Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 14. august 2002

2. Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse

UUU 317/2002 J.nr. U 118/02

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Uddannelses- og Ungdomsudvalget,

at udvalget anbefaler, at forslagene i Kultur- og Fritidsudvalgets rapport om be-

skrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse igangsættes

at udvalget godkender udkast til høringssvar til Kultur- og Fritidsudvalget, hvoraf

I forbindelse med udmøntning af vedligeholdelsespuljen i 2000 besluttede Borgerrepræsentationen (BR 14/2000) at afsætte 3 mio. kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven med henblik på udvikling af en metode, så man kan sammenligne vedligeholdelsesstandarder, og på sigt vil kunne styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens bygninger.

Bevillingen blev tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, som har haft formandskabet i en styregruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

I indstillingen til Borgerrepræsentationen nævnes det, at der afhængigt af projektets konkrete omfang, forventes en afrapportering i august 2000. Imidlertid har afventningen af en beslutning om en fælles ejendomsenhed forsinket projektets påbegyndelse således, at der først nu kan fremlægges en rapport.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har fremsendt vedlagte rapport med forslag til opbygning, implementering og drift af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse, som skal anvendes af alle kommunens fagforvaltninger.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på sit møde den 23. maj 2002, at rapporten om beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse skulle sendes til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede endvidere, at det – med forbehold for, at de stående udvalgs og Økonomiudvalgets høringssvar ikke giver anledning til bemærkninger – anbefales Økonomiudvalget, at Borgerrepræsentationen godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen bemyndiges til at indgå en serviceaftale for styringsredskabet, og at der til brug for centrale edb-programmer installeres en fælles IT-server i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som sørger for administration og vedligeholdelse af serveren.

Det indstilles, at udvalget anbefaler, at forslagene i rapporten igangsættes, og at det fremgår af høringssvaret til Kultur- og Fritidsudvalget, at der er behov for, at der opstilles et samlet budget for styringsredskabet med fordeling af de budgetmæssige udgifter for de implicerede forvaltninger og for nærmere overvejelser om kompetenceforhold og drift af projektet.

Bevillingen blev tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, som har haft formandskabet i en styregruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

Formålet med styringsredskabet er ifølge bevillingen at sikre

• Mulighed for at sammenligne vedligeholdelsesstandarder på kommunens bygninger
• En styrket indsats for vedligeholdelsen af de kommunale ejendomme
• Udarbejdelse af standarder eller normtal for vedligeholdelsesbehovet i udvalgte kommunale institutionsbygninger.

Styregruppen har haft deltagelse af samtlige forvaltninger. Der lægges vægt på, at det fremtidige styringsredskab skal kunne give et langt bedre overblik over såvel den enkelte forvaltnings som kommunens bygningers samlede vedligeholdelsestilstand end tilfældet er i dag. Samtidig skal redskabets data kunne anvendes til effektiv planlægning, styring og prioritering af den fremtidige vedligeholdelsesindsats.

Den daglige anvendelse af styringsredskabet skal foregå i den enkelte forvaltning.

Redskabet skal samtidig være så fleksibelt, at det også skal kunne videreføres af en eventuel fremtidig fælles kommunal ejendomsenhed. Selvom det daglige arbejde med ejendomsvedligeholdelse således fortsat forestås af og udføres i den enkelte forvaltning, er det af afgørende betydning, at redskaber og metoder, af hensyn til kommunens samlede overblik, skal være helt ensartede. Det er derfor nødvendigt med et stadigt tæt samarbejde mellem forvaltningerne.

Økonomiforvaltningen skal ved hjælp af en fælles IT-server kunne trække på de øvrige forvaltningers data, men uden at kunne ændre i dem med henblik på fx én gang årligt eller efter behov at forelægge en samlet status for vedligeholdelsesindsatsen, og eventuelt deraf afledte ændringer i værdien af kommunens ejendomme for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. I dag vil en sådan rapportering bero på forvaltningernes givetvis både meget forskelligartede og ressourcekrævende indberetninger.

Ejendomsenhederne i de projektdeltagende forvaltninger har meget forskellige vilkår og struktur, og deres hidtidige metoder og graden af anvendelse af IT værktøjer til styring af vedligeholdelsesopgaven er ligeledes forskellig. Imidlertid har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen – RIA, Miljø- og Forsyningsforvaltningen - KE og i mindre omfang Kultur- og Fritidsforvaltningen i nogen tid anvendt det edb baserede styringsredskab Caretaker med gode resultater.

Caretaker, som COWI Rådgivende Ingeniører supporterer, har stor udbredelse i Danmark. Der er tilfredshed både med produktet og med COWI´s support og stadige udvikling og tilpasning af systemet, der foregår i tæt samarbejde med kunderne.

På baggrund af disse overvejelser og undersøgelser finder styregruppen det hensigtsmæssigt, at alle forvaltninger i fremtiden anvender Caretaker, og at de sammen indgår i samarbejde med COWI om supportering og stadig udvikling og tilpasning af systemet.

Med hensyn til den fysiske placering, administration og vedligeholdelse (hosting) af den fælles IT-server foreslår et flertal af styregruppens medlemmer, at serveren placeres i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som vil sørge for administration og vedligeholdelse mod, at de implicerede forvaltninger afholder de dermed forbundne omkostninger i forhold til antal brugere.

Styregruppens hidtidige opgave har været at stille overordnede krav til et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven, og at finde frem til et konkret anvendeligt redskab. Denne opgave anses nu for afsluttet.

Det videre arbejde, der vil være forbundet med en ikke uvæsentlig ressourceindsats i den enkelte forvaltnings ejendomsenhed, består i implementeringen af styringsredskabet. Implementeringen omfatter installation af hardware og software, oprettelse og justering af databaser, uddannelse af medarbejdere i anvendelse af Caretaker og i etablering af fælles og ensartede metoder til vurdering og klassificering af ejendom-menes tilstand.

Det forventes, at de forvaltninger, der allerede har godt kendskab til Caretaker, herunder Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, skal anvende væsentlig færre ressourcer end de, der ikke har samme erfaringer. Det er styregruppens opfattelse, at en del af det endnu resterende bevilgede beløb på 1,2 mio. kr. efter omstændighederne kan anvendes til fx frikøb af medarbejdere og/eller ekstern bistand til udførelse af dele af det praktiske arbejde.

Styregruppen foreslår, at der i implementeringsfasen nedsættes en styregruppe og en ny praktisk arbejdsgruppe med repræsentanter fra de implicerede forvaltninger.

Det er målet, at styringsredskab og metoder er afprøvede og fungerer den 1. januar 2003. På grund af forvaltningernes nuværende meget uensartede stade på dette område kan fuldt udbytte imidlertid først forventes omkring årsskiftet 2003/2004.

Endvidere foreslår styregruppen, at der, når styringsredskabet er sat i drift, etableres en permanent gruppe, ligeledes med repræsentanter fra de implicerede forvaltninger, til erfaringsudveksling og løbende planlægning og udvikling af redskaber og metoder i samarbejde med COWI således, at ensartetheden i metodeanvendelsen bibeholdes.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen finder, at der i det videre forløb er behov for, at kompetenceforholdene for projektet overvejes yderligere, og at der herunder overvejes andre muligheder for forankring af projektets formandskab og for placeringen af den fælles IT-server. Dette fremgår af udkast til Uddannelses- og Ungdomsudvalgets høringssvar til Kultur- og Fritidsudvalget.

Af det bevilgede beløb på 3 mio. kr. er 1,2 mio. kr. endnu ikke anvendt. Det forventes imidlertid, at der i projektets videre forløb vil være behov for ekstern bistand og anskaffelse af hard- og software, og Kultur- og Fritidsforvaltningen har derfor søgt restbeløbet overført fra 2001 til 2002. Af rapporten fremgår, at der er behov for 740.000 kr. til anskaffelse af IT udstyr, uddannelse og lignende.

Forvaltningernes fremtidige samlede årlige omkostninger vedrørende drift og vedligeholdelse af styringssystemet består i serviceaftaler, som beløber sig til i alt 73.900 kr. årligt forudsat, at der indgås en fællesaftale med omkring 30 % rabat. Omkostningerne deles mellem forvaltningerne i forhold til antal brugere.

Der har ikke kunnet beregnes omkostninger for administration og vedligeholdelse af den forudsatte fælles IT-server. Omkostningerne deles mellem forvaltningerne i forhold til antal brugere.

Da Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen p.t. står for ca. 64 % af brugerne, vil forvaltningen løbende skulle dække udgifterne svarende til ca. 64 % af alle omkostningerne forbundet med styringsredskabet.

Det store antal brugerlicenser, som Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen anvender skyldes, at forvaltningen p.t. som den eneste styrer bygningsdrifts- og anlægsøkonomi via Caretaker med en integration til KØR (Dataudveksling). Det har medvirket til at reducere arbejdsrutiner og skabt mulighed for at decentralisere ansvar og opgaver, så de enkelte medarbejdere får større indflydelse på eget arbejde.

Inden Uddannelses- og Ungdomsudvalget godkender at dække de nævnte omkostninger, anbefales det, at der opstilles et samlet budget for omkostninger til styringsredskabet med en fordelingsnøgle for de enkelte forvaltninger.

Implementering af styringsredskabet vil med en forbedret vedligeholdelsesindsats til følge forbedre kommunens ejendommes miljøtilstand i form af f.eks mindre varmeforbrug og bevaring af værdifulde bygninger og bygningsdele.

Høring

Rapporten er udarbejdet af en styregruppe med repræsentanter fra alle forvaltninger.

• Bilag 1: Rapport "Beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse"
• Bilag 2: Kultur- og Fritidsforvaltningens indstilling om styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse til Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 23. maj 2002
• Bilag 3: Forslag til høringssvar fra Uddannelses- og Ungdomsudvalget til Kultur- og Fritidsudvalget

Peter Rasmussen

Jørn Larsen