Mødedato: 20.04.2005, kl. 08:15

Opfølgning på revisionsprotokollater

Opfølgning på revisionsprotokollater

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 20. april 2005

 

 

9.      Opfølgning på revisionsprotokollater

  J.nr. U130/04

 

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at    udvalget godkender, at de ajourførte redegørelser pr. december 2004 om for    holdene beskrevet i Revisionsprotokollat 8/2003 – Revision af årsregnskabet 2003 og Revisionsprotokollat 13/2003 – Økonomistyringen af folkeskoler fremsendes til Revisionsdirektoratet

 

 

 

RESUME

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget tiltrådte på mødet den 11. august 2004 forvaltn ingens forslag til besvarelser vedrørende sagen om Revisionsprotokollat 8/2003 – Revision af årsregnskabet 2003 (U113/04) og sagen om Revisionsprotokollat 13/2003 – Økonomistyringen af folkeskoler (U130/04).

 

I besvarelserne af de to sager fremgår blandt andet, at forvaltningen vil følge op med ajourførte redegørelser i december 2004 i forhold til de punkter i revisionsprotokollaterne, som ikke var afklaret inden udvalgsmødet den 11. august 2004, hvor revisionsprotokollaterne blev behandlet.

 

De ajourførte redegørelser om forholdene i revisionsprotokollaterne om årsregnskabet og økonomistyringen af folkeskoler fremlægges hermed for udvalget.

 


SAGSBESKRIVELSE

 

Ad Revisionsprotokollat 8/2003 – Revision af årsregnskabet 2003 (U113/04)

 

Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat 8/2003 om revision af årsregnskabet 2003.

 

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 8/2003 om revision af årsregnskabet anføres, at opfølgningen i december 2004 vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte punkt i revisionsprotokollatet):

 

Pkt. 2.1.1 Registreringer i KØR

 

Forvaltningen planlægger i efteråret 2004 at afholde kurser i økonomistyring for ledere og administrative medarbejdere fra de decentrale enheder, hvor et af emnerne vil være kontrolforanstaltninger i forhold til økonomistyring.

 

Forvaltningen har i oktober-november 2004 afholdt temadage om økonomistyring for ledere og administrative medarbejdere fra de decentrale enheder og forvaltningen.

 

Forvaltningen har igangsat at indhente underskriftsblade fra de forvaltningsenheder, hvor de mangler.

 

Forvaltningen har indhentet underskriftsblade fra de forvaltningsenheder, hvor de manglede.

 

 

Pkt. 2.1.3 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og regnskabsregulativet

 

De ønskede lister vil blive fremsendt til Revisionsdirektoratet.

 

Der vedlægges oversigt over de fremsendte forretningsgangbeskrivelser. 

 

 

Pkt. 2.2 Løn

 

Ansvaret for kontrol af, at samtlige tastebilag er korrekt registreret i lønsystemet tilbageføres fra den private leverandør fra 1. september 2004, som følge af et ændret grænsesnit i opgavevaretagelsen, hvor forvaltningen selv skal forestå indberetningen i lønsystemet.

 

Forvaltningen vil i forbindelse hermed iværksætte rutiner som sikrer, at den fornødne kontrol af indberetninger i lønsystemet foretages.

 

Efter at ansvaret for kontrollen af samtlige tastebilag er tilbageført til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, er opgaven vedrørende indtastning af registreringer i lønsystemet blevet placeret i en særlig gruppe i forvaltningens Administrationsområde, Personalekontoret.

 

Forvaltningen vil rejse problemstillingen om bogholderikonteringslister og ansvarsforhold over for leverandøren.

 

Leverandøren af lønsystemet har stillet i udsigt, at forvaltningen vil modtage uddatamateriale, herunder kontrollister i forbindelse med de enkelte lønanvisninger. Indtil dette sker, udarbejder forvaltningen det fornødne uddatamateriale til skoler,  institutioner m.fl. 

