Opfølgning på revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2002

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 21. januar 2004

5. Opfølgning på revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2002

J.nr. U2/04

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at udvalget godkender forslag til ajourførte redegørelser pr. december 2003 om forholdene beskrevet i:

· Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

· Revisionsprotokollat nr. 6/2002 – Revision af årsregnskabet 2002

· Revisionsprotokollat 12/2002 – Københavns Kommunes administration af loven om undervisning i dansk som andetsprog for voksne udlændinge m.fl.

og sprogcentre

RESUME

Uddannelses- og Ungdomsudvalget tiltrådte på mødet den 30. april 2003 forvaltningens forslag til udtalelse vedrørende sagen om Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter (U78/03).

I besvarelsen af revisionsberetningen om repræsentationsudgifter fremgår, at udvalget vil følge arbejdet med eventuel udarbejdelse af mere præcise regler for repræsentation.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget tiltrådte på mødet den 6. august 2003 forvaltningen forslag til besvarelse vedrørende sagen om Revisionsprotokollat 6/2002 – Revision af årsregnskabet 2002 (U128/03).

I besvarelsen af revisionsprotokollat 6/2002 om årsregnskab 2002 fremgår blandt andet, at forvaltningen vil følge op med en ajourført redegørelse i december 2003 i forhold til de punkter i revisionsprotokollen, som ikke var afklaret inden udvalgsmødet den 6. august 2003, hvor revisionsprotokollatet blev behandlet.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget tiltrådte på mødet den 13. august 2003 forvaltningens forslag til besvarelse af revisionsprotokollat vedrørende sagen om Revisionsprotokollat 12/2003 – Københavns Kommunes administration af loven om undervisning i dansk som andetsprog for voksne udlændinge m.fl. og sprogcentre (U134/03).

I besvarelsen af revisionsprotokollat 12/2002 om administration af undervisningen i dansk som andetsprog for voksne udlændinge m.fl. og sprogcentre fremgår, at forvaltningen ville tage initiativer af forskellig art.

SAGSBESKRIVELSE

Ad Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter (U 78/03)

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets udtalelse til Revisionsdirektoratet om Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter anføres, at:

"Uddannelses- og Ungdomsudvalget vil følge arbejdet med eventuel udarbejdelse af mere præcise regler for repræsentation i Københavns Kommune".

Borgerrepræsentationen har besluttet (BR 148/03), at der skal udvikles en fælles standardkontoplan til kontering af politiske repræsentationsudgifter i Københavns Kommune. Opgaven med at udvikle den fælles standardkontoplan er forankret i Økonomiforvaltningen.

Ad Revisionsprotokollat 6/2002 – Revision af årsregnskabet 2002 (U128/03)

Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat nr. 6/2002 om revision af årsregnskabet 2002.

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse af Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 6/2002 om revision af årsregnskabet anføres, at opfølgningen i december 2003 vil omhand le følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte revisionsprotokollat):

Pkt. 2.1 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og regnskabsregulativet

Forvaltningen ville udarbejde en konkret tidsplan for en gennemgang og ny bearbejdning af de eksisterende forretningsgange med den aftalte struktur m.m., og arbejdet er planlagt færdiggjort ultimo 2003.

Forvaltningen er i dialog med Revisionsdirektoratet om udformningen af forretningsgange, og dialogen har blandt andet medført, at den oprindelige tidsplan er blevet revideret. Bearbejdningen af de eksisterende forretningsgange med den aftalte struktur m.m. pågår fortsat og forventes nu at være gennemført inden skoleårets begyndelse 1. august 2004.

Pkt. 2.5 Varekøb og tjenesteydelser

Forvaltningen ville undervise i brugen af indkøbssystemerne. Instruktørerne skulle undervises i uge 35 og slutbrugerne i september og oktober 2003. Forvaltningen skulle færdiggøre en forretningsgang for brugen af indkøbssystemet ultimo september 2003.

Undervisning af instruktører og slutbrugere er gennemført som planlagt.

Forvaltningen deltager sammen med andre kommunale forvaltninger i en arbejdsgruppe, som har til opgave at udarbejde en grundstruktur for forvaltningernes forretningsgange i overensstemmelse med de af Økonomiforvaltningen udmøntede fælles bestemmelser om kommunale indkøb.

Forvaltningens forretningsgang for indkøb afventer, at Økonomiforvaltningen fremstiller en fælles "maske" til formålet.

