Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 21. januar 2004

 

 

6.      Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste

  J.nr. U214/03

 

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at      udkast til svar til Økonomiudvalget om de tiltag, der foreslås igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over skoler og institutioners sikringsbehov, godkendes

 

 

 

RESUME

Økonomiudvalget behandlede på udvalgsmøde den 23. september 2003 en budgetanalyse af forbruget af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune. Økonomiudvalget har i den forbindelse anmodet udvalgene om deres kommentarer til de tiltag, der foreslås igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over institutionernes sikringsbehov.

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har på denne baggrund udarbejdet et forslag til udvalgets kommentarer.

 

SAGSBESKRIVELSE

 

På mødet den 23. september 2003 behandlede Økonomiudvalget en indstilling om budgetanalyse af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune. Økonomiudvalget besluttede at anmode udvalgene om deres kommentarer til de tiltag, der foreslås igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over institutionernes sikringsbehov.

 

Budgetanalysen af forbruget af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune omfatter institutionernes forbrug af vagt- og sikringsydelser samt kommunens egen produktion af ydelser. Analysen er udarbejdet af en projektgruppe i Økonomiforvaltningen med støtte fra konsulentfirmaet KPMG.

 

Formålet med budgetanalysen har været at få skabt et overblik over ressourceforbruget og organiseringen af vagt og sikring på kommunens institutioner samt identificere et eventuelt besparelses- og effektiviseringspotentiale. Analysen omfatter en stikprøveundersøgelse (spørgeskemaundersøgelse) gennemført ved en række af kommunens institutioner, herunder skoler, gymnasier, fritidshjem, VUC m.m., en leverandøranalyse, der tager udgangspunkt i kommunens økonomisystem, og en analyse af kommunens egen vagttjeneste. På baggrund af de indsamlede data er der gennemført en række omkostnings- og benchmarkinganalyser af forbruget af vagt- og sikringsydelser. Analysen identificerer et besparelses- og effektiviseringspotentiale.

 

Budgetanalysens anbefalinger

 

Budgetanalysen identificerer et effektiviserings- og besparelsespotentiale på vagt- og sikringsområdet på mellem 5,7 og 7,2 mio. kr. for hele Københavns Kommune. Besparelserne opnås gennem genforhandling af kontrakter og et ændret sikringsniveau på kommunens institutioner. Projektgruppen anbefaler således, at standardsikring på kommunens institutioner er lås og tyverialarm (sikringsniveau 2). Hvis en institution ønsker sikring udover dette niveau, bør behovet vurderes nærmere. Realisering af potentialet forudsætter, at alle forvaltninger arbejder sammen om skabelsen af en samlet sikringspolitik og en samlet koordinering af de efterspurgte ydelser. Desuden vurderes det i budgetanalysen, at der kan opnås en yderligere gevinst gennem et samlet udbud, alternativt et samlet indkøb af vagt- og sikringsydelserne. Effekten ved et udbud vurderes i analysen at være på mellem 3,2 og 6,4 mio. kr. for hele kommunen. 

 

Projektgruppen bag budgetanalysen opstiller en række konkrete anbefalinger til den fremtidige organisering af vagt- og sikringsområdet:

 

På kort sigt (½-1 år) anbefales det:

 

·        At der i det videre sikringsarbejde defineres standardiserede sikringsniveauer for forskellige institutionstyper. Sikringsniveau er et centralt element, hvis der skal gennemføres et samlet udbud eller etableres en eller flere indkøbsaftaler på området.

·        At en institution som udgangspunkt skal placeres på sikringsniveau 2 (-3), hvilket indebærer lås og tyverialarm (samt evt. anden elektronisk sikring). Ønsker en institution et højere sikringsniveau, skal tildelingen ske på baggrund af en individuel vurdering.

·        At det for den enkelte institution vurderes, om fordelene ved at opretholde runderinger opvejer den økonomiske udgift for kommunen. Hvis ikke fordelene på den enkelte institution opvejer udgifterne, bør runderingerne afskaffes og besparelsespotentialet høstes.