 

 

Pkt. 2.3 Anlæg

 

Forvaltningen vil udarbejde permanente forretningsgange med udgangspunkt i de fremsendte foreløbige forretningsgange.

 

Forvaltningen har i en løbende proces permanentgjort foreløbige forretningsgange  for anlægsarbejder. Der er således udarbejdet et paradigme for økonomiske oversigter og betalingsplaner med tilhørende vejledning for rådgivere og projektledere, og der er i 2005 indført en struktureret og intensiv mødeaktivitet omkring økonomirapportering.

 

Dertil forefindes anvisninger til rådgivere og projektledere i notatform, der løbende tilpasses de enkelte sager, fx om krav og procedurer vedrørende rådgiveres løbende økonomistatus og udarbejdelse af successiv kalkulation. Der forventes med den kommende omstrukturering af forvaltningens bygningsområde til en ejendoms- og bestillerenhed en væsentlig omarbejdning af disse arbejdsgange, der derfor ikke er udarbejdet i en endelig form.

 

 

Pkt. 2.4 Status og eventualforpligtelser

 

Der pågår en "oprydning/sanering" i statusposter, som forvaltningen har overtaget i forbindelse med nedlæggelsen af forsøgsbydelene og overtagne statusposter fra andre forvaltninger.

 

I forlængelse af denne "oprydning/sanering" forventer forvaltningen i efteråret 2005 at redegøre herfor for udvalget.

 

"Oprydningen/saneringen"  af statusposter fortsætter.

 

De tilbageværende statusposter er af grunde, som fra post til post er forskellige, vanskelige og tidskrævende at udrede til bunds. Forvaltningen vil drøfte med Revisionsdirektoratet hvilke væsentlighedskriterier, der bør lægges til grund for at afveje hensynet til en fyldestgørende udredning mod hensynet til tids- og ressourceforbruget i det konkrete tilfælde.

 

Forvaltningen forventer i efteråret 2005 at redegøre herfor for udvalget. 

 

 

Pkt. 4.2 Fritidshjem og klubber

 

Arbejdet med at forenkle ressourceudmeldingen til fritidshjem/KKFO er blevet forsinket i forhold til den oprindelige tidsplan, og et forslag til ny budgetmodel fremlægges for udvalget efter sommerferien 2004.

 

Sideløbende er igangsat et arbejde med en ny model for ressourceudmeldingen for klubber og forslag til ny budgetmodel for klubber fremlægges for udvalget ligeledes efter sommerferien 2004.

 

Borgerrepræsentationen besluttede den 25. november 2004 (BR 548/04) at udlægge lønbudgetterne til selvforvaltning på fritidsinstitutionerne pr. 1. januar 2006. Lønsumsstyringen tilgodeser institutionernes behov for større frihedsgrader inden for den økonomiske ramme. Når erfaringerne med indførelse af lønsumsstyring pr. 1. januar 2006 på alle institutioner kendes, vil forvaltningen i givet fald tage initiativ til tilpasninger af budgetmodellen i forhold til fritidsinstitutionerne.

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget samt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget besluttede den 17. november 2004 (FAU 559/2004) en ny budgetmodel for klubber.

 

 

Ad Revisionsprotokollat 13/2003 – Økonomistyring af folkeskoler  (U130/04)

 

Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat 13/2003 om økonomistyring af folkeskoler.

 

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 13/2003 om økonomistyring af folkeskoler anføres, at opfølgningen i december 2004 vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte punkt i revisionsprotokollatet):

 

 

Ad. V. Forvaltningens centrale økonomistyring på folkeskolerne

 

Ad. 2.) Budgetlægning

 

Forvaltningen vil opfordre skolerne til at målrette en del af indsatsen til efteruddannelse herpå (anvendelse af økonomiske redskaber i relation til decentraliseringen med lønsumsstyring) og vil selv målrette et udbud af kurser hertil.

