Opfølgning på revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2001

Uddannelses- og Ungdomsudvalget
Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 22. januar 2003

7. Opfølgning på revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2001

UUU 7/2003 J.nr. U3/03

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at udvalget godkender de af forvaltningen udarbejdede forslag til ajourførte rede-

gørelser pr. december 2002 om forholdene beskrevet i:

Revisionsprotokollat nr. 3/2001 Økonomistyringen af fritidshjem og klubber

Revisionsprotokollat nr. 8/2001 Revision af årsregnskabet for 2001 samt

Revisionsprotokollat nr. 9/2001 Revision af Københavns Kommunes regnskab

for 2001 på integrations- og repatrieringsområdet

RESUME

Uddannelses- og Ungdomsudvalget tiltrådte på mødet den 7. august 2002 de af forvaltningen udarbejdede forslag til besvarelser af nedenstående revisionsprotokollater:

Sag UUU 359/2002. Revisionsdirektoratet har den 31. maj 2002 fremsendt

revisionsprotokollat nr. 3/2001 om økonomistyring af fritidshjem og klubber.

Sag UUU 358/2002. Revisionsdirektoratet har den 13. juni 2002 fremsendt

Revisionsprotokollat nr. 8/2001 om årsregnskabet for 2001.

Sag UUU 357/2002. Revisionsdirektoratet har den 13. juni 2002 fremsendt

revisionsprotokollat nr. 9/2001 om Københavns Kommunes regnskab for 2001

på integrations- og repatrieringsområdet.

Af besvarelserne i ovennævnte revisionsprotokollater fremgår blandt andet, at forvaltningen i december 2002 skulle udarbejde ajourførte redegørelser i forhold til de punkter i revisionsprotokollaterne, som ikke var afklaret inden udvalgsmødet den 7. august 2002.

SAGSBESKRIVELSE
Ad A: Økonomistyringen af fritidshjem og klubber UUU 359/2002

Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat nr. 3/2001 om Økonomistyringen af fritidshjem og klubber.

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse af Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 3/2001 om økonomistyringen af fritidshjem og klubber anføres, at opfølgningen i december vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte revisionsprotokollat):

Pkt. 3 Øvrige faste udgifter, øvrige fleksible udgifter og koloni:
Forvaltningen ville foretage en vurdering forud for udmeldingen af budget 2003, om der er mulighed for en forenkling af udmeldingen.

Budgetudmeldingen i 2003 er forenklet, idet udmeldingen indeholder tildeling af dispensationstimer ud fra fastlagte retningslinier, ligesom tildeling til koloni og ekstra forplejning gives under øvrige fleksible udgifter.

Forvaltningen vil i 2003 drøfte med institutionerne, hvorledes udmeldingen kan forenkles yderligere.

Pkt. 5 Regnskabsaflæggelse:
Forvaltningen ville foretage en opfølgning på de ikke afsluttede regnskaber for 1999 og 2000.

De sidste regnskaber for 1999 og 2000 er blevet afsluttet i januar 2003.

Pkt. 8 Styring i årets løb:
Forvaltningen ville foretage en opfølgning på muligheden af at indlægge budgettal i KØR.

De tekniske muligheder for at lægge budgettal ind i KØR er nu til stede og budgettal vil være lagt ind i KØR i januar 2003.

Pkt. 30 Sammenligning af økonomistyringen af fritidshjem
Forvaltningens opfølgning på sammenligningen af økonomistyringen af fritidshjem i Københavns Kommune og Malmø Stad.

Sammenligningen viser, at

Københavns Kommune har opbygget et mere omfattende målhierarki til brug for styringen af fritidshjemmene, end tilfældet er i Malmø Stad

Der findes ikke forældrebestyrelser i fritidshjem i Malmø Stad

Der er store prisforskelle på fritidshjemspladser i København og Malmø, og Revisionsdirektoratet finder det hensigtsmæssigt, at forvaltningerne arbejder videre med at udlede begrundelsen for den store prisforskel

Malmø Stad har en højere grad af central styring

Malmø Stad afslutter regnskabet hurtigere, end tilfældet er i Københavns Kommune.

I overensstemmelse med sædvanlig praksis redegøres der nu for forvaltningens opfølgning på protokollatet. Revisionsdirektoratet er orienteret herom med kopi af indstilling.

Københavns Kommunes mere omfattende målhierarki for fritidshjemmene afspejler, at fritidshjemmene i København har udvidede opgaver i forhold til fritidshjem i Malmø. De udvidede opgaver vedrører fritidshjemmenes socialpædagogiske indsats, og opgaverne medvirker til at understøtte behovet for forældrebestyrelser på fritidshjem i København.