·        At det i det videre sikringsarbejde vurderes, om fordelene ved at opretholde fast dagvagt på en række af kommunens institutioner opvejer den økonomiske udgift. Det bør endvidere vurderes, om der er mere økonomisk fordelagtige alternativer til den faste vagt, der ikke nødvendigvis betyder et lavere serviceniveau i form af adgang til og sikring af kommunens institutioner. Hvis ikke fordelene på den enkelte institution opvejer udgifterne, bør den faste vagt afskaffes, og besparelsespotentialet høstes.

·        At kommunens sikringsarbejde tilrettelægges således, at de opgjorte effektiviseringsgevinster kan høstes.

·        At fordele og ulemper ved at integrere vagt- og sikringsopgaver i en fremtidig ejendomsenhed overvejes.

 

På mellemlang sigt (1-2 år) anbefales det:

 

·        At kommunen ændrer opgavevaretagelsen på vagt- og sikringsområdet. Dette kan enten ske gennem et samlet udbud af systemisk og manuel vagt- og sikringsydelser, indgåelse af en eller flere rammeaftaler vedr. tyverialarm og rundering samt udrykning til alarmer eller en ændret kommunal varetagelse af opgaverne. En ændring af opgavevaretagelsen skal så vidt muligt medtage de selvejende institutioner.

·        At der i en udbudssituation lægges op til, at der skal bydes på en model, hvor kommunen hhv. køber eller lejer de sikringsanlæg, der er tilkn yttet tyverialarmerne.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalgets kommentarer til budgetanalysen

 

Med baggrund i ovenstående foreslår Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget fremsender følgende kommentarer til

Økonomiudvalget vedrørende de i budgetanalysen anbefalede tiltag:

 

"Uddannelses- og Ungdomsudvalget finder det positivt, at der sættes fokus på vagt og sikring i Københavns Kommune. Uddannelses- og Ungdomsudvalget har endvidere følgende kommentarer til budgetanalysens anbefalinger:

 

1) Individuel vurdering af behovet for sikringstiltag

 

Budgetanalysen konkluderer, at da der er store forskelle på, hvilke sikringstiltag de enkelte institutioner af samme type har valgt, og hvilke sikringstiltag der er valgt mellem forskellige institutionstyper, er der basis for en standardiseret tilgang til, hvilket sikringsniveau de enkelte institutioner skal have.

 

Det er Uddannelses- og Ungdomsudvalgets vurdering, at fastlæggelsen af sikringsniveauet afhænger af en række forhold herunder institutionstype, beliggenhed (er området præget af en stor grad af indbrud og hærværk) samt bygningens indretning (hvordan er adgangsvejene, hvor mange etager har bygningen m.m.).

 

Inden for Uddannelses- og Ungdomsudvalgets område er bygningsmassen af meget differentieret karakter, og det bør derfor nærmere overvejes, om der kan etableres den fornødne sammenhæng mellem disse bygningsspecifikke forhold og en standardisering af sikringsniveauerne. Det er i den forbindelse vurderingen, at en standardisering ikke nødvendigvis vil medføre en mere effektiv ressourceanvendelse inden for Uddannelses- og Ungdomsudvalgets område.

 

Det kunne alternativt overvejes at kategorisere sikringsniveauerne i form af frivillige, vejledende anbefalinger. Disse kategoriseringer kunne udvikles via en udarbejdelse af risikoanalyser i samarbejde med kommunens sikringsledere. I denne sammenhæng anbefales det endvidere at inddrage erfaringer fra eksterne rådgivere, fx politi, forsikringsrådgivere, andre kommuner og større virksomheder m.m.

 

2) Finansiering af opgradering af sikringsniveau

 

I rapporten defineres niveau 2 som godkendt lås samt tyverialarm. Uddannelses- og Ungdomsudvalget anbefaler, at standardiseringerne specificeres nærmere i forhold til, hvad der menes med godkendt lås og tyverialarm, og hvorfor niveau 2 er anbefalelsesværdigt.

 

Generelt defineres sikringsniveau 2 af fagfolk som godkendt lås med en gennembrydningstid på 3-5 minutter og tyverialarm med rumdetektorer i alle lokale og/eller dørkontakter. Hvis denne definition vælges, vurderer Uddannelses- og Ungdomsudvalget, at hovedparten af skoler og institutioner på nuværende tidspunkt ikke lever op til sikringsniveau 2. En ensretning af sikringsniveauet vil derfor medføre en væsentlig merudgift. Det er endvidere forbundet med en vis usikkerhed, om det forhøjede sikringsniveau vil medføre en nedgang i udgifterne til indbrud. Udgifterne til hærværk er kun i meget begrænset omfang afhængig af sikringsniveauet.

