Evaluering af budgetprocessen

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 22. maj 2002

 

7. Evaluering af budgetprocessen

UUU 223/2002 J.nr. U87/02

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at redegørelsen om budgetprocessen tages til efterretning

at forslag til procedure vedrørende budgetforslag 2004 godkendes

 

 

 

 

RESUME

På udvalgsmødet den 30. april 2002 blev det besluttet, at der på udvalgsmødet den 22. maj 2002 skal foretages en evaluering af budgetprocessen vedrørende budgetforslaget for 2003.

På baggrund heraf har forvaltningen udarbejdet en redegørelse om processen samt forslag til procedure vedrørende budgetforslaget for 2004.

 

 

 

SAGSBESKRIVELSE

På udvalgsmødet den 30. april 2002 blev det besluttet, at der på udvalgsmødet den 22. maj 2002 skal være en evaluering af budgetprocessen vedrørende budgetforslaget for 2003.

På baggrund heraf har forvaltningen udarbejdet denne redegørelse om processen samt forslag til procedure vedrørende budgetforslaget for 2004.

Budgetforslag 2003

Af vedlagte bilag 1 fremgår tidsforløb m.m. vedrørende behandlingen af budgetforslaget for 2003.

Som det fremgår heraf, er udmeldingen af budget 2002 og dermed indkaldelsen af budgetforslag for 2003 forsinket som følge af, at der som led i decentraliseringen er drøftet og vedtaget en forenkling af budgetudmeldingen til skoler og institutioner.

På udvalgsmødet den 6. februar 2002 blev forslag til temadrøftelser behandlet, og i overensstemmelse hermed, har der på samtlige udvalgsmøder været drøftet et eller flere temaer i forhold til budgetforslaget for 2003.

På baggrund af forslagene fra skoler og institutioner blev der til udvalgsmødet den 13. marts 2002 udarbejdet en samlet oversigt over de modtagne budgetønsker og forslag til besparelser/omprioriteringer.

Til det følgende udvalgsmøde den 10. april 2002 havde forvaltningen udarbejdet en bruttooversigt over spareforslag vedrørende 2003.

Forvaltningens samlede oplæg vedrørende budgetforslaget for 2003 forelå herefter til udvalgsmødet den 17. april 2002. Inden forelæggelsen i udvalget havde forslaget været drøftet i Hovedsamarbejdsudvalget den 12. april 2002. Referat fra dette møde forelå til udvalgets drøftelse.

Forvaltningens oplæg er baseret på senest kendte oplysninger om udefrakommende ændringer i forudsætningerne i forhold til det foreliggende budget for 2002. Et væsentligt element i denne vurdering er skoleåret 2002/2003, der fastlægger udgiftsniveauet for 7 måneder af det kommende budget. Oplysningerne om skoleåret 2002/2003 forelå i marts/april 2002. Det er først på dette tidspunkt muligt præcist at afgøre hvor mange elever, der må forventes til det kommende skoleåret på de forskellige undervisningsområder. Det er således også på dette tidspunkt, at det er muligt præcist at opgøre, hvor mange ressourcer, der vil blive udløst også for de 7 måneder i 2003.

Det er således først på dette tidspunkt muligt at opgøre sparekravet til udvalgets budgetforslag, ud over det beløb, der indgår i omstillingspuljen.

Disponeringen af bevillingerne i Uddannelses- og Ungdomsudvalget adskiller sig fra øvrige udvalg, idet der på undervisningsområderne i forbindelse med igangsættelsen af skoleåret – ud over ressourceforbruget fastlægges for 5 måneder af budgetåret – tillige bindes ressourcer for 7 måneder af det kommende år. På disponeringstidspunktet – marts/april - foregår også drøftelserne om budgetforslaget, hvor i realiteten en væsentlig del af budgetforslaget er disponeret. Den endelige beslutning om budgettet træffes først et halvt år senere.

Det har derfor stor betydning for overvejelserne om budgetforslaget, at oplysningerne for det kommende skoleår foreligger. Forvaltningen har overvejet alene at basere budgetoplægget på prognoser for det kommende år. Imidlertid vil større udsving i søgningen til de forskellige uddannelser indebære, at der efterfølgende vil være behov for at ændre budgetoplægget. Dette gælder for samtlige uddannelsesområder, men mest udtalt for ungdomsuddannelserne. Her har de unges uddannelsesvalg stor betydning for udgiftsbehovet i Uddannelses- og Ungdomsudvalget. Såfremt valget er 10. klasse eller gymnasium/HF, vil det belaste udvalgets budget, dog i forskelligt omfang. Er valget derimod teknisk skole eller handelsskole afholdes udgiften til undervisningen af Staten. Det kan konstateres, at der er stor forskel i søgningen mellem de forskellige år. Som det fremgår af særskilt sag, er søgnin gen til gymnasiet således steget fra 40,1 i 2001 til 44,9 i 2002.

