Opfølgning på revisionsprotokollater
Opfølgning på revisionsprotokollater
Uddannelses- og Ungdomsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 20. april 2005
9. Opfølgning på revisionsprotokollater
J.nr. U130/04
INDSTILLING
Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,
at udvalget godkender, at de ajourførte redegørelser pr. december 2004 om for holdene beskrevet i Revisionsprotokollat 8/2003 – Revision af årsregnskabet 2003 og Revisionsprotokollat 13/2003 – Økonomistyringen af folkeskoler fremsendes til Revisionsdirektoratet
RESUME
Uddannelses- og Ungdomsudvalget tiltrådte på mødet den 11. august 2004 forvaltn ingens forslag til besvarelser vedrørende sagen om Revisionsprotokollat 8/2003 – Revision af årsregnskabet 2003 (U113/04) og sagen om Revisionsprotokollat 13/2003 – Økonomistyringen af folkeskoler (U130/04).
I besvarelserne af de to sager fremgår blandt andet, at forvaltningen vil følge op med ajourførte redegørelser i december 2004 i forhold til de punkter i revisionsprotokollaterne, som ikke var afklaret inden udvalgsmødet den 11. august 2004, hvor revisionsprotokollaterne blev behandlet.
De ajourførte redegørelser om forholdene i revisionsprotokollaterne om årsregnskabet og økonomistyringen af folkeskoler fremlægges hermed for udvalget.
SAGSBESKRIVELSE
Ad Revisionsprotokollat 8/2003 – Revision af
årsregnskabet 2003 (U113/04)
Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat 8/2003 om revision af årsregnskabet 2003.
I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 8/2003 om revision af årsregnskabet anføres, at opfølgningen i december 2004 vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte punkt i revisionsprotokollatet):
Pkt. 2.1.1 Registreringer i KØR
Forvaltningen planlægger i
efteråret 2004 at afholde kurser i økonomistyring for ledere og administrative
medarbejdere fra de decentrale enheder, hvor et af emnerne vil være
kontrolforanstaltninger i forhold til økonomistyring.
Forvaltningen har i oktober-november 2004 afholdt temadage om økonomistyring for ledere og administrative medarbejdere fra de decentrale enheder og forvaltningen.
Forvaltningen har igangsat at
indhente underskriftsblade fra de forvaltningsenheder, hvor de mangler.
Forvaltningen har indhentet underskriftsblade fra de forvaltningsenheder, hvor de manglede.
Pkt. 2.1.3 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og regnskabsregulativet
De ønskede lister vil blive
fremsendt til Revisionsdirektoratet.
Der vedlægges oversigt over de fremsendte forretningsgangbeskrivelser.
Pkt. 2.2 Løn
Ansvaret for kontrol af, at
samtlige tastebilag er korrekt registreret i lønsystemet tilbageføres fra den
private leverandør fra 1. september 2004, som følge af et ændret grænsesnit i
opgavevaretagelsen, hvor forvaltningen selv skal forestå indberetningen i lønsystemet.
Forvaltningen vil i
forbindelse hermed iværksætte rutiner som sikrer, at den fornødne kontrol af
indberetninger i lønsystemet foretages.
Efter at ansvaret for kontrollen af samtlige tastebilag er tilbageført til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, er opgaven vedrørende indtastning af registreringer i lønsystemet blevet placeret i en særlig gruppe i forvaltningens Administrationsområde, Personalekontoret.
Forvaltningen vil rejse
problemstillingen om bogholderikonteringslister og ansvarsforhold over for
leverandøren.
Leverandøren af lønsystemet har stillet i udsigt, at forvaltningen vil modtage uddatamateriale, herunder kontrollister i forbindelse med de enkelte lønanvisninger. Indtil dette sker, udarbejder forvaltningen det fornødne uddatamateriale til skoler, institutioner m.fl.
Pkt. 2.3 Anlæg
Forvaltningen vil udarbejde
permanente forretningsgange med udgangspunkt i de fremsendte foreløbige
forretningsgange.
Forvaltningen har i en løbende proces permanentgjort foreløbige forretningsgange for anlægsarbejder. Der er således udarbejdet et paradigme for økonomiske oversigter og betalingsplaner med tilhørende vejledning for rådgivere og projektledere, og der er i 2005 indført en struktureret og intensiv mødeaktivitet omkring økonomirapportering.
Dertil forefindes anvisninger til rådgivere og projektledere i notatform, der løbende tilpasses de enkelte sager, fx om krav og procedurer vedrørende rådgiveres løbende økonomistatus og udarbejdelse af successiv kalkulation. Der forventes med den kommende omstrukturering af forvaltningens bygningsområde til en ejendoms- og bestillerenhed en væsentlig omarbejdning af disse arbejdsgange, der derfor ikke er udarbejdet i en endelig form.
Pkt. 2.4 Status og eventualforpligtelser
Der pågår en "oprydning/sanering" i statusposter, som forvaltningen har overtaget i forbindelse med nedlæggelsen af forsøgsbydelene og overtagne statusposter fra andre forvaltninger.
I forlængelse af denne "oprydning/sanering" forventer forvaltningen i efteråret 2005 at redegøre herfor for udvalget.
"Oprydningen/saneringen" af statusposter fortsætter.
De tilbageværende statusposter er af grunde, som fra post til post er forskellige, vanskelige og tidskrævende at udrede til bunds. Forvaltningen vil drøfte med Revisionsdirektoratet hvilke væsentlighedskriterier, der bør lægges til grund for at afveje hensynet til en fyldestgørende udredning mod hensynet til tids- og ressourceforbruget i det konkrete tilfælde.
Forvaltningen forventer i efteråret 2005 at redegøre herfor for udvalget.