Pkt. 2.7. Status og eventualforpligtelser

Forvaltningen ville i efteråret 2003 holde dialogmøder med de regnskabsansvarlige på skoler og institutioner under forvaltningen for blandt andet at kvalitetssikre afstemning af statusposter.

Der er afholdt kurser, og skoler og institutioner har frist til 30. januar 2004 til at afstemme statusposter i regnskabet for 2003.

Pkt. 4.1. Økonomiforvaltningens bevillingsmæssige opfattelse af 2 revisionssager

Forvaltningen ville orientere Revisionsdirektoratet om resultatet af sagens forelæggelse i Økonomiforvaltningen.

Økonomiudvalget besluttede på mødet den 12. august 2003, jf. sag ØU 252/2003 at anbefale Borgerrepræsentationen, at Uddannelses- og Ungdomsudvalget får godskrevet de 43,5 mio. kr., som Uddannelses- og Ungdomsudvalget fik overført fra regnskab 2001 til budget 2002. Borgerrepræsentationen tog på mødet den 28. august 2003 Økonomiudvalgets anbefaling til efterretning.

Pkt. 4.3 Opfølgning af sagen i revisionsbetænkningen i 2001, side 46, om økonomistyring af fritidshjem og klubber m.m.

Forvaltningen ville indlægge budgetrammerne i KØR og forelægge en mere enkel og overskuelig budgetmodel for udvalget i 2003 med henblik på udmeldingen for 2004.

Forvaltningen har gennem det meste af 2003 arbejdet med de tekniske dele af opgaven med at lægge budget 2003 ind i KØR.

Den tekniske del af arbejdet er nu afsluttet, og der pågår for tiden afprøvning med henblik på at kvalitetssikre de økonomiske data i KØR om budget 2003. Afprøvningen forventes at være afsluttet medio januar 2004.

Budgetrammer for 2004 indarbejdes i KØR inden udgangen af februar 2004, og forvaltningen er i gang med at sikre kvaliteten af de indlagte data i KØR.

Forvaltningen har nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter for forvaltningen og institutionernes interessenter til at udarbejde et forslag til forenklet og mere overskuelig budgetmodel.

Et forslag til forenklet og overskuelig budgetmodel forventes forelagt for udvalget inden sommerferien 2004.

Ad Revisionsprotokollat 12/2003 – Københavns Kommunes administration af loven om undervisning i dansk som andetsprog for voksne udlændinge m.fl. og sprogcentre (U134/03)

Ajourføring af bebudede initiativer vedrørende Københavns Kommunes administration af loven om undervisning i dansk som andetsprog for voksne udlændinge m.fl- og sprogcentre.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ville tage initiativ til, at der udarbejdes en kortfattet beskrivelse af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens og Uddannelses- Ungdomsforvaltningens administrative opgaver og arbejdsdeling i forhold til hele danskundervisningsområdet.

De to forvaltninger har aftalt, at beskrivelsen af de administrative opgaver og arbejdsdelingen i forhold til danskundervisningsområdet udarbejdes på grundlag af Integrationsministeriets ny bekendtgørelse om danskundervisningen, som er bebudet i tilknytning til, at lovgrundlaget revideres med virkning fra 1. januar 2004.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ville tage initiativ til, at der fremlægges et forslag til revideret aftale om Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens køb af undervisning til personer omfattet af integrationsloven fra årsskiftet.

Uddannelses- og Ungdomsudvalget har den 3. december 2003 tiltrådt et forslag fra forvaltningen om retningslinier for betaling til udbydere af danskundervisningsydelser gældende fra 1. januar 2004.

På grundlag af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets beslutning, og et nyt lovgrundlag for danskundervisningen, som træder i kraft pr. 1. januar 2004, har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen taget initiativ til at revidere aftalen om Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens køb af danskundervisning.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ville undersøge mulighederne for at imødekomme Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens ønske om adgang til det administrative system for danskundervisningen – og ville tage initiativ til, at der på den baggrund fremlægges en indstilling.

Økonomiudvalget godkendte på mødet den 28. oktober 2003, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen får adgang til det administrative system for danskundervisningen. Behandlingen er anmeldt til Datatilsynet.

Økonomi

Ingen bemærkninger

Miljøvurdering

Høring

Ingen bemærkninger

BILAG VEDLAGT

Ingen

Peter Rasmussen

Søren Stahl Nielsen

Til top