 

I alt vil en opgradering af skoler og institutioner inden for Uddannelses- og Ungdomsudvalgets område til sikringsniveau 2 medføre en merudgift på et tocifret millionbeløb.

 

Hvis en standardisering vedtages, bør der anvises en finansiering af opgraderingen til det anbefalede sikringsniveau, herunder de forhøjede etableringsydelser ved anlægssager. Dertil kommer de forøgede udgifter på sigt i forhold til driften, bl.a. på grund af flere fejlalarmer, abonnementsudgifter m.m.

 

3) Rammeaftaler

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget anbefaler, at der gennemføres et udbud af vagt- og sikringsydelserne med henblik på at indgå rammeaftaler for området. Det bør i den forbindelse overvejes, om vagt- og sikringsydelserne med fordel kan deles op i undergrupper, f.eks. etablering af alarmanlæg, vedligehold af anlæg og vagtservice. Uddannelses- og Ungdomsudvalget anbefaler, at der ikke indgås eksklusivaftaler, men at der indgås rammeaftaler med minimum to leverandører, så der sikres konkurrence på området.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget anbefaler dog, at der ikke indgås rammeaftaler vedrørende etablering af alarmanlæg ved større anlægssager. Uddannelses- og Ungdomsudvalget anbefaler endvidere, at det inden for rammeaftalerne skal være muligt at vælge mellem at leje eller købe alarmanlæg.

 

4) Vurdering af behovet for fast dagvagt og runderinger

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget finder det i lighed med budgetanalysens anbefalinger hensigtsmæssigt at vurdere, om fordelene ved at opretholde fast dagvagt opvejer den økonomiske udgift. 

 

Budgetanalysen anbefaler endvidere, at det skal vurderes, om fordelene ved at opretholde runderinger opvejer den økonomiske udgift. Runderinger i form af lukke/låsetilsyn på skoler og institutioner inden for Uddannelses- og Ungdomsudvalgets område indgår som en naturlig del af skolen/institutionens daglige tilsyn af bygningerne. Der udføres i forbindelse med disse runderinger også andre væsentlige opgaver i form af tilsyn med bygningerne mv. Uddannelses- og Ungdomsudvalget mener derfor, at runderingerne så vidt muligt bør bibeholdes.

 

Ved etablering af kort-låse-system skal tilsynet dog ikke nødvendigvis udføres ved lukketid, og det tekniske personale opnår dermed en større grad af fleksibilitet i tilrettelæggelsen af arbejdsopgaverne.

 

5) Organisering af området

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget er enig med budgetanalysens vurdering af, at vagt og sikring er ydelser, som hænger tæt sammen med administration, drift og vedligehold af kommunens ejendomme. Derfor bør fordele og ulemper ved at integrere vagt- og sikringsopgaver i en fremtidig ejendomsenhed overvejes.

 

6) Adfærdsregulerende tiltag

 

Udover de i budgetanalysen skitserede tiltag anbefaler Uddannelses- og Ungdomsudvalget, at der sættes øget fokus på adfærdsmæssige tiltag i et forsøg på at nedbringe udgifterne til hærværk og indbrud."

 

 

Økonomi

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har i 2004 et forventet forbrug på 15,4 mio. kr. til forsikring og erstatninger, hvilket er udspecificeret i nedenstående skema:

 

	FORV. FORBRUG
Forsikring og erstatninger	15.400
Hærværk	3.600
Indbrud	1.400
Forebyggelse, alarmetablering m.v.	500
Alarmabonnement	3.900
Ejendoms- og Løsøreforsikringspræmie	6.000

Opgjort i 1000 kr.

 

Nedenstående skema viser forvaltningens udgifter i forbindelse med hærværk og indbrud på henholdsvis folkeskoler og specialskoler, fritidshjem og klubber samt gymnasier og KVUC i årene 2000, 2001 og 2002.