Pkt. 4.2 Fritidshjem og klubber
Arbejdet med at forenkle
ressourceudmeldingen til fritidshjem/KKFO er blevet forsinket i forhold til den
oprindelige tidsplan, og et forslag til ny budgetmodel fremlægges for udvalget
efter sommerferien 2004.
Sideløbende er igangsat et
arbejde med en ny model for ressourceudmeldingen for klubber og forslag til ny
budgetmodel for klubber fremlægges for udvalget ligeledes efter sommerferien
2004.
Borgerrepræsentationen besluttede den 25. november 2004 (BR 548/04) at udlægge lønbudgetterne til selvforvaltning på fritidsinstitutionerne pr. 1. januar 2006. Lønsumsstyringen tilgodeser institutionernes behov for større frihedsgrader inden for den økonomiske ramme. Når erfaringerne med indførelse af lønsumsstyring pr. 1. januar 2006 på alle institutioner kendes, vil forvaltningen i givet fald tage initiativ til tilpasninger af budgetmodellen i forhold til fritidsinstitutionerne.
Uddannelses- og Ungdomsudvalget samt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget besluttede den 17. november 2004 (FAU 559/2004) en ny budgetmodel for klubber.
Ad Revisionsprotokollat 13/2003 –
Økonomistyring af folkeskoler (U130/04)
Ajourføring af redegørelse om revisionsprotokollat 13/2003 om økonomistyring af folkeskoler.
I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 13/2003 om økonomistyring af folkeskoler anføres, at opfølgningen i december 2004 vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte punkt i revisionsprotokollatet):
Ad. V.
Forvaltningens centrale økonomistyring på folkeskolerne
Ad. 2.)
Budgetlægning
Forvaltningen
vil opfordre skolerne til at målrette en del af indsatsen til efteruddannelse
herpå (anvendelse af økonomiske redskaber i relation til decentraliseringen med
lønsumsstyring) og vil selv målrette et udbud af kurser hertil.
Forvaltningen
vil op til budgetudmeldingen til 2005 inddrage repræsentanter for skolerne i at
udrede, hvordan flere skoler kan komme til at forstå forvaltningens materiale
om budgetlægning bedre.
Kurser i lønsumsstyring for skoleledere og tillidsmænd er gennemført i efteråret 2004.
Forvaltningens materiale om budgetlægning er behandlet i nøgletalsudvalget for folkeskoler forud for budgetudmeldingen til 2005 og på kursus i økonomistyring for ledere og administrative medarbejdere på skoler og institutioner i oktober/november 2004.
Ad. 4.)
Regnskabsaflæggelse
Forvaltningen
vil forud for indkaldelsen af folkeskolernes bidrag til regnskab 2004 bede
repræsentanter for skolerne om sammen med forvaltningen at udrede, hvordan
flere skoler kan komme til at forstå det udsendte regnskabsmateriale bedre.
Forvaltningens regnskabsmateriale er blevet behandlet i nøgletalsudvalget for folkeskoler forud for indkaldelsen af bidrag til regnskab 2004, og på kurser i KØR for administrative medarbejdere på skoler og institutioner i november 2004.
Endvidere er der på de afholdte økonomimøder med ledere og administrative medarbejdere lagt vægt på dette område, og på møderne har det været et af fokuspunkterne.
Ad. VI Den
decentrale økonomistyring på folkeskolerne
Ad. 6.)
Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav
Forvaltningen
vil opfordre skolerne til at fokusere på det økonomiske målstyringshierarki og
støtte en indsats for bedre økonomistyring med kursusvirksomhed for skolernes
ledere og medarbejdere.
Der henvises til besvarelsen i ovenstående punkt V. 2.) Budgetlægning.
Ad. 7.)
Budgetlægning
Forvaltningen vil opfordre skolerne til i højere grad at arbejde på at forbinde målsætninger med ressourcestyring for at udnytte ressourcerne bedst mulig.
Der henvises til besvarelsen i ovenstående punkt V. 2.) Budgetlægning.
Ad. 8.)
Styringen i årets løb
Forvaltningen
vil kraftigt opfordre de skoler, som ikke følger op på mål og resultatkrav i
årets løb, til at indføre den rutine.
Forvaltningen
vil endvidere i konkrete tilfælde påpege det for skolen, når den bruger unødige
ressourcer til regnskabsopgaver uden for KØR
Forvaltningen
vil i sammenhæng med lønsumsstyringens indførelse opfordre til, at skolerne
indfører månedsopdelte budgetter og efterfølgende regnskabsopfølgning.
Der henvises til besvarelserne i ovenstående punkter V. 2.) Budgetlægning og 4.) regnskabsaflæggelse.
Ad. 10.)
Vurdering af målopfyldelsen og evaluering
Forvaltningen
vil i efteråret 2004 oprette et lukket projektrum på KKNet for folkeskolerne om
økonomistyring.
Det lukkede projektrum på KKNet blev oprettet i forlængelse af kurser i oktober/november 2004 om økonomistyring for ledere og administrative medarbejdere på skoler og institutioner.
Ad. 11) Nye
udfordringer for skolernes økonomistyring
Forvaltningen
vil i efteråret 2004 arbejde for at forbedre informationen om lønsumsstyring og
forbedre vidensniveauet om økonomistyring ved at etablere det tidligere omtalte
lukkede projektrum på KKNet om økonomistyring.
Der henvises til besvarelsen i ovenstående punkt VI 10.) Vurdering af målopfyldelsen og evaluering.
Økonomi
Ingen bemærkninger
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
Høring
Ingen bemærkninger
BILAG VEDLAGT
· Oversigt over forretningsgangsbeskrivelser
Peter Rasmussen
Søren
Stahl Nielsen