Opfølgning på revisionsprotokollater

Uddannelses- og Ungdomsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 14. december 2005

 

 

24.      Opfølgning på revisionsprotokollater

  J.nr. 287377

 

 

INDSTILLING

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

 

at     udvalget godkender, at de ajourførte redegørelser pr. december 2005 om forholdene beskrevet i Revisionsprotokollat 7/2004 – Revision af regnskab 2004 – fremsendes til Revisionsdirektoratet

 

 

RESUME

Uddannelses- og Ungdomsudvalget tiltrådte på mødet den 17. august 2005 forvaltningens forslag til besvarelser vedrørende sagen om Revisionsprotokollat 7/2004 (J.nr. 269005).

 

Af besvarelsen fremgår blandt andet, at forvaltningen vil følge op med ajourførte redegørelser i december 2005 i forhold til de punkter i revisionsprotokollatet, som ikke var afklaret inden udvalgsmødet den 17. august 2005, hvor revisionsprotokollatet blev behandlet.

 

De ajourførte redegørelser om forholdene i revisionsprotokollatet om årsregnskabet 2004 fremlægges hermed for udvalget.

 

SAGSBESKRIVELSE

I Uddannelses- og Ungdomsudvalgets besvarelse til Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat 7/2004 om revision af årsregnskabet (J.nr. 269005) anføres, at opfølgningen i december 2005 vil omhandle følgende punkter (punkterne henviser til det enkelte punkt i revisionsprotokollatet, og uddrag fra J.nr. 269005 er anført i kursiv):

 

Pkt. 2.1.3 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

 

Forvaltningen vil i samarbejde med Revisionsdirektoratet efterfølgende aftale processen med hensyn til at bearbejde de anførte vejledninger og informationer m.v., så de opfylder formkravene til egentlige forretningsgange.

 

Forvaltningen vil herefter fremsende de nævnte forretningsgange til Revisionsdirektoratet.

 

Forvaltningen har udarbejdet de af Revisionsdirektoratet udbedte forretningsgange i en form, som er anbefalet af Revisionsdirektoratet , jf. fortegnelsen i bilaget:

 

Det er meddelt Revisionsdirektoratet, at forvaltningen ikke har udarbejdet en forretningsgang for sikkerhedsstillelser, da en sådan ikke vil være relevant for forvaltningen efter 1. januar 2006, idet de ejendomme, som forvaltningen benytter, overdrages til Københavns Ejendomme  under Kultur- og Fritidsforvaltningen.

 

Forretningsgangene er sendt til Revisionsdirektoratet.

 

Pkt. 2.2 Løn

 

Forvaltningens endelige bemærkninger vil afvente Økonomiudvalgets behandling af Revisionsdirektoratets årsprotokollat, der bl.a. vil indeholde direktoratets lønrevision vedrørende kommunens 2004 regnskab.

De endelige bemærkninger vil indgå i forvaltningens redegørelse til Uddannelses- og Ungdomsudvalget i december måned 2005.

 

Økonomiudvalget behandlede på mødet den tirsdag den 23. august 2005 (sag ØU 325/2005) en indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 8/2004 vedrørende revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2004 og Økonomiudvalgets eget regnskab.

 

Økonomiudvalget henviser i besvarelsen af 23. august 2005 af revisionsprotokollat nr. 8/2004 til, at Borgerrepræsentationen den 10. maj 2005 opsagde kontrakten vedrørende lønanvisning med Accenture.

 

Baggrunden for ophævelsen af kontrakten med Accenture er bl.a. en fejlbehæftet lønanvisning og mangelfulde rapportværktøjer samt Accentures mangelfulde håndtering af bogføring, kontering økonomiopfølgning m.m. Denne baggrund bevirker, at Økonomiforvaltningen forventer, at økonomiopfølgningen på lønområdet for 2004 vil afspejle Accentures mangelfulde håndtering af økonomiopfølgninger mv.

 

Forvaltningen bemærker, at det er noteret i Økonomiudvalgets betænkning  (sag BR  503/2005 og ØU 511/2005) over Revisionsdirektoratets beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2004, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har taget forbehold for manglende korrekt lønbogføring i 2004, og dermed den usikkerhed dette afspejler i forvaltningens regnskab.

 

Forvaltningens arbejde med at udrede fejl i lønbogføringen i 2004 pågår fortsat.

  

Pkt. 2.6 Balancen

 

Forvaltningen vil ved ajourføringen i december 2005 oplyse om Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets svar til Revisionsdirektoratet på regningskravet på 16,1 mio. kr. fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, som Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har indtægtsført i 2004-regnskabet.

 

Familie og Arbejdsmarkedsudvalget behandlede på mødet den 17. august 2005 sagen om Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens regningskrav til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen på 16,1 mio. kr. (FAU 354/2005 J.nr. 354/2005),  6 revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunens regnskab for 2004.

 

Udvalget bad borgmesteren om at sørge for, at sagen vedrørende regningskrav vedrørende fritidshjemspladser fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen bringes til behandling i Økonomiudvalget.

 

Sagen er endnu ikke forelagt Økonomiudvalget.

 

Pkt. 2.7 Bevillingskontrol

 

Undersøgelsen af baggrunden for forvaltningens problemer med lønbogføringen i 2004, som gennemføres i samarbejde med Økonomiforvaltningen, er sat i gang.

 

I forbindelse med den igangværende undersøgelse er der bl.a. følgende problemstillinger:

 

·        Søgningen efter fejl og mangler i bogføringen på skoler m.v. er overordentlig ressourcekrævende, kostbar og tidskrævende, fordi omfanget af materiale, som er genstand for undersøgelse, er meget stort

·        Analysen af virkningen på forvaltningens 2004-regnskab af Accentures lønbehandling gennemføres under det vilkår, at kommunen indgik forlig om en økonomisk kompensation for virksomhedens fejl frem til den 31. december 2004, og at kommunen efterfølgende har o psagt kontrakten i utide med virksomheden med henvisning til misligholdelse.

 

Forvaltningen vil orientere Revisionsdirektoratet om det endelige resultat af undersøgelsen.

 

På baggrund af nogle indledende undersøgelser, som pegede på, at der fandtes en række fejl i bogføringen af løn og ferie, udsendte Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen den 2. november 2005 anmodninger om at gennemgå lønbogføringen og udbetalingen af ferie for hver enkelt medarbejder i 2004.

 

Anmodningerne er sendt til 210 institutioner og skoler under forvaltningen og er bilagt forvaltningens materiale om den foretagne lønbogføring og bogføring af ferie for hver enkelt medarbejder. 

 

Skoler og institutioner har foreløbig konstateret et overvældende stort antal fejl, og en endelig opgørelse foreligger endnu ikke.

 

Det er en vanskelig opgave for institutioner og skoler, da lønsedlerne ikke altid afspejler, hvad der er bogført. Forvaltningen forventer først at have rådighed over kvalitetssikrede data fra de 210 institutioner og skoler m.fl. engang i 2006.

 

  

Pkt. 2.8 Regnskabsgennemgang

 

Forvaltningen vil med Revisionsdirektoratet drøfte direktoratets ønsker til formkrav til en samlet rapport over forvaltningens behandling af de reviderede regnskaber og revisionsprotokollater og redegøre for udfaldet heraf i den ajourførte redegørelse i december 2005.

 

Forvaltningen vil udarbejde en samlet rapport i form af et regneark, som opsummerer forvaltningens behandling af de reviderede regnskaber og revisionsprotokollater fra tilskudsmodtagere. Første gang ved regnskabsafslutningen for 2005.

 

 

Pkt. 2.9 Temaundersøgelse – Social- og Sundhedsskolen i København

 

Forvaltningen vil drøfte problemstillingerne med Social- og Sundhedsskolen og redegøre for udfaldet i den ajourførte redegørelse i december 2005.

 

Forvaltningen har i efteråret 2005 drøftet problemstillingerne vedrørende Social- og Sundhedsskolens økonomistyring med skolen. Drøftelserne har afdækket en række fejl og mangler ved skolens økonomistyring, og forvaltningen vurderer, at skolen ikke for nærværende er kommet til bunds med løsningen af problemerne. Forvaltningen vil bistå skolen med at forbedre økonomistyringen i fortsættelsen af det arbejde, som er indledt.

 

 

Pkt. 3.1 Revisorerklæringer

 

Forvaltningen og Heimdalsgades Overbygningsskole har siden maj 2004 indgående behandlet de problemstillinger om forvaltning af tilskud udefra, som Revisionsprotokollatet omtaler. Forvaltningen afventer blandt andet, at Undervisningsministeriet som tilskudsgiver godkender regnskabet.

Forvaltningen vil i den ajourførte redegørelse i december 2005 gøre rede for status.

 

Heimdalsgades Overbygningsskole har oplyst Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen om at Undervisningsministeriet har oplyst skolen om, at regnskabet for det ydede tilskud er godkendt.

 

 

Økonomi

Ingen bemærkninger

 

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes

 

 

Høring

Ingen bemærkninger

 

 

BILAG VEDLAGT

 

·        Fortegnelse over nye forretningsgange i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen

 

 

 

Peter Rasmussen

                                            Søren Stahl Nielsen