 

År	Område	Hærværk	Indbrud	I alt
2000	Folkeskoler og specialskoler	1.556.764	149.381	1.706.145
	Fritidshjem og klubber	494.946	180.935	675.881
	Gymnasier og KVUC	228.346	132.062	360.408
2001	Skoler og specialskoler	1.664.600	504.591	2.169.191
	Fritidshjem og klubber	486.843	136.204	623.047
	Gymnasier og KVUC	265.147	13.212	278.360
2002	Skoler og specialskoler	2.900.068	939.630	3.839.698
	Fritidshjem og klubber	899.340	264.762	1.164.102
	Gymnasier og KVUC	528.530	262.690	791.220

 

(Skoler, fritidshjem og klubber er ekskl. Bydelsforsøgets institutioner i årene 2000-2001).

 

Udgifterne som følge af indbrud hænger sammen med sikringsniveauet således, at en investering i et forhøjet sikringsniveau vil resultere i færre udgifter efter indbrud. Som det fremgår af ovenstående tabel er udgifterne som følge af hærværk imidlertid den største udgiftspost, og disse udgifter vil ikke blive mindre af et forhøjet sikringsniveau. Den omfattende investering, som et forøget sikringsniveau vil indebære, skal vurderes i sammenhæng med dette.

 

For at illustrere det nuværende sikringsniveau på Uddannelses- og Ungdom sforvaltningens skoler og institutioner samt beregne udgifterne til en opgradering af sikringsniveauet til niveau 2, har forvaltningen gennemgået fem skoler. De fem skoler lever p.t. ikke op til sikringsniveau 2, da ikke alle rum har detektor og dørkontakt. Der er på de fem skoler anlæg, som kan have maksimalt 80 rumdetektorer eller 240 dørkontakter. Hvis man ønsker at udvide systemerne, kan man risikere, at systemet ikke fungerer korrekt. En opgradering til sikringsniveau 2 vil derfor kræve en udskiftning af centralerne til et mere avanceret system.

 

fem skoler (i kr.), hvad angår alarmanlæg:

 

Skole	Antal etager	Vedligeholdelsesareal	Startpakke med 8 zoner	Pris for dørkontakter	Pris for detektor	Pris i alt
Skole 1	Et plan + kælder	17.792	11.698	102.529	48.552	162.779
Skole 2	3 etager + kælder	10.268	11.698	13.741	20.706	46.145
Skole 3	4 etager + kælder	20.088	11.698	33.824	11.424	56.946
Skole 4	4 etager + kælder	11.519	11.698	31.710	9.996	53.404
Skole 5	2 etager + kælder	11.157	11.698	28.539	17.850	58.087

 

Priserne for opgradering af de ovenstående fem skoler til sikringsniveau 2 varierer fra 46.145 kr. til 162.779 kr., og kan tegne et billede af, hvilket investeringsbehov der vil være, hvis samtlige ca. 350 adresser i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen skal opgraderes. Dertil kommer opgraderering af låse-systemerne til godkendt niveau 2. Dette vil koste anslået 50.000 kr. for en gennemsnitlig skole.

 

I alt vil en opgradering af skoler og institutioner i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen til sikringsniveau 2 medføre en merudgift på et tocifret millionbeløb.

 

Hvis en standardisering vedtages, bør der anvises en finansiering af opgraderingen til det anbefalede sikringsniveau, herunder de forhøjede etableringsydelser ved anlægssager samt de løbende forøgede driftsudgifter til drift af alarmer m.m. 

 

Såfremt det besluttes at udbyde vagt- og sikringsydelserne skal der udarbejdes en udspecificeret redegørelse for sikringsniveauet på de enkelte skoler og institutioner.  Det forventes i den forbindelse at der skal anvendes ca. 2 timer pr. skole og ½-1 time pr. fritidshjem i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

 

 

Miljøvurdering

 

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Bilag 1: Budgetanalyse af forbruget af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen, september 2003, inklusiv bilag til analysen

·        Bilag 2: Brev af 21. oktober 2003 fra Økonomiforvaltningen med indstilling og beslutningsprotokol fra Økonomiudvalget den 23. september vedr. Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune

 

 

 

 

Peter Rasmussen

Jørn Larsen