Forvaltningens forslag til besparelser indenfor de store undervisningsområder vil i det første år være påvirket af skoleåret, idet besparelser alene kan gennemføres med virkning i 5 måneder af budgetåret. Det betyder, at der skal besluttes reduktioner, der på årsbasis har ca. den dobbelte effekt.

Forvaltningens budgetoplæg blev behandlet på udvalgsmøderne den 17., 24. og 30. april 2002.

Samlet er forvaltningens foreløbige vurdering af budgetprocessen følgende:

• Der var afsat for lidt tid til drøftelserne – herunder de politiske overvejelser - af det samlede budgetoplæg. Det vil derfor være hensigtsmæssigt,

• At temadagen placeres tidligere
• At temadagen alene anvendes til drøftelse af budgetoplægget
• At der forud for temadagen gennemføres en gennemgang af de større budgetområder
• At drøftelserne om forslagene om serviceforbedringer og omstillinger reduceres

• Drøftelserne om mål m.m. fik en for beskeden placering i forvaltningens oplæg om budgetforslaget
• Opgørelsen af det samlede sparekrav forelå sent (for sent) i processen bl.a. som følge af opgørelserne vedrørende undervisningsområderne. Det vil være hensigtsmæssigt med foreløbige opgørelser i løbet af processen.

Budgetforslag 2004

I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2002 besluttede Borgerrepræsentationen, at der skal være øget fokus på anvendelse af de afsatte ressourcer herunder fastlæggelse af politiske mål, opstilling af krav til forvaltningerne om resultater samt opfølgning på, om de opstillede mål og resultatkrav er gennemført.

På baggrund heraf pegede Økonomiudvalget i forbindelse med indkaldelse af budgetbidrag for 2003 på, at der skal igangsættes et arbejde med målsætninger i budgettet. Bemærkningerne fra Økonomiudvalget fremgår af bilag 2.

Som det fremgår bilag 2 indebærer kravene bl.a., at

• målsætningerne for udvalgene skal være dækkende og balancerende og dække de væsentligste serviceområder
• målsætningerne skal være præcise
• økonomi og mål skal være sammenhængende

Sigtet med omlægningen er at skabe en klarere sammenhæng mellem bevillinger og aktiviteter/mål indenfor hvert aktivitetsområde i budgettet. Samtidig er der et behov for politisk at kunne følge resultaterne af de afsatte bevilliger, og der er behov for at skabe en større gennemsigtighed i budgettet og anvendelse af midlerne.

Det svarer til de beslutninger om opfølgning på skolernes forbrug, der er truffet af udvalget omkring opfølgningen på stikprøveundersøgelsen af de 10 folkeskoler.

En konsekvens af omlægning vil være, at drøftelserne om mål og resultater skal udstrækkes til at foregå hele året og ikke snævert være knyttet til budgetprocessen i foråret.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har på denne baggrund vurderet, hvorledes det kan opnås med virkning fra og med budgetforslaget for 2004.

For forvaltningen er det væsentligt, at der bliver skabt en proces, der skaber mulighed for indflydelse og ejerskab også lokalt på den enkelte skole/institution. Samtidig skal der igangsættes en proces, der sikrer det ønskede omfang af mål- og resultatstyringen.

Kravene fra Økonomiudvalget sammenholdt med erfaringerne fra 2003 gør, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen vil foreslå, at processen vedrørende budgetforslaget for 2004 startes umiddelbart efter vedtagelsen af budgettet for 2003.

Umiddelbart efter udvalget har truffet beslutning om udmøntningen af budgettet for 2003, vil forvaltningen foreslå, at der arrangeres et heldagstemamøde om budgetforslaget for 2004. Dette møde, der f.eks. kan afholdes i starten af december, kan bl.a. omhandle

• gennemgang af større budgetområder
• mål og resultatkrav
• overvejelser om områder, der skal analyseres nærmere med henblik på besparelser/serviceforbedringer
• beslutning om den samlede budgetproces

 

Ingen yderligere bemærkninger

 

Miljøvurdering

Ingen bemærkninger

 

Forslaget om en ændret proces omkring udarbejdelse af budgetforslaget vil blive taget op i Hovedsamarbejdsudvalget.

 

BILAG VEDLAGT

• Bilag 1: Tidsforløb budgetforslag 2003
• Bilag 2: Arbejde med målsætninger i budgettet fra Økonomiudvalget (uddrag fra Økonomiudvalgets budgetindkaldelsescirkulære vedr. budget 2003)

 

 

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen