Behandling af personoplysninger på gymnasie- og hf-området

 

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 16. juni 2004

 

 

11.      Behandling af personoplysninger på gymnasie- og hf-området

  J.nr. U 99/04

 

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at    udvalget godkender forslag til ændring i anmeldelsen til Datatilsynet for Københavns Kommunes Gymnasie Administrative System

 

 

RESUME

 

For at lette administrationen på gymnasier og hf-kurser er der udviklet nye moduler til det Gymnasie Administrative System til håndtering af standpunktskarakterer og nye muligheder for eleverne til selv at hente oplysninger om deres karakterer og fraværsregistrering.

 

Samtidig ønsker forvaltningen at gøre det muligt at registrere elevernes modersmål i GAS for at få en præcis og anvendelig statistik for såvel skolerne som for forvaltningen i arbejdet med indsatsområderne vedr. tosprogede elever og dermed lette gymnasiers, hf-kursernes, Ungdommens Uddannelsesvejledningens og forvaltningens administration.    

 

Efter Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune skal ændringer i godkendte anmeldelser besluttes af vedkommende udvalg. Hvis ændringerne godkendes af udvalget, skal der foretages en ændring i anmeldelsen til Datatilsynet af Københavns Kommunes Gymnasie Administrative System.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

 

Baggrund

Det Gymnasie Administrative System – GAS - bruges på alle gymnasier og hf-kurser i hele landet til at håndtere administrationen af elever, lærere, klasser, hold, undervisningstimer, elevfravær, eksamenskarakterer mv. GAS udvikles og finansieres i fællesskab mellem skoleejerne.

 

I forbindelse med en nødvendig ændring i anmeldelsen til Datatilsynet pga. nye GAS-moduler, skal der anmeldes nye personoplysninger og nye anvendelser i forhold til den eksisterende anmeldelse og anvendelse af GAS i Københavns Kommune.

 

Efter Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune skal ændringer i godkendte anmeldelser besluttes af vedkommende udvalg.

 

Nye GAS-moduler

For at lette administrationen på gymnasier og hf-kurser er der udviklet nye moduler til GAS, som skal sikre, at standpunktskarakter kan registreres i GAS, og at elever får adgang til selv at trække oplysninger om deres egne karakterer og eget fravær ud.

De nye moduler forventes taget i anvendelse pr. 1. august 2004.

 

GASWebKarakter

er en web-applikation, der anvendes til indtastning og præsentation af karakterer på web. Lærerne kan indtaste karakterer til deres egne holds elever, og den enkelte elev kan selv efter administrationens frigivelse af karakterer se sine egne karakterer.

GAS indeholder allerede prøve- og eksamenskarakterer.

Det nye er, at standpunktskarakterer også kan registreres i GAS (indtastes af læreren), og at eleverne kan trække oplysningerne ud.

 

GASFWeb

er en web-applikation, der anvendes til præsentation af elevfravær på web. Programmet har adgangsdifferentiering således, at en elev kun kan se sit eget fravær og en lærer sine egne elevers.

GAS indeholder i forvejen fraværsregistrering – det nye er, at eleverne selv kan trække deres fravær ud af systemet.

 

I samme forbindelse er behovet og mulighederne for registrering af tosprogede elever i GAS blevet drøftet.

 

Tosprogsregistrering i GAS

 Udvalget vedrørende tosprogede elever har fremsat ønske om at kunne registrere tosprogede elevers modersmål i GAS. Forvaltningen har også en klar interesse i en sådan registrering.

 

Formålet med registreringen er:

 

o       En administrativ lettelse for såvel skoler som forvaltning

o       At få en mere sikker statistik og at kunne følge udviklingen i fordelingen af et- henholdsvis to-sprogede elever på de enkelte gymnasier og hf-kurser

o       At kunne iværksætte en særlig indsats i forhold til kulturmøde og studiestøttende tiltag på den enkelte skole 

o       At give muligheder for evt. at kunne skævdele resurser til skoler med mange tosprogede elever – jf. folkeskolerne

 

Efter politisk ønske opgøres fordelingen på et- og tosprogede elever hvert år for at kunne følge fordelingen og udviklingen på de københavnske gymnasier og hf-kurser.

 

Denne opgørelse/optælling foretages hvert år af klasselæreren på skolerne i forbindelse med tildelingen af elever og kursister i juni måned, fremmødte elever i begyndelsen af august, antal elever pr. 5. september (i alle klasser på alle trin) og den 15. oktober. Tallene indberettes til forvaltningen, som opgør fordeling og frafald og analyserer udviklingen.  

 

Det er rektorernes vurdering, at registreringen i GAS vil give en stor administrativ lettelse i forhold til den årlige statistiske opgørelse over fordelingen af elever på et- og tosprogede elever. Opgørelsen er meget tidskrævende for forvaltningen.

 

En registrering i GAS vil give en mere præcis og anvendelig statistik for såvel skolerne som for forvaltningen i arbejdet med indsatsområderne vedr. tosprogede elever. Registreringen af modersmål vil blive opgjort på sprogkoder i lighed med registreringen på folkeskoleområdet.

 

Ved at registrere sproggrupper i GAS opnår man dels en mere systematisk og præcis opgørelse – dels sparer man tid, da opgørelserne kan udskrives af GAS.

Det er ikke nødvendigt at udvikle et særligt modul til at håndtere sproggruppeoplysningerne, da de kan overflyttes og håndteres i et regneark på skolen.

 

Det anbefales derfor, at de københavnske gymnasier og hf-kurser  fremover registrerer gymnasie- og hf-elevers modersmål i GAS - det gælder både for et- og tosprogede elever - som på folkeskoleområdet.

 

Ungdommens Uddannelsesvejledning

Som følge af Vejledningsreformen har Center for Vejledning – Ungdommens Uddannelsesvejledning - behov for at modtage oplysninger fra GAS i arbejdet med at følge elevernes optagelse og eventuelt frafald på ungdomsuddannelserne. Der er således tale om en udvidelse af gruppen af modtagere af oplysninger fra GAS. Ungdommens Uddannelsesvejledning har tilsvarende oplysninger vedr. et- og tosprogede elever fra folkeskolerne.

 

Forslag til ændring i "Anmeldelse af behandlinger der foretages i den offentlige forvaltning – journalnummer 2001-52-0410" – se vedlagte bilag 1:

 

Under punkt 3 – Generel beskrivelse -  i skemaet skal der til typer af behandling tilføjes: "forespørgsler" (fra elever og lærere).

 

Under punkt 4 – Kategorier af registrerede oplysningstyper, A) Elever/kursister – skal der tilføjes "modersmål" og "standpunktskarakterer".

 

Under punkt 5 – Modtagere – skal tilføjes "Ungdommens Uddannelsesvejledning".

 

 

 

Økonomi

 

Der er ingen omkostninger forbundet med ændring i anmeldelsen til Datatilsynet. Administrativt er der tale om en tidsmæssig besparelse på gymnasier og hf-kurser  i Ungdommens Uddannelsesvejledning og i forvaltningen.

 

 

Miljøvurdering

 

Forslaget har ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Forslag til ændring i Anmeldelse til Datatilsynet

 

 

 

       Peter Rasmussen

                                                     Søren Stahl Nielsen