Forvaltningen har iværksat forskellige initiativer i forhold til økonomistyring af fritidshjemmene. Der er iværksat forsøg med decentralisering med lønsumsstyring og igangsat to projekter på fritidshjemsområdet, som gennemføres i foråret 2003. Det ene projekt skal beskrive anvendelsen af personaleressourcerne på kommunale og selvejende fritidshjem, og det andet skal beskrive bygningsdriften på samme. For begge projekter gælder, at der skal opstilles alternativer til de nuværende mål vedrørende midlernes anvendelse.

I den nuværende økonomistyring udmelder forvaltningen selvstændige budgetter til fritidshjemmene, hvor specielt personalenormering og udmøntning af budget er bundet af politiske beslutninger.

Når resultaterne af decentraliseringsforsøget og projekternes alternative forslag til midlernes anvendelse foreligger, vil de indgå i forvaltningens overvejelser om forslag til en anden økonomistyring af fritidshjemmene. I disse overvejelser vil spørgsmålene om en tættere regnskabsopfølgning og muligheden for en hurtigere regnskabsafslutning blive vurderet.

Ad B: Revision af årsregnskabet for 2001 UUU 358/2002

Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat nr. 8/2001 om Revision af årsregnskabet for 2001.

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse af Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 8/2001 om årsregnskabet for 2001 anføres, at opfølgningen i december vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte revisionsprotokollat):

Pkt. 2.1 Forretningsgangsbeskrivelser:
Forvaltningen ville udarbejde en status for arbejdet med at gøre udarbejdede forretningsgange tilgængelige på forvaltningens intranet.

På forvaltningens intranet kan fra januar 2003 findes alle forretningsgangsbeskrivelser af sikkerheds- og revisionskrav, som forvaltningens regnskabspligtige organisationer skal opfylde ved regnskabsarbejdet.

Forvaltningen vedligeholder beskrivelser af forretningsgange, som løbende tilpasses til ændringer i opgavefordeling og kompetencer, som forvaltningen foretager.

Forretningsgangenes tilgængelighed på intranettet er således en sikring af, at de regnskabspligtige organisationer arbejder på et ajourført regelgrundlag.

På intranettet ligger forretningsgange om regnskab, intern kontrol og kasseinstruks.

Der er udarbejdet en plan for det videre arbejde med nye forretningsgange og revurdering af samme. Planen indeholder forretningsgange om budgettering, tilskudsadministration og repræsentation.

Pkt. 2.5 Status og eventualforpligtelser mv.:
Forvaltningen ville opgøre resultatet af opfølgningen af regnskab 2001 med hensyn til statusspecifikationer og korrekte saldi på de selvejende institutioners statuskonti.

Det blev aftalt med Revisionsdirektoratet, at der i december 2002 skrives til de decentrale enheder bl.a. med en tidsplan for arbejdet med statusspecifikationerne.

Forvaltningen har den 11. december 2002 skrevet til de decentrale enheder, som aftalt med Revisionsdirektoratet.

Med hensyn til korrekte saldi på de selvejende institutioners statuskonti har oprydningen været i gang over efteråret 2002, og det forventes nu afsluttet i januar 2003.

Pkt. 2.7 Bevillingskontrol
Opfølgning på konsekvenserne af, at regnskabet for 2001 er påvirket af udpostering af 43,5 mio. kr. fra status.

I Økonomiforvaltningens indstilling til Økonomiudvalget den 26. november 2002 om regnskab for 3. kvartal af 2002 foreslås,

"at konsekvenserne af en eventuel korrektion af udvalgets ramme kan tages op i begyndelsen af 2003 i forbindelse med prioritering og udmøntningen af puljen på 65 mio. kr. til skoleområdet".

I overensstemmelse hermed er spørgsmålet drøftet i forbindelse med prioritering af anlægspuljen til 65 mio. kr. til folkeskoler. Der er i den forbindelse indgået aftale om, at der ikke skal foretages en regulering af udvalgets ramme. Spørgsmålet forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til endelig afgørelse i forbindelse med forelæggelse af sagen om overførsler fra 2002 til 2003.

Ad C: Revision af Københavns Kommunes regnskab for 2001 på integrations- og repatrieringsområdet UUU 357/2002

Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat nr. 9/2001 om Revision af Københavns Kommunes regnskab for 2001 på integrations- og repatrieringsområdet.

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse af Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2001 om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2001 på integrations- og repatrieringsområdet anføres, at opfølgningen i december 2002 vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte revisionsprotokollat):

Pkt. 1 Refusionsopgørelse:
Det fremgår af revisionsprotokollat nr. 9/2001, at Revisionsdirektoratet har konstateret, at der var 375 kursister med dansk som andetsprog, som i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen var registreret, som omfattet af integrationsloven.

Det fremgår af integrationsbekendtgørelsens § 8, stk. 2, at der ikke ydes tilskud for udlændinge, som på undervisningstidspunktet er omfattet af integrationsloven.

Revisionsdirektoratet henstillede, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen foretager en gennemgang af registreringerne i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens Indvandrersystemet (Pacer Data) for at konstatere, hvor mange timer der eventuelt uberettiget var anmeldt til refusion i 2000 og 2001 som følge af, at kursisten har været omfattet af integrationsloven.

I overensstemmelse med sædvanlig praksis redegøres der nu i forbindelse med opfølgningen på protokollatet for status for denne gennemgang. Revisionsdirektoratet er orienteret herom med kopi af indstilling.

Spørgsmålet om kontrol af indberetninger fra andre forvaltninger har været drøftet på et møde i kredsen af Økonomiansvarlige, hvor også Revisionsdirektøren deltog. På dette møde blev det aftalt, at Økonomiforvaltningen udarbejder forslag til fremtidig procedure på området.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har foranlediget, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har foretaget en gennemgang af de 375 kursister, for hvem der er hjemtaget statstilskud, og som ifølge Revisionsprotokollatet var omfattet af integrationsloven.

Gennemgangen har vist, at 44 af de nævnte 375 kursister er omfattet af integrationsloven.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har derefter nærmere undersøgt, hvorfor disse 44 kursister står registreret i Indvandrersystemet som værende enten selvforsørgende eller kontanthjælpsmodtagere.

Undersøgelsen har afdækket, at 31 af de 44 kursister er henvist af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen på et tidspunkt, hvor de pågældende ikke stod opført i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens register over personer, som er omfattet af integrationsloven.

Gennemgangen viste endvidere, at 6 af de 44 kursister er henvist af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen som kontanthjælpsmodtagere.

De resterende 7 kursister af 44 har tidligere været fejltastet i Indvandrersystemet, og af disse er 3 senere blevet henvist som kontanthjælpsmodtagere.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har i 2001 hjemtaget statstilskud til 10.508,00 timer, i alt 325.748 kr. for de 44 nævnte kursister, som er omfattet af integrationsloven.

Sammen med Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens endelige afregning for danskundervisningen for 2002 vil for meget hjemtaget statstilskud i 2001 blive korrigeret.

En undersøgelse af kursisterne i 2000 viser, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen hjemtog statstilskud på 251.958,00 kr. for 8.398,60 timer, fordelt på 64 kursister omfattet af integrationsloven.

Statstilskuddet for 2000 korrigeres med ovenstående beløb sammen med den endelige afregning af danskundervisningen for 2002.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen er berettiget til programtilskud for de 44 kursister i 2001, og de 64 kursister i 2000, for hvem der er hjemtaget statstilskud.

Det manglende programtilskud udgør for 2001 732.410,80 kr. og for 2000 646.118,20 kr.

Det er Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, som i København har opgaven med at integrere udlændinge omfattet af integrationsloven.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen fremsender regningskrav for de omtalte 44 og 64 integrationskursister i henholdsvis 2001 og 2000 til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og samtidig sendes afregning for danskundervisning i 2002.

Pkt. 2 Regnskab m.m. vedrørende sprogcenter:
Forvaltningen vil gennemgå regnskaberne inden den endelige godkendelse af regnskaberne, bl.a. sikre, at de er påtegnet i overensstemmelse med revisionsinstruksen.

Forvaltningen har modtaget revisionspåtegnede regnskaber fra de private sprogcentre i foråret 2002 i overensstemmelse med regelsættet herom. Indsendelse af regnskabet fra AOF Sprogcenter blev dog forsinket i forbindelse med konkurs AOF Hovedstaden og mellemværendet mellem konkursboet efter AOF Hovedstaden, og AOF Sprogcenter er ikke afsluttet endnu.

Forvaltningen har ikke umiddelbart kunnet godkende de indsendte regnskaber. Der er derfor været nødvendigt at få afklaret forskellige spørgsmål hos sprogcentrene.

Forvaltningen afventer tilbagemeldinger fra sprogcentrene inden den afsluttende gennemgang af sprogcentrenes regnskaber for 2001 kan fuldføres.

Der er rykket for de nødvendige tilbagemeldinger, og arbejdet planlægges afsluttet inden udgangen af februar 2003.

Ingen yderligere bemærkninger

Miljøvurdering

Ingen bemærkninger

BILAG VEDLAGT

Ingen

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen

Til top