 

Forvaltningen vil op til budgetudmeldingen til 2005 inddrage repræsentanter for skolerne i at udrede, hvordan flere skoler kan komme til at forstå forvaltningens materiale om budgetlægning bedre.

 

Kurser i lønsumsstyring for skoleledere og tillidsmænd er gennemført i efteråret 2004.

 

Forvaltningens materiale om budgetlægning er behandlet i nøgletalsudvalget for folkeskoler forud for budgetudmeldingen til 2005 og på kursus i økonomistyring for ledere og administrative medarbejdere på skoler og institutioner i oktober/november 2004.

 

Ad. 4.) Regnskabsaflæggelse

 

Forvaltningen vil forud for indkaldelsen af folkeskolernes bidrag til regnskab 2004 bede repræsentanter for skolerne om sammen med forvaltningen at udrede, hvordan flere skoler kan komme til at forstå det udsendte regnskabsmateriale bedre.

 

Forvaltningens regnskabsmateriale er blevet behandlet i nøgletalsudvalget for folkeskoler forud for indkaldelsen af bidrag til regnskab 2004, og på kurser i KØR for administrative medarbejdere på skoler og institutioner i november 2004.

 

Endvidere er der på de afholdte økonomimøder med ledere og administrative medarbejdere lagt vægt på dette område, og på møderne har det været et af fokuspunkterne.

 

Ad. VI Den decentrale økonomistyring på folkeskolerne

 

Ad. 6.) Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav

 

Forvaltningen vil opfordre skolerne til at fokusere på det økonomiske målstyringshierarki og støtte en indsats for bedre økonomistyring med kursusvirksomhed for skolernes ledere og medarbejdere.

 

Der henvises til besvarelsen i ovenstående punkt V. 2.) Budgetlægning.

 

Ad. 7.) Budgetlægning

 

Forvaltningen vil opfordre skolerne til i højere grad at arbejde på at forbinde målsætninger med ressourcestyring for at udnytte ressourcerne bedst mulig.

 

Der henvises til besvarelsen i ovenstående punkt V. 2.) Budgetlægning.

 

Ad. 8.) Styringen i årets løb

 

Forvaltningen vil kraftigt opfordre de skoler, som ikke følger op på mål og resultatkrav i årets løb, til at indføre den rutine.

 

Forvaltningen vil endvidere i konkrete tilfælde påpege det for skolen, når den bruger unødige ressourcer til regnskabsopgaver uden for KØR

 

Forvaltningen vil i sammenhæng med lønsumsstyringens indførelse opfordre til, at skolerne indfører månedsopdelte budgetter og efterfølgende regnskabsopfølgning.

 

Der henvises til besvarelserne i ovenstående punkter V. 2.) Budgetlægning og 4.) regnskabsaflæggelse.

 

Ad. 10.) Vurdering af målopfyldelsen og evaluering

 

Forvaltningen vil i efteråret 2004 oprette et lukket projektrum på KKNet for folkeskolerne om økonomistyring.

 

Det lukkede projektrum på KKNet blev oprettet i forlængelse af kurser i oktober/november 2004 om økonomistyring for ledere og administrative medarbejdere på skoler og institutioner.

 

Ad. 11) Nye udfordringer for skolernes økonomistyring

 

Forvaltningen vil i efteråret 2004 arbejde for at forbedre informationen om lønsumsstyring og forbedre vidensniveauet om økonomistyring ved at etablere det tidligere omtalte lukkede projektrum på KKNet om økonomistyring.

 

Der henvises til besvarelsen i ovenstående  punkt VI 10.) Vurdering af målopfyldelsen og evaluering.

 

 

Økonomi

 

Ingen bemærkninger

 

 

Miljøvurdering

 

Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Oversigt over forretningsgangsbeskrivelser

 

 

 

                                               Peter Rasmussen

                                                                                              Søren Stahl Nielsen

 

 

 


 

Til top