Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 15. juni 2005

 

 

5.      Registrering af elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen

  J.nr. 268127

 

 

INDSTILLING

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at      udvalget tager forvaltningens opsamling på de indsendte fraværsregistreringer til efterretning

 

at     udvalget godkender, at forvaltningen fortsætter den hidtidige procedure for skolernes indsendelse af fraværsregistreringer

 

 

 

RESUME

 

I indeværende skoleår har skolerne hver anden måned indberettet oplysninger om elevernes fravær til forvaltningen i henhold til bekendtgørelse nr. 822 af 26. juli 2004 om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen. Uddannelses- og Ungdomsudvalget godkendte på sit møde den 12. januar 2005 (U147/04) forvaltningens procedure og principper for indsendelse af skolernes registrering af elevfravær. Beslutningen indebar, at skolerne fremover skal indberette antallet af sygedage, andet lovligt fravær og ulovligt fravær for de enkelte klasser samt oplysninger om eventuelt bekymrende fravær.

 

Forvaltningen har løbende ført statistik på de indberettede tal, og denne viser, at de meget høje tal for især det ulovlige fravær i skoleårets første måneder er faldet i den følgende periode. Tallene for sygefravær og lovligt fravær svinger meget.

 

Skolerne indberetter også bekymrende fravær, som forstås som fravær i længere tid eller jævnligt, kortere fravær med eller uden grund, der af skolen vurderes at kræve handling. Skolerne har hele tiden udarbejdet handleplaner for elever med særlige problemstillinger – også før bekendtgørelsen trådte i kraft. Det er derfor ikke nogen ny opgave for skolerne, men kravet om at indberette det bekymrende fravær i forbindelse med registrering af elevfravær har været medvirkende til at sætte fokus på problemstillingen og synliggøre den. Selv om det er få elever, det drejer sig om, er det en problemstilling, der fylder meget på skolerne – både udarbejdelsen og opfølgningen på handleplanen.

 

Registreringen af det bekymrende fravær har også vist sig at kunne bruges i samarbejdet med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Således har en arbejdsgruppe, der er nedsat af de to forvaltninger i fællesskab, anset registreringen af bekymrende fravær som et væsentligt redskab for at styrke og koordinere den fælles indsats i forhold til børn, der har sociale og skolemæssige problemer. Arbejdsgruppen vil bl.a. udarbejde en skabelon for, hvordan en handleplan skal se ud.

 

Forvaltningen har udarbejdet en vejledning til skolerne om indberetningen af elevfraværet sammen med et regneark til at indsende registreringen. Forvaltningen anbefaler, at indberetningerne for næste skoleår også sker via det udarbejdede regneark.

 

SAGSBESKRIVELSE

 

Bekendtgørelsen om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen trådte i kraft den 1. august 2004. Denne bekendtgørelse beskriver skolelederens ansvar for, at eleverne deltager i undervisningen, og at der dagligt skal føres fraværslister i hver enkelt klasse. Bekendtgørelsen beskriver, hvorledes skolerne skal forholde sig ved fravær på grund af sygdom, andet lovligt fravær samt ulovligt fravær.

 

I bekendtgørelsen er det bestemt, at fraværslisterne skal indsendes til de kommunale myndigheder, og at det er den enkelte kommune, der fastsætter regler for, i hvilken form registreringen skal ske. Uddannelses- og Ungdomsudvalget godkendte på sit møde den 12. januar 2005 (U147/04) forvaltningens procedure og principper for indsendelse af skolernes registrering af elevfravær. Beslutningen indebar, at skolerne fremover skal indberette antallet af sygedage, andet lovligt fravær og ulovligt fravær for de enkelte klasser samt oplysninger om eventuelt bekymrende fravær.

 

En analyse af de indberettede tal for august til september måned 2004 viste, at der på flere skoler var tale om meget høje tal for især det ulovlige fravær. Den næste indberetning for  oktober og november måned 2004 viste et mindre fald samlet set i antallet af ulovlige forsømmelser, men forvaltningen fandt det stadig meget højt. Forvaltningen tog derfor kontakt til skolerne for at sikre sig, at de indberettede tal var korrekte, og opfordrede skolerne til at udarbejde hensigtsmæssige procedurer ved elevfravær. Forvaltningen understregede samtidig, at dialogen om nedbringelse af elevfraværet skulle fortsættes lokalt på skolerne, fx på møder i pædagogisk råd, ved inddragelse af skolebestyrelsen, forældremøder m.m.

 

De seneste indberetninger for december 2004 til og med marts 2005 viser, at det omtalte fald i antallet af ulovlige forsømmelser fra september til oktober har holdt sig stabilt i resten af perioden, og at der i nogle tilfælde er konstateret en yderligere nedgang. Antallet af sygefraværsdage og lovlige forsømmelser er derimod meget svingende. Omkring sygefraværet må dette tilskrives en større sygelighed i vintermånederne, mens stigningen i det lovlige fravær – specielt i januar og til dels februar – må begrundes i, at mange familier vælger at holde ferie uden for skolernes vinterferie i uge 7.

 

Udvalgets beslutning fra januar 2005 indebærer, at skolerne også skal indsende oplysninger om eventuelt bekymrende fravær. Ved bekymrende fravær forstås fravær i længere tid eller jævnligt, kortere fravær med eller uden grund, der af skolen vurderes at kræve handling. Såvel antallet af dage som mønstret i fraværet må tages i betragtning. Forvaltningen har valgt, at alt fravær over 7 dage i en periode på 20 skoledage eller 15 dage i en periode på 60 skoledage skal give anledning til, at skolens ledelse aktivt tager stilling til, hvorvidt fraværet er be­kymrende. Hvis årsagen til fraværet er kendt (fx langvarig sygdom), eller skolen på anden måde er orienteret om fraværet, er der ikke umiddelbart grund til bekymring, og der skal ikke udarbejdes handleplan. Hvis årsagen til fraværet derimod ikke er klarlagt, og skolen skønner, at fraværet er bekymrende højt, skal der udarbejdes en handlingsplan, hvori skolen i samarbejde med relevante samarbejdspartnere beskriver hvilke handlinger, der kan iværksættes for at nedsætte ele­vens fravær, samt hvem der har ansvar for handleplanens gen­nemførelse. Der kan selvfølgelig udarbejdes handleplaner for elever med færre fraværsdage end de angivne, hvis fraværet af anden grund vurderes at være bekymrende. Handleplanerne skal kun indsendes til forvaltningen på given foranledning.

 

Skolerne har hele tiden udarbejdet handleplaner for elever med særlige problemstillinger – også før bekendtgørelsen trådte i kraft. Det er derfor ikke nogen ny opgave for skolerne, men kravet om at indberette det bekymrende fravær i forbindelse med registrering af elevfravær har været medvirkende til at sætte fokus på problemstillingen og synliggøre den. Flere skoler har bl.a. på dialogmøder givet udtryk for, at de anser det bekymrende fravær som det vigtigste perspektiv i registreringen af elevfravær. Der er tale om et relativt lille antal elever.  Selv om det er få elever, det drejer sig om, er det en problemstilling, der fylder meget på skolerne – både selve udarbejdelsen og ikke mindst opfølgningen på handleplanen.

 

Et væsentligt element i handleplanerne er samarbejdet med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. For at styrke dette samarbejde og koordinere den fælles indsats i forhold til børn, der har sociale og skolemæssige problemer, er der nedsat en fælles arbejdsgruppe, der skal udarbejde en analyse af området og efterfølgende udarbejde en "drejebog" for indsatsen. Arbejdsgruppen har bl.a. fundet, at elevregistreringen om bekymrende fravær kan være et nyttigt redskab i dette arbejde, og at man vil udarbejde en skabelon for en handleplan, som fortæller, hvornår og af hvem handleplanen skal udarbejdes, hvad den skal indeholde, og hvem der skal inddrages og eventuelt orienteres om handleplanen. Det endelige resultat af arbejdsgruppens arbejde vil senere blive forelagt de to udvalg i en fælles indstilling.

 

Foruden den registrering, der indsendes til de enkelte børne- og ungeområder i henhold til bekendtgørelsen om elevers fravær for undervisningen, har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ansvaret for tilsynet med de børn, der midlertidigt ikke modtager undervisning. Hvis en elev uden grund udebliver fra undervisningen i mere end 4 uger, skal skolen indsende meddelelse herom til forvaltningen, der herefter iværksætter en procedure med kontakt til forældrene og senere eventuelt til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen via lokalcenteret.

 

Det er forvaltningens vurdering, at denne procedure kan medvirke til at identificere og agere på tosprogede børns længerevarende ophold i udlandet i de tilfælde, hvor dette vækker bekymring i forhold til genopdragelsesproblematikken, jf. sagen om børns længerevarende ophold i udlandet (UUU 309/05), som blev behandlet på udvalgets møde den 1. juni 2005. 

 

Forvaltningen har udarbejdet en vejledning til skolerne, der præciserer, hvordan de enkelte fraværskategorier skal fortolkes, og hvord an skolerne skal registrere fraværet samt en tidsplan for indsendelse af registreringerne for næste skoleår. Forvaltningen er desuden ved at udarbejde et cirkulære om tilsyn med undervisningspligten.

 

I dette skoleår har forvaltningen udarbejdet et regneark, som skolerne har udfyldt og indsendt hver anden måned til de enkelte børne- og ungeområder. Kommunedata har som led i elevadministrationssystemet KMD Easy udviklet et modul, der kan benyttes til registreringen af elevfravær. Det er forvaltningens vurdering, at der ikke vil være nogle fordele forbundet med at benytte KMD Easy's modul, og at det samtidig vil kræve et større indtastningsarbejde på skolerne. Forvaltningen anbefaler derfor, at indberetningerne for næste skoleår også sker via det udarbejdede regneark.

 

 

Økonomi

 

Udgifterne til udarbejdelse af indberetninger om elevernes fravær afholdes inden for skolernes eksisterende økonomiske ramme.

 

 

Miljøvurdering

 

Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

Høring

 

Ingen bemærkninger

 

 

 

BILAG  VEDLAGT

 

·        Bilag 1: Vejledning til skolerne om fraværsregistrering maj 2005

·        Bilag 2: Registrering af elevfravær august 2004 til marts 2005

 

 

 

                         Peter Rasmussen   

                                                                        Lise Poulsen