medarbejdere. BUPL påpeger, at det kan bringe den enkelte institution i problemer, hvis der ikke konkret er dækning på de decentrale budgetter for faktiske udgifter, som følge af overenskomstaftaler.

Medarbejderrepræsentanterne i HSU anbefaler, at lønbudgetterne ikke udlægges pr. 1. januar 2005 – hverken som gennemsnitsløn eller faktisk løn.

Forvaltningens kommentarer:

Det er forvaltningens vurdering, at en beregning af lønbudgetterne på baggrund af en gennemsnitsløn vil sikre den største grad af selvforvaltning for skoler og institutioner. Dette skyldes, at lønbudgetterne – set på kort og mellemlangt sigt - er forudsigelige. Gennemsnitsløn muliggør dermed i højere grad en fremadrettet planlægning, idet skoler og institutioner på forhånd kender budgetgrundlaget. Gennemsnitsløn vil endvidere stille alle skoler/institutioner lige, for så vidt angår muligheden for at tiltrække kvalificerede medarbejdere.

Med henblik på at sikre at ingen skoler/institutioner bliver unødvendigt ramt ved overgangen til lønsumsstyring baseret på en gennemsnitsbetragtning, etableres der en solidarisk udligningsordning inden for henholdsvis skole- og institutionsområdet. Udligningsordningen vil løbe over 4 år.

Mindre fritidsinstitutioner med et begrænset lønbudget kan over en kort årrække have vanskeligheder med at tilpasse sig til en lønsumsstyringsmodel. Der etableres derfor en særlig pulje til afhjælpning af dette forhold. Det er over for forvaltningen oplyst, at der i forbindelse med indførelse af en ny model i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen blev etableret en tilsvarende pulje. Denne blev kun udnyttet i beskedent omfang.

E. Budgetter, simuleringsværktøj og nyt lønsystem

Hovedparten af høringssvarene fra såvel skole- og institutionsbestyrelser, de faglige organisationer samt medarbejderrepræsentanterne i HSU og Fællesrådet for Folkeskolen peger på, at de tekniske og budgetmæssige redskaber i forbindelse med forsøget ikke har været optimale.

Forvaltningens kommentarer:

Forvaltningen er opmærksom på, at lønsumsstyringsforsøget har var præget af en række tekniske problemer i forbindelse med bl.a. beregningen af de specifikke lønbudgetter. Forsøgsperioden har dog bidraget til afklaring af en række tvivlsspørgsmål. Dertil kommer, at skoler og institutioner i forbindelse med forsøget fik stillet et IT-baseret lønsimuleringsværktøj til rådighed. Ved Københavns Kommunes overgang til et nyt lønsystem pr. juni 2004 kunne dette IT-værktøj ikke længere anvendes. I henhold til kontrakten med leverandøren skulle et nyt tilsvarende system have været klar i august 2004. Leverandøren har efterfølgende oplyst, at det nye system først kan forventes operationelt ved årsskriftet 2004/2005.

Forvaltningen vil i perioden frem til den endelige implementering af et nyt decentralt budgetværktøj sikre, at skoler og institutioner fortsat kan foretage den fornødne kontrol og opfølgning på lønområdet. Dette vil blive sikret ved månedlige udsendelse af lønforbrug- og budgetkontrollister, udarbejdelse af specificerede lønoplysninger (på personniveau) samt lønfremskrivninger for alle lønsumsstyrede skoler og institutioner. Der vil endvidere blive udarbejdet et vejledningsmateriale.

Forvaltningen har undersøgt, om andre kommuner anvender et IT-baseret lønsimuleringsværktøj, som kunne implementeres på de københavnske skoler og institutioner. Flere kommuner har systemer under udvikling, men på nuværende tidspunkt kan de ikke umiddelbart anvendes i København.

2. Følgegrupper

I forbindelse med lønsumsstyringsforsøget er der etableret følgegrupper inden for henholdsvis skole- og fritidsinstitutionsområdet med repræsentanter fra forvaltningen og de faglige organisationer. Følgegrupperne har drøftet nærværende indstilling, og repræsentanterne fra de faglige organisationer har udtrykt særdeles stor bekymring med hensyn til en udlægning af lønbudgetterne til samtlige skoler og institutioner pr. 1. januar 2005 og anbefaler, at det nuværende forsøg forlænges med et år.

Økonomi

Udlægningen af lønbudgetterne til skoler og institutioner afholdes inden for bevillingen til decentralisering på 1,8 mio. kr. på konto 6.51.1 Sekretariat og forvaltning. Midlerne anvendes til kurser, IT-værktøj mv.

Miljøvurdering

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser

Høring

Ingen yderligere bemærkninger

BILAG VEDLAGT

· Bilag 1: Beslutningsprotokol om lønsumsstyring samt bilag fra udvalgsmøde 26. maj 2004

· Bilag 2: Forvaltningens gennemgang af høringssvarene

· Bilag 3: Høringssvar samt oversigt

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